Dolmetscher im Formatdschungel

Komfortabler Austausch von Geschäftsdokumenten per Portal

Für den Einstieg in den digitalen Daten- und Dokumentenaustausch müssen Behörden und kommunale Unternehmen heute keine eigene Infrastruktur mehr aufbauen. Professionelle Business-Portale fungieren als universelle Schnittstelle.

Was einmal unter dem Stichwort „E-Invoicing“ insbesondere für Großunternehmen begonnen hat, entwickelt sich zunehmend zur Selbstverständlichkeit im Geschäftsumfeld.

So sorgt ein Business-Netzwerk zum Austausch von Geschäftsdokumenten dafür, dass Sender und Empfänger von Rechnungen, Gutschriften, Bestellungen, Mahnungen oder Gebührenbescheiden sich nicht auf ein gemeinsames Datenformat verständigen müssen, um ihren Informationsfluss rein elektronisch zu organisieren. Über eine Reihe von Portalen verschiedener Anbieter werden im Monat mehrere Millionen Dokumente auf diesem Wege transferiert – zwischen Unternehmen, aber zunehmend auch mit öffentlichen Verwaltungen.

Ein Beispiel für ein solches Portal ist DATEV SmartTransfer. Es fungiert quasi als Dolmetscher im Formatdschungel und hilft dabei, Postein- wie auch Postausgang ohne Aufwand zu vereinheitlichen. Das System unterstützt sämtliche Kanäle und diverse elektronische Formate. Informationen können sowohl in bildhafter Darstellung (etwa als PDF, PDF/A oder TIFF) als auch in Form einer Transaktionsdatei in den vom Empfänger gewünschten Formaten unkompliziert gesendet und empfangen werden. Das Portal lässt sich beispielsweise einfach an alle gängigen ERP-Systeme anbinden, sodass der Rechnungsversand direkt aus dem System angestoßen werden kann.

Dokumente lassen sich mit SmartTransfer unkompliziert austauschen.

Auch elektronische Signaturen fügt das System automatisiert an, beziehungsweise prüft sie bei Eingangsdokumenten. Regelbasiert kontrolliert es darüber hinaus die Dokumente vor Versand oder bei Eingang beispielsweise mit Null-Rechnungen oder auf Konformität nach §14 des Umsatzsteuergesetzes. Zudem werden die übermittelten Datensätze und Dokumente innerhalb der DATEV-Plattform gleich gesetzeskonform elektronisch gespeichert, wobei auch bereits bestehende Archivlösungen problemlos eingebunden werden können. Dabei gewährleistet die kosten- und prozessorientierte Gesamtlösung höchste, zertifizierte Sicherheitsstandards. Freigabe-Prozesse lassen sich unternehmens-, gruppen- und benutzerbezogen festlegen. Vorhandene Arbeitsweisen müssen dafür nicht geändert werden.

DATEV SmartTransfer ist Teil eines Business-Netzwerks zum Austausch von Geschäftsdokumenten, in dem sich außerdem die Bundesdruckerei, SGH, Neopost Deutschland, Asterion, BeCloud und b4value.net zusammengeschlossen haben. Jedes dieser Unternehmen betreibt jeweils als eigenständige Dienstleistung einen Knotenpunkt in diesem Netzwerk, das von der b4value.net GmbH entwickelt und gemeinsam weiter ausgebaut wird. Dadurch muss sich ein Rechnungsempfänger nur einmal auf einem dieser Portale anmelden. Er wird damit für alle Versender, die eines der Portale nutzen, erreichbar. Die Datenhaltung erfolgt dabei immer beim jeweiligen Netzwerk-Partner – für Anwender von DATEV SmartTransfer also im sicheren Rechenzentrum der DATEV. Als Verbund profitiert jeder Knotenpunkt von den Entwicklungen und Möglichkeiten des anderen.