Schlüssellos: Die elektronischen Smart Intego Schließzylinder der betreffenden Räume können ohne Schlüssel geöffnet werden.

Die elektronischen Smart Intego Schließzylinder der betreffenden Räume können ohne Schlüssel geöffnet werden.

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Schlüssellos glücklich dank tagesaktueller Zutrittsrechte

Die Stadt Ehingen arbeitet mit ZEUS Zeiterfassung, Zutrittskontrolle und schlüsselloser Raumnutzung

Die Donaustadt Ehingen liegt am Rande des UNESCO Biosphärengebiets Schwäbische Alb. Kulinarisch ist sie vielen als Bierkulturstadt ein Begriff. Ein touristisches Highlight ist der Donau-Radwanderweg. Mit über 26.000 Einwohnern ist Ehingen die größte Stadt im Alb-Donau-Kreis und versteht sich als familienfreundlicher Wohnort und als attraktives Reiseziel. In der Stadtverwaltung sind rund 500 Mitarbeiter beschäftigt.

Seit Sommer 2003 ist die ZEUS Zeiterfassung und Zutrittskontrolle in Ehingen im Einsatz, eine Zusammenarbeit mit der IVS Zeit und Sicherheit GmbH, die anlässlich eines Rathausneubaus zustande kam. Zuvor waren sämtliche Arbeitszeiten in Ehingen ausschließlich händisch erfasst worden. Seit 2008 nutzt die Stadt das Workflowmanagement für den Bereich Buchungskorrekturen sowie aktuelle Informationen rund ums Arbeitszeitkonto. Im vergangenen Jahr wurde nun für das Bürgerhaus „Oberschaffnei“ eine schlüssellose Zutrittslösung realisiert, die das Handling für Verwaltung und städtische Bedienstete entscheidend vereinfacht.

Ehingen ist eine Stadt mit vielen Teilorten. Deshalb ist nur etwa die Hälfte der rund 500 städtischen Beschäftigten an die ZEUS Zeiterfassung angebunden. Ortsverwaltungen und Kindergärten nehmen noch nicht an der Zeiterfassung teil. Die Gebäude in der Innenstadt wie Rathaus, Kulturamt und Stadtbücherei sind über Glasfaserverbindungen vernetzt, die Außenstellen wie Bauhof und Kläranlage dagegen über VPN-Strecken mit Zugriff auf Terminalserver.

Schlüssellos in der „Oberschaffnei“

Im Herbst 2016 führte man Umbaumaßnahmen am historischen Gebäude „Oberschaffnei“ durch, das seither als Bürgerhaus genutzt wird. „Das 300 Jahre alte denkmalgeschützte Gebäude sollte eine moderne Schließtechnik erhalten, ohne mit großem Aufwand Kabel neu verlegen zu müssen“, erläutert Wolfgang Kneer, in Ehingen zuständig für EDV und Organisation. „Das ewige Aushändigen von Schlüsseln, die dann zurückgebracht werden müssen, ist damit in Ehingen Geschichte“, so Wolfgang Kneer. Im Bürgerhaus finden zahlreiche Veranstaltungen statt. Außerdem gibt es freiwillige Serviceangebote wie eine Energieberatung. Ein Café im Haus lädt zum Dialog ein und unterstreicht die Bedeutung bürgerschaftlichen Engagements. Es gibt Schulungs- und Beratungsräume im Bürgerhaus, die man anmieten kann.

Die elektronischen Smart Intego Schließzylinder der betreffenden Räume können ohne Schlüssel geöffnet werden. „Da die Zugangsberechtigung nur für beispielsweise einen Tag gilt, braucht man keine Schlösser auszutauschen, wenn mal ein Transponderchip verlorengeht. So kann der Hausmeister einfach einen Chip rausgeben, der für den Nutzer vollautomatisch funktioniert“, fasst Wolfgang Kneer die Vorteile der elektronischen Lösung zusammen. Sichtbar ist dieses schlüssellose System für Gebäudesicherheit und Zutrittskontrolle nur an den elektronischen Schließzylindern der Türen.

Sämtliche Nutzer des Bürgerhauses profitieren vom vereinfachten Zutritt: die Mieter der Tagungsräume, das Café Life, der Tafelladen, die Kreativwerkstatt, die Mitarbeiter, externe Moderatoren, Beratungsstellen und auch die Volkshochschule.

Letztes Jahr wurde für das Bürgerhaus „Oberschaffnei“ eine schlüssellose Zutrittslösung realisiert, die das Handling für Verwaltung und städtische Bedienstete entscheidend vereinfacht.

Letztes Jahr wurde für das Bürgerhaus „Oberschaffnei“ eine schlüssellose Zutrittslösung realisiert, die das Handling für Verwaltung und städtische Bedienstete entscheidend vereinfacht.

Arbeitszeiten, Urlaubsanträge und die Zukunft

Die Stadt Ehingen hat aktuell 30 Tagesmodelle im Einsatz, die von der ZEUS Zeiterfassung abgebildet werden. Es sind mehrere PDF-Reports eingerichtet, welche die Mitarbeiter morgens umfassend über die geleistete Arbeitszeit des Vortags informieren. So lassen sich Zeitüberschneidungen oder nicht enthaltene Zuschläge zeitnah korrigieren. Auch ihr monatliches Arbeitszeitjournal wird den Mitarbeitern elektronisch zugestellt. „In der Zeit vor ZEUS wurden Listen manuell geführt und aufwändig weiterverarbeitet. Mit ZEUS kann jeder Mitarbeiter seine gebuchten Zeiten selbst einsehen und papierlos Korrekturen beantragen“, schildert Wolfgang Kneer die Transparenz der Arbeitszeiten bei der Stadt Ehingen.

Auch für den Bereich Urlaub plant man die Zukunft in Ehingen weitgehend papierlos. So sollen die Mitarbeiter der Stadt Ehingen schon in Kürze in der Lage sein, ihre Urlaubsanträge via WebWorkflow zu stellen. Da allerdings bisher nur ca. die Hälfte der Mitarbeiter an ZEUS angebunden ist, stellt der WebWorkflow zunächst noch keine durchgängige Lösung dar. Trotzdem wird die bisher übliche Urlaubskarte nach und nach wegfallen und durch digitale Anträge von WebWorkflow ersetzt.

„Wir haben vor, den WebWorkflow bis Anfang kommenden Jahres einzuführen, müssen dann aber noch eine Weile zweigleisig fahren. Bei Einrichtungen, die noch nicht über ZEUS verfügen, wird die jeweilige Leitungsebene bis auf weiteres für die Verwaltung der Urlaubsanträge verantwortlich bleiben“, erklärt EDV-Chef Wolfgang Kneer.

„Mit der ZEUS Zeiterfassung haben wir von IVS ein maßgeschneidertes Produkt bekommen. Als IVS Projektverantwortlicher stand uns Paul Günthör im gesamten Planungs- und Implementationsprozess immer mit Rat und Tat zu Seite. Auch mit der Service Hotline sind wir sehr zufrieden. Wir haben da immer schnelle Reaktionszeiten und kompetente Ansprechpartner“, zieht Wolfgang Kneer ein rundum positives Fazit der bisherigen Zusammenarbeit mit IVS, die bereits seit 14 Jahren besteht. Und es ist immer was zu tun. So wolle man künftig die vielen Teilorte mit ihren städtischen Einrichtungen step by step an ZEUS anbinden, um irgendwann nicht mehr „zweigleisig“ fahren zu müssen.

Das neue Rathaus gab 2003 den Anlass zur Einführung der ZEUS Zeiterfassung und Zutrittskontrolle.

Das neue Rathaus gab 2003 den Anlass zur Einführung der ZEUS Zeiterfassung und Zutrittskontrolle.


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IVS Zeit + Sicherheit GmbH


14. Februar 2018


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