Projektzeiterfassung: Die Wohnbau Lörrach legt Wert auf Umweltschutz: Der Niederfeldplatz ist das erste CO2-neutrale Mietwohnquartier in Deutschland.

Die Wohnbau Lörrach legt Wert auf Umweltschutz: Der Niederfeldplatz ist das erste CO2-neutrale Mietwohnquartier in Deutschland.

Mieterfreundliche Kostentransparenz

Städtische Wohnbaugesellschaft Lörrach mbH nutzt ZEUS Projektzeiterfassung

Bereits seit der Jahrtausendwende nutzt die Wohnbau Lörrach die ZEUS-Zeiterfassung, seit 2014 das Workflowmanagement und seit Sommer dieses Jahres die Projektzeiterfassung. Alle Module wurden in Zusammenarbeit mit der im nahe gelegenen Lahr ansässigen IVS Zeit + Sicherheit GmbH implementiert.

Lebendige Wohnquartiere mit intakten Nachbarschaften in ausgewogener sozialer Zusammensetzung: Dafür macht sich die Städtische Wohnbaugesellschaft Lörrach mbH stark. Und das ist nötig, denn in der Stadt sind freie Wohnungen rar, und die Fluktuation liegt bei niedrigen sieben Prozent. Kerngeschäft des Unternehmens ist die Miethausbewirtschaftung sowie die WEG- und Fremdverwaltung.

Die Wohnbau Lörrach unterhält 3.000 eigene Wohnungen in Lörrach und Schopfheim. Gleichzeitig verwaltet sie 1.000 Immobilien im Auftrag der Stadt Lörrach, von Investoren und Eigentümergemeinschaften. In der kaufmännischen Verwaltung beschäftigt sie 29 Mitarbeiter, in der Technik 13 sowie jeweils sieben hauptamtliche Hausmeister und Gärtner. In 2016 erzielte man einen Jahresumsatz von 31,7 Millionen Euro. Die Bilanzsumme betrug 192,3 Millionen Euro. Für 2017 rechnet man mit einem Gewinn von einer Million Euro.

Lebendige Wohnquartiere

Das Unternehmen saniert und baut vor allem neue Mietwohnanlagen. Um diese Investitionen stemmen zu können, tritt es punktuell auch als Bauträger auf und verkauft Mietwohnungen aus seinem Streubesitz, bevorzugt an die Mieter, die dort schon wohnen. Diese haben ein Vorkaufsrecht. „Will der Mieter die Wohnung nicht erwerben, verkaufen wir auch an Kapitalanleger. Allerdings müssen diese dem Mieter dann Wohnrecht auf Lebenszeit einräumen“, betont Ute Leisinger.

„Unsere Philosophie ist es, größere, lebenswerte Kernquartiere zu schaffen, die eine positive Ausstrahlung auf den gesamten Stadtteil entfalten. Dies erreichen wir unter anderem durch anspruchsvolle Architektur, eine konsequente Bewirtschaftung der Immobilien und die Förderung von Integration und guten Nachbarschaften durch vielfältige Angebote in unseren Gemeinschaftsräumen“, erläutert Ute Leisinger das Konzept. So komme dem Unternehmen als größtem Vermieter in der Region eine besondere Verantwortung zu, die man auch wahrnehme, indem man eine dämpfende Wirkung auf die Mietpreise entfaltet.

ZEUS-Zeiterfassung seit 2000

Ute Leisinger ist seit 1995 im Unternehmen. Sie ist nicht nur Kaufmännische Leiterin und Prokuristin, sondern auch Personalleiterin und IT-Verantwortliche. „Die Einführung der Zeiterfassung im Jahr 2000 lief völlig geräuschlos ab. Damals war ich noch Betriebsrätin und daran interessiert, flexible Arbeitszeiten bei uns im Haus zu ermöglichen. Dafür braucht man eine elektronische Zeiterfassung. ZEUS läuft seither so nebenbei mit, und das ist ja eigentlich das Beste, was man über eine Software sagen kann“, betont Ute Leisinger. So hätten die Mitarbeiter sich klassisch ein- und ausgeloggt an einem am Hauseingang befindlichen Zeiterfassungsterminal.

 

Mit „Teichmatten+" hat die Wohnbau Lörrach im Ortsteil Tumringen eine neue Ortsmitte geschaffen und so einen städtebaulichen Akzent gesetzt: neue Wohnungen und Ladengeschäfte in symbiotischer Verbindung.

Mit „Teichmatten+“ hat die Wohnbau Lörrach im Ortsteil Tumringen eine neue Ortsmitte geschaffen und so einen städtebaulichen Akzent gesetzt: neue Wohnungen und Ladengeschäfte in symbiotischer Verbindung.

WebWorkflow seit 2014 im Einsatz

Um den Erfassungsaufwand der Arbeitszeitkorrekturbelege zu minimieren, führte man 2014 den WebWorkflow ein, der zunächst nur von den Technikern genutzt wurde. „Die komplette technische Abteilung nutzt nunmehr seit drei Jahren das digitale Workflowmanagement, schreibt Anträge bezüglich Urlaub und Freizeitausgleich und nimmt außerdem Arbeitszeitkorrekturen vor.

Seit Sommer 2017 können auch das Rechnungswesen, die Kundenabteilung und die Geschäftsführung auf den WebWorkflow zugreifen, so dass wir viel papierärmer und zeitsparender arbeiten als früher“, verrät Ute Leisinger. Zudem habe man im Zuge dieser Implementierung auch die Projektzeiterfassung in sämtlichen Abteilungen eingeführt, so dass die Mitarbeiter hier in Eigenregie ihre Projektzeiten verteilen können. Auf Basis dieser Daten lässt sich ein wirksames Controlling durchführen.

Hausmeister buchen bei Bedarf

Die Hausmeister arbeiten erwartungsgemäß nicht in der Zentrale der Wohnbau Lörrach, sondern in den Wohnquartieren vor Ort, wo sie auch ihre Büros haben. Dort stempeln sie nicht mittels Transponderchip, sondern erfassen ebenfalls seit diesem Sommer ihre Tätigkeiten, Arbeits- und Projektzeiten via Dienst-Laptop und sind auch in den WebWorkflow eingebunden. Die Hausmeister sind aus dem Gleitzeitmodell ausgenommen und haben in der Regel feste Arbeitszeiten. Sie korrigieren jeweils nur dann, wenn sie mehr oder weniger gearbeitet haben als vorgesehen.

Gärtner scannen Projektzeiten

Der Wohnbau Lörrach liegt viel daran, auch den Regiebetrieb an die ZEUS-Zeiterfassung anzubinden. Seit Januar 2018 erfassen auch die Gärtner ihre Projektzeiten und Tätigkeiten in ZEUS – mit mobilen Barcodescannern. Das ist von Bedeutung, weil ein großer Teil der Regiebetriebs- und Hausmeisterkosten auf die Mieter umgelegt wird und deshalb dokumentiert werden muss, was vorher handschriftlich geschah.

Schnelle und transparente Abläufe

„Dank der Projektzeiterfassung ersparen wir uns das sehr aufwändige händische Nacherfassen von Rapportzetteln in einer Datenbank sowie das zeitraubende Nacherfassen von handschriftlichen Arbeitszeitkorrekturen in der Software. Unsere Abläufe sind schneller geworden, weil Änderungen zeitnah ins System eingepflegt werden. Das hat die Transparenz verbessert, gerade auch bei der Projektzeitverteilung, die jetzt immer aktuell ist. Auch der WebWorkflow trägt erheblich zur Aktualität der Arbeitszeitdaten bei“, zieht Ute Leisinger eine durchweg positive Bilanz der Softwareeinführung und der langjährigen Zusammenarbeit mit IVS.

 


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IVS Zeit + Sicherheit GmbH


8. Oktober 2018


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