Rathaus am Marktplatz von Hessisch Oldendorf: Die rund 18.500 Einwohner zählende Stadt im südlichen Niedersachsen setzt auf ein integriertes DATEV-System aus den Lösungen für Finanzwesen und Dokumentenmanagement.

Anzeige

Mit elektronischem Workflow zu mehr Effizienz

Dokumenten-Management-System von DATEV als Kernstück der Prozess-Digitalisierung

Um bestehende Prozesse zu digitalisieren oder ganz neu zu strukturieren, stehen Verwaltungen eine Vielzahl von Möglichkeiten offen. Als Kernstück der Prozess-Digitalisierung eignet sich insbesondere ein Dokumenten-Management-System (DMS).

Diese Software lässt sich direkt in alle zentralen Prozesse der Verwaltung integrieren und mit dem Rechnungswesen verbinden. So können bisher manuell durchgeführte Arbeits- und Prüfungsschritte revisionssicher digitalisiert werden. Dazu werden alle Dokumente im System zentral aufbewahrt und stehen zugriffsberechtigten Personen zur weiteren Bearbeitung jederzeit in der aktuellen Version zur Verfügung. Dies verringert Durchlaufzeiten, vermeidet Doppelarbeiten und beschleunigt die Suche nach Dokumenten erheblich.

DATEV konzipiert für Verwaltungen digitale Prozesse, in denen das DMS als zentrales Workflow-Instrument eingesetzt wird.

Am Beispiel der vollelektronischen Rechnungsbearbeitung zeigen sich die Vorteile sofort: Erstens sparen die Anwender Zeit, weil die Mitarbeiter durch Automatismen in der Software und Workflow-Unterstützung von zeitraubenden Routinearbeiten entlastet werden.

Zudem entfallen Wege- und Liegezeiten für die Rechnungen. Zweitens gewinnen sie Bürofläche zurück, die bislang als Lagerfläche für die Archivierung benötigt wird. Drittens erhöhen sich durch das zentrale digitale Archiv Transparenz und Auskunftsfähigkeit sowohl intern wie auch im Kontakt mit Bürgern und Lieferanten.

 

Rathaus am Marktplatz von Hessisch Oldendorf: Die rund 18.500 Einwohner zählende Stadt im südlichen Niedersachsen setzt auf ein integriertes DATEV-System aus den Lösungen für Finanzwesen und Dokumentenmanagement.

Rathaus am Marktplatz von Hessisch Oldendorf: Die rund 18.500 Einwohner zählende Stadt im südlichen Niedersachsen setzt auf ein integriertes DATEV-System aus den Lösungen für Finanzwesen und Dokumentenmanagement.

Nach Prüfung der Rechnung und Buchungsfreigabe kommt der Buchungsassistent im DMS von DATEV zum Einsatz. Er belegt Teile des Buchungssatzes automatisch vor. Informationen wie das Rechnungsdatum, der Betrag oder die zu belastende Kostenstelle werden dann in strukturierter Form an das Programm für das Rechnungswesen übergeben. Die so erzeugten Buchungsvorschläge lassen sich mit einem Mausklick freigeben. Im Anschluss an die Buchung kann im Programm ein Beleglink erzeugt werden, über den sich Buchung und Rechnung verknüpfen lassen. So werden die Rechnungen zentral elektronisch archiviert und lassen sich per Mausklick auffinden.

Immer mehr Kommunen entdecken diese Vorteile für sich. Hessisch Oldendorf im südlichen Niedersachsen gehört zu denen, die sie bereits für sich realisiert haben. Die rund 18.500 Einwohner zählende Stadt setzt auf ein integriertes DATEV-System aus den Lösungen für das Finanzwesen und für das Dokumentenmanagement. Flexibel einzurichtende Ablage- und Prüfmasken sowie Benachrichtigungsfunktionen haben den Workflow in der Verwaltung deutlich vereinfacht. Auch die Samtgemeinde Rosche mit knapp 6.800 Einwohnern nutzt DATEV DMS classic als zentrales Element der Prozessorganisation und freut sich über schlankere Abläufe. Mit dem Ziel, insbesondere die Durchlaufzeiten von Eingangsrechnungen deutlich zu verringern und Doppelarbeit zu vermeiden, startet die hessische Stadt Gelnhausen gerade ein entsprechendes Einführungsprojekt.


DATEV eG Firmenlogo

Paumgartnerstraße 6-14
90329 Nürnberg

Tel. +49 911 319-0
Fax. +49 911 319-31 96
E-Mail. info@datev.de
Web. www.datev.de

Mehr von
DATEV eG Public Sector

Anzeige

In die Fusion mit modernen Verwaltungsprozessen

Wenn zwei Kommunen zu einer Stadt zusammenwachsen sollen, ist das nicht nur ein kultureller oder gesellschaftlicher Prozess. Auch in der Verwaltung treffen separate Systeme aufeinander. Die zusammen knapp 9.000... mehr lesen

Anzeige

Individuelles Controlling für Kommunen

Das Berichtswesen der Städte und Gemeinden ist vorwiegend noch von den gesetzlich vorgegebenen Auswertungen der jeweiligen Bundesländer geprägt. Darin dominieren der Ergebnis- und Finanzhaushalt sowie die Investitionsplanung. In der... mehr lesen

Anzeige

Konsequente digitale Prozesse

Schnellere Bescheidläufe und eine digitale Anbindung der Kunden – das gemeinsame Kommunalunternehmen AWA-Ammersee Wasser- und Abwasserbetriebe mit Sitz in Herrsching führt die bereits 2006 begonnene Digitalisierung seiner Abläufe konsequent... mehr lesen

Anzeige

Erfolgreiche doppelte Buchführung statt Kameralistik

Die südbadische Gemeinde Steinen gehört zu den Doppik-Vorreitern in Baden-Württemberg und zeigt eindrucksvoll, dass sich der Umstieg auf das kaufmännische Rechnungslegungsmodell lohnt. Seit Jahresbeginn 2010 bucht sie doppisch und... mehr lesen


31. Oktober 2018


1 Stern2 Sterne3 Sterne4 Sterne5 Sterne

(5,00 bei 2 Person/en)

Das könnte Sie auch interessieren


Die ID wird digital Anzeige

Die Revolution auf dem Schreibtisch

Unser Alltag ist zunehmend durch technische Innovationen und digitale Funktionen bestimmt, die unserer Leben erleichtern. Der digitale Fortschritt und die damit einhergehenden Vereinfachungen müssen jedoch keineswegs bei Verwaltungs- und... mehr lesen

Besucherverwaltung Anzeige

Sicherheit hat viele Seiten

Die Zutrittsberechtigung-Software der AIDA ORGA sorgt dafür, dass nur jene Personen die Unternehmensräume betreten, die sie auch betreten sollen. Andererseits vereinfacht sie im Gefahrenfall das Evakuieren. So wird sowohl... mehr lesen

Beim Dornbach Forum 2017 stand das Tax Compliance im Vordergrund Anzeige

Stolpersteine – Tax Compliance und Datenschutz

Ein Krankenhaus korrigiert falsch deklarierte Steuern. Einstufung durch das Finanzamt als Steuerhinterziehung mit mehreren Tausend Euro Strafe. Eine Stadtverwaltung macht einen Fehler bei der Versteuerung verkaufter Stammbücher. Der Bürgermeister... mehr lesen