Arbeitszeiterfassung ganz einfach mit dem Smartphone

Interflex Datensysteme GmbH zeigt neue Lösungen und ihre Vorteile auf

Die Arbeitszeitgestaltung in den Unternehmen wird zunehmend flexibler gehandhabt. Erst vor kurzem forderte der Vorsitzende der Wirtschaftsweisen, Christoph Schmidt, das Arbeitszeitgesetz zu reformieren, um eine wochenbasierte Arbeitszeit einzuführen und ein flexibleres Arbeiten zu ermöglichen. Firmen müssten im digitalisierten Wettbewerb agil sein und schnell ihre Teams zusammenrufen können, erklärte der Ökonom. Auf technologischer Seite sind diese Forderungen bereits realisierbar. Längst setzen viele Unternehmen elektronische Ausweise für die Zeiterfassung ein. Damit lassen sich verschiedene Arbeitszeitmodelle in der Zeiterfassung abbilden.

Lösungen wie die des Anbieters Interflex erlauben ein flexibles Buchen der Arbeitszeiten mit berührungsloser 3D-Fingerabdruckerkennung oder von jedem Einsatzort aus per Smartphone. Doch welche Entwicklungen gab es rund um Zeiterfassungssysteme, Arbeitszeitmodelle und Technologien in den vergangenen Jahren tatsächlich? Und wie sieht die Zukunft aus? „Es ist zu beobachten, dass eine flexible Arbeitszeitgestaltung und Arbeitszeiterfassung für Arbeitnehmer immer wichtiger wird und potenzielle Arbeitgeber daran gemessen werden“, so Dr. Jörg Wissdorf, General Manager der Interflex Datensysteme GmbH. Manfred Klostermeier, Chief Technology Architect, ergänzt: „Auf der anderen Seite nutzen viele Unternehmen bereits flexible Arbeitszeitmodelle, um Mitarbeiter effektiver einzusetzen oder deren Zufriedenheit sowie Einsatzfreude durch Freiräume zur Selbstentfaltung und für die Familie zu erhöhen. Damit wird natürlich auch die Attraktivität der Firmen im Kampf um Fachkräfte auf dem Arbeitsmarkt verbessert.“

Gleitzeit – Basis für flexibles Arbeiten

Als erste Errungenschaft für flexibles Arbeiten in Unternehmen gilt die Erfindung der Gleitzeit. Dazu mussten die bisherigen mechanischen Stempeluhren, die zu Schichtbeginn gestartet und zu Schichtende gestoppt wurden, technologisch für eine flexible Zeiterfassung ausgestattet werden. Die zweite Aufgabe bestand darin, die bisher händisch durchgeführte Auswertung der Stempelkarten-Zeiten zu automatisieren. Beide Anforderungen machten modernere Zeiterfassungssysteme auf der Basis neuer Technologien notwendig.

Gleitzeit-Erfinder Willi Haller, der das Know-how für elektromechanische Zähler durch seine vorherige Arbeit für einen Hersteller von Zählwerken mitbrachte, entwickelte ein neues Gerät mit einem fortlaufenden Minutenimpuls. Sobald ein Mitarbeiter seine Stechkarte am Zählerplatz einsteckte, tickten die Minuten los. Am Ende des Monats musste das Unternehmen nur die Stunden beziffern und abrechnen. Das bedeutete eine enorme Zeitersparnis, minimierte Rechnungsfehler und ermöglichte erstmals flexible Arbeitszeiten.

Dr. Jörg Wissdorf ist seit Februar 2015 Geschäftsführer der Interflex Datensysteme GmbH und führt sowohl das Unternehmen als auch seine Kunden mit modernen Zeiterfassungs- und Zutrittskontrollsystemen in das digitale Zeitalter.

Vom Berater zum Systemspezialisten

Basierend auf seiner Idee der Gleitzeit gründete Willi Haller das Unternehmen Interflex. Zu Beginn stand dabei vor allem die Beratung der noch unerfahrenen Firmen zu den flexiblen Arbeitszeitmodellen im Vordergrund. Als Hilfsmittel zur Erfassung der Arbeitszeiten wurden zunächst elektrische Zählwerke genutzt, die mit fortschreitender Entwicklung durch elektronische ersetzt wurden. Das Aufkommen von Mikroprozessoren erlaubte erstmals komplexere Rechenregeln für die Zeitauswertung. Der entscheidende Durchbruch der computerunterstützten Zeiterfassung gelang schließlich mit der Einführung von Personal Computern und Unix-Rechnern.

Digitale Zeiterfassung über Web und Cloud

Die moderne Zeiterfassung erfolgt digital und wahlweise über Web und in der Zukunft auch über eine Cloud. Web-fähige Systeme rechnen automatisch nach Tarif- und Arbeitsverträgen ab. Zudem erlauben solche Lösungen, dass jeder Mitarbeiter mit PC-Zugang selbstständig seine wichtigsten Aktivitäten verwalten kann.

Unternehmen wie der Sparkassenverband Bayern steuern bereits mithilfe einer Biometrie-Lösung von Interflex den Zutritt und die Zeiterfassung. Das Buchen der Arbeitszeiten und der Zugang zum Arbeitsplatz erfolgen über eine berührungslose 3D-Fingerabdruckerkennung.

„Gleitzeit ist heute zur Normalität geworden“, fasst Dr. Wissdorf zusammen. „Mitarbeiter genießen daher viel mehr Freiheit und Eigenverantwortung.“ Die Unternehmensseite hat ebenfalls von dieser Entwicklung profitiert. Mussten früher noch Daten manuell in die Lohnabrechnung übertragen werden, sind seit geraumer Zeit automatische Schnittstellen üblich. Das beschleunigt den Prozess und macht ihn weniger fehleranfällig. Unternehmen setzen dabei auf flexible Zeiterfassungssysteme und erreichen mehr Effizienz bei der Arbeitszeitflexibilisierung und dem Zeitmanagement, bei Abrechnungen und Genehmigungen. Die Zeiterfassung erfolgt im Web und ist damit als zeit- und ortsunabhängiger Service möglich. Mitarbeiter buchen ihre Arbeitszeiten vor Ort im Außendienst, vom Einsatz auf der Baustelle oder vom Homeoffice aus.

Mehr Freiheit – mehr Verantwortung

Ein weiterer Vorteil ist zum Beispiel die Entlastung der Personalabteilung, indem automatische Workflows sämtliche Tarifvereinbarungen berücksichtigen und die Einhaltung der Arbeitsschutzgesetze dokumentieren. Der Einsatz von Mobilgeräten erlaubt heute die Zeitverwaltung auch von Homeoffices oder Shared Spaces aus. Die Integration von Self-Services ermöglicht dabei ein effektives Management für Arbeitgeber und -nehmer.

Dr. Wissdorf resümiert: „Die Rahmenbedingungen sowie Kernzeiten für Arbeitsabläufe lassen sich mit modernen Zeiterfassungssystemen besser definieren und flexibler umsetzen, als dies bei traditionellen Lösungen der Fall ist. Der damit erreichte Fortschritt resultiert auch in einer gerechteren und transparenteren Entlohnung.“

Hauptsitz der Interflex Datensysteme GmbH