Das Multifunktionsterminal MFT 9015 (links) mit Touchscreen, geeignet für höchste Anforderungen der Zeiterfassung, und das neue mehrfach prämierte Zeiterfassungsterminal IT 8200

Viele Akteure nutzen ein System

Gemeinde Altusried führt mit der IVS Zeit und Sicherheit erfolgreich die Zeit- und Kostenstellenerfassungssoftware ZEUS ein

Die Gemeinde Altusried in der Nähe von Kempten ist bekannt für ihre Allgäuer Freilichtbühne, die jedes Jahr bis zu 70.000 Besucher anlockt. Im Jahr 1972 wurde die 10.000 Einwohner zählende Gemeinde zum Markt ernannt – eine kommunalrechtliche bayerische Besonderheit, die es erlaubt, die Bedeutung eines Ortes für die Region durch den Titel Markt zu betonen. Im Dezember 2014 entschied sich die Gemeindeverwaltung, in Zusammenarbeit mit der IVS Zeit und Sicherheit, Kempten, die elektronische Zeiterfassung sowie die Kostenstellenerfassung und den Workflow von ZEUS einzuführen. Seit Mai 2015 läuft die Software von IVS im Echtbetrieb.

„Vorher war es so, dass die Gemeinde zwei Systeme im Einsatz hatte. Für die Verwaltung und für einzelne Außenstellen hatten wir schon eine elektronische Zeiterfassung, die in die Jahre gekommen war, und für den Bauhof eine eigene Softwarelösung, wobei man die ganzen Daten manuell nacherfassen musste. Außerdem gab es einige Mitarbeiter, die ihre Arbeitszeiten mit Stundenzetteln manuell festgehalten haben“, beschreibt Peter Pach von der Gemeinde Altusried die Ausgangslage. So habe man vor der Wahl gestanden entweder die teilweise schon defekte Zeiterfassung über den bisherigen Anbieter punktuell zu verbessern oder die elektronische Zeiterfassung auf neue Füße zu stellen.

„Da wir ZEUS schon zuvor bei der ein oder anderen Präsentation kennengelernt hatten, fiel uns die Entscheidung leicht. Das System hat uns überzeugt, wir hatten unseren Ansprechpartner vor Ort, was beim vorherigen Anbieter nicht gegeben war. Ein weiteres wichtiges Kriterium war, dass der Hersteller unseres Personalprogramms auch schon langjährig mit ISGUS kooperiert hat“,  fasst Peter Pach die Gründe zusammen, die in Altusried zum Entschluss geführt haben.

Papierlose Abwicklung

In Altusried herrschten klare Vorstellungen darüber, was die neue Zeiterfassung leisten sollte: eine rationellere Erfassung von Arbeits- und Fehlzeiten, eine papierlose Übertragung einzelner Projektzeiten via Kostenstellenerfassung, und damit letztlich eine Gewähr für eine ganzheitliche elektronische Zusammenführung aller relevanten Daten. Die dahinterliegende Idee war, dass die Arbeits- und Projektzeiten jedes Gemeindemitarbeiters, egal von welcher Außenstelle,  medienbruchfrei bis an die Lohnbuchhaltung übergeben werden können. Früher mussten diese beispielsweise im Bauhof zunächst händisch auf Erfassungsbelegen notiert und in einem Programm nacherfasst werden, bevor sie dann manuell ins Lohnprogramm übertragen wurden.

Ganzheitlicher Ansatz

Die Gemeinde Altusried beschäftigt insgesamt 140 Mitarbeiter inklusive Teilzeitkräften, saisonalen und ehrenamtlichen Mitarbeitern. Davon sind nicht alle an ZEUS angebunden, denn Altusried hat momentan eine Softwareversion für 100 Mitarbeiter, die folgende Institutionen mit einschließt: die Verwaltung mit 29 Kolleginnen und Kollegen, den Bauhof und den Kindergarten mit einem jeweils 14-köpfigen Team sowie die offene Ganztagsschule und das Schulbistro mit weiteren 16 Mitarbeitern. Außerdem gehören die Reinigungskräfte der Schule und das Kartenbüro mit jeweils neun und das Freibad mit acht Beschäftigten dazu. „Mit diesem ganzheitlichen Ansatz haben wir 70 Mitarbeiter in den Außenstellen der Gemeinde mit ins Boot geholt und so ein hohe Transparenz in der Lohnbuchhaltung realisiert“, unterstreicht Peter Pach den Nutzen. Das sei auch von Bedeutung, weil Altusried flächenmäßig eine sehr große Gemeinde ist, in der man ohne eine gewisse Streuung von Mitarbeitern nicht auskommt.

Durch die vielen Außenstellen mit sehr unterschiedlichen Arbeitszeitregelungen verwendet man in der Gemeinde 90 Tagesmodelle, um die Arbeitszeitprofile der Mitarbeiter präzise in der Zeiterfassung abzubilden. Einzelne Teilzeitmodelle mussten für die diversen Außenstellen separat angelegt werden, so dass heute wesentlich mehr Tagesmodelle im Einsatz sind als  vorher. Außenstellen wie der Bauhof, die Schule und der Kindergarten der Gemeinde Altusried wurden mittels einer VPN-Verbindung an die Zeiterfassung angebunden. So können die Mitarbeiter via Webservice an einem Multifunktionsterminal ihren aktuellen Stundensaldo einsehen, Urlaubsanträge stellen oder Buchungen korrigieren. In der Verwaltung nutzen die Mitarbeiter den Webservice via PC.

Die Kostenstellenerfassung, Zeiterfassung und Workflow von ZEUS wurde im Rathaus der Gemeinde Altusried erfolgreich eingeführt.

Schnittstelle zum Lohnprogramm

Die Altusrieder Verwaltung arbeitet seit vielen Jahren mit dem Lohnprogramm OK.PWS der AKDB, der Anstalt für kommunale Datenverarbeitung in Bayern. Über die ZEUS-Schnittstelle gelangen die Daten aus der Zeiterfassung digital ins Lohnprogramm, wo sie problemlos weiterverarbeitet werden. Dabei werden auch Besonderheiten wie Zeitzuschläge oder Urlaubsaufschläge berücksichtigt. „Das Potenzial der Kostenstellenerfassung für unsere Gemeinde haben wir früh erkannt“, berichtet Peter Pach. Die Bauhofmitarbeiter nehmen ihre Kommt/ Geht-Buchungen an einem Multifunktionsterminal vor, zusätzlich verfügt hier jeder Mitarbeiter über einen mobilen Mini Handscanner und ein entsprechendes Barcodebuch. Sobald er die Arbeit aufnimmt, scannt er darin den neuen Einsatzort, die Tätigkeit und gegebenenfalls die eingesetzten Fahrzeuge oder Maschinen. Über eine USB-Schnittstelle kann er den Scanner anschließend am Multifunktionsterminal auslesen lassen, so dass die Daten in der Software zeitnah zur Verfügung stehen. „Bevor wir in den Echtbetrieb gegangen sind, haben wir eine längere Testphase im April 2015 durchlaufen, in der alles sehr gut funktionierte. Zudem stand uns Artur Wilhelm von IVS immer wieder mit Rat und Tat zur Seite“, zieht Peter Pach ein rundum positives Fazit.

Das Altusrieder Rathaus: Hier laufen die Daten von den Außenstellen aus der ZEUS-Zeiterfassung zusammen.