Mit elektronischem Workflow zu mehr Effizienz

Dokumenten-Management-System von DATEV als Kernstück der Prozess-Digitalisierung

Um bestehende Prozesse zu digitalisieren oder ganz neu zu strukturieren, stehen Verwaltungen eine Vielzahl von Möglichkeiten offen. Als Kernstück der Prozess-Digitalisierung eignet sich insbesondere ein Dokumenten-Management-System (DMS).

Diese Software lässt sich direkt in alle zentralen Prozesse der Verwaltung integrieren und mit dem Rechnungswesen verbinden. So können bisher manuell durchgeführte Arbeits- und Prüfungsschritte revisionssicher digitalisiert werden. Dazu werden alle Dokumente im System zentral aufbewahrt und stehen zugriffsberechtigten Personen zur weiteren Bearbeitung jederzeit in der aktuellen Version zur Verfügung. Dies verringert Durchlaufzeiten, vermeidet Doppelarbeiten und beschleunigt die Suche nach Dokumenten erheblich.

DATEV konzipiert für Verwaltungen digitale Prozesse, in denen das DMS als zentrales Workflow-Instrument eingesetzt wird.

Am Beispiel der vollelektronischen Rechnungsbearbeitung zeigen sich die Vorteile sofort: Erstens sparen die Anwender Zeit, weil die Mitarbeiter durch Automatismen in der Software und Workflow-Unterstützung von zeitraubenden Routinearbeiten entlastet werden.

Zudem entfallen Wege- und Liegezeiten für die Rechnungen. Zweitens gewinnen sie Bürofläche zurück, die bislang als Lagerfläche für die Archivierung benötigt wird. Drittens erhöhen sich durch das zentrale digitale Archiv Transparenz und Auskunftsfähigkeit sowohl intern wie auch im Kontakt mit Bürgern und Lieferanten.

Rathaus am Marktplatz von Hessisch Oldendorf: Die rund 18.500 Einwohner zählende Stadt im südlichen Niedersachsen setzt auf ein integriertes DATEV-System aus den Lösungen für Finanzwesen und Dokumentenmanagement.

Nach Prüfung der Rechnung und Buchungsfreigabe kommt der Buchungsassistent im DMS von DATEV zum Einsatz. Er belegt Teile des Buchungssatzes automatisch vor. Informationen wie das Rechnungsdatum, der Betrag oder die zu belastende Kostenstelle werden dann in strukturierter Form an das Programm für das Rechnungswesen übergeben. Die so erzeugten Buchungsvorschläge lassen sich mit einem Mausklick freigeben. Im Anschluss an die Buchung kann im Programm ein Beleglink erzeugt werden, über den sich Buchung und Rechnung verknüpfen lassen. So werden die Rechnungen zentral elektronisch archiviert und lassen sich per Mausklick auffinden.

Immer mehr Kommunen entdecken diese Vorteile für sich. Hessisch Oldendorf im südlichen Niedersachsen gehört zu denen, die sie bereits für sich realisiert haben. Die rund 18.500 Einwohner zählende Stadt setzt auf ein integriertes DATEV-System aus den Lösungen für das Finanzwesen und für das Dokumentenmanagement. Flexibel einzurichtende Ablage- und Prüfmasken sowie Benachrichtigungsfunktionen haben den Workflow in der Verwaltung deutlich vereinfacht. Auch die Samtgemeinde Rosche mit knapp 6.800 Einwohnern nutzt DATEV DMS classic als zentrales Element der Prozessorganisation und freut sich über schlankere Abläufe. Mit dem Ziel, insbesondere die Durchlaufzeiten von Eingangsrechnungen deutlich zu verringern und Doppelarbeit zu vermeiden, startet die hessische Stadt Gelnhausen gerade ein entsprechendes Einführungsprojekt.