Rathaus am Marktplatz von Hessisch Oldendorf: Die rund 18.500 Einwohner zählende Stadt im südlichen Niedersachsen setzt auf ein integriertes DATEV-System aus den Lösungen für Finanzwesen und Dokumentenmanagement.

Anzeige

Mit elektronischem Workflow zu mehr Effizienz

Dokumenten-Management-System von DATEV als Kernstück der Prozess-Digitalisierung

Um bestehende Prozesse zu digitalisieren oder ganz neu zu strukturieren, stehen Verwaltungen eine Vielzahl von Möglichkeiten offen. Als Kernstück der Prozess-Digitalisierung eignet sich insbesondere ein Dokumenten-Management-System (DMS).

Diese Software lässt sich direkt in alle zentralen Prozesse der Verwaltung integrieren und mit dem Rechnungswesen verbinden. So können bisher manuell durchgeführte Arbeits- und Prüfungsschritte revisionssicher digitalisiert werden. Dazu werden alle Dokumente im System zentral aufbewahrt und stehen zugriffsberechtigten Personen zur weiteren Bearbeitung jederzeit in der aktuellen Version zur Verfügung. Dies verringert Durchlaufzeiten, vermeidet Doppelarbeiten und beschleunigt die Suche nach Dokumenten erheblich.

DATEV konzipiert für Verwaltungen digitale Prozesse, in denen das DMS als zentrales Workflow-Instrument eingesetzt wird.

Am Beispiel der vollelektronischen Rechnungsbearbeitung zeigen sich die Vorteile sofort: Erstens sparen die Anwender Zeit, weil die Mitarbeiter durch Automatismen in der Software und Workflow-Unterstützung von zeitraubenden Routinearbeiten entlastet werden.

Zudem entfallen Wege- und Liegezeiten für die Rechnungen. Zweitens gewinnen sie Bürofläche zurück, die bislang als Lagerfläche für die Archivierung benötigt wird. Drittens erhöhen sich durch das zentrale digitale Archiv Transparenz und Auskunftsfähigkeit sowohl intern wie auch im Kontakt mit Bürgern und Lieferanten.

 

Rathaus am Marktplatz von Hessisch Oldendorf: Die rund 18.500 Einwohner zählende Stadt im südlichen Niedersachsen setzt auf ein integriertes DATEV-System aus den Lösungen für Finanzwesen und Dokumentenmanagement.

Rathaus am Marktplatz von Hessisch Oldendorf: Die rund 18.500 Einwohner zählende Stadt im südlichen Niedersachsen setzt auf ein integriertes DATEV-System aus den Lösungen für Finanzwesen und Dokumentenmanagement.

Nach Prüfung der Rechnung und Buchungsfreigabe kommt der Buchungsassistent im DMS von DATEV zum Einsatz. Er belegt Teile des Buchungssatzes automatisch vor. Informationen wie das Rechnungsdatum, der Betrag oder die zu belastende Kostenstelle werden dann in strukturierter Form an das Programm für das Rechnungswesen übergeben. Die so erzeugten Buchungsvorschläge lassen sich mit einem Mausklick freigeben. Im Anschluss an die Buchung kann im Programm ein Beleglink erzeugt werden, über den sich Buchung und Rechnung verknüpfen lassen. So werden die Rechnungen zentral elektronisch archiviert und lassen sich per Mausklick auffinden.

Immer mehr Kommunen entdecken diese Vorteile für sich. Hessisch Oldendorf im südlichen Niedersachsen gehört zu denen, die sie bereits für sich realisiert haben. Die rund 18.500 Einwohner zählende Stadt setzt auf ein integriertes DATEV-System aus den Lösungen für das Finanzwesen und für das Dokumentenmanagement. Flexibel einzurichtende Ablage- und Prüfmasken sowie Benachrichtigungsfunktionen haben den Workflow in der Verwaltung deutlich vereinfacht. Auch die Samtgemeinde Rosche mit knapp 6.800 Einwohnern nutzt DATEV DMS classic als zentrales Element der Prozessorganisation und freut sich über schlankere Abläufe. Mit dem Ziel, insbesondere die Durchlaufzeiten von Eingangsrechnungen deutlich zu verringern und Doppelarbeit zu vermeiden, startet die hessische Stadt Gelnhausen gerade ein entsprechendes Einführungsprojekt.


DATEV eG Firmenlogo

Paumgartnerstraße 6-14
90329 Nürnberg

Tel. +49 911 319-0
Fax. +49 911 319-31 96
E-Mail. info@datev.de
Web. www.datev.de

Mehr von
DATEV eG Public Sector

Anzeige

Konsequente digitale Prozesse

Schnellere Bescheidläufe und eine digitale Anbindung der Kunden – das gemeinsame Kommunalunternehmen AWA-Ammersee Wasser- und Abwasserbetriebe mit Sitz in Herrsching führt die bereits 2006 begonnene Digitalisierung seiner Abläufe konsequent... mehr lesen

Anzeige

Software als Erfolgsfaktor für Prüfungen

Die effektive Prüfung der Haushalte von Städten und Gemeinden unterstützt deren Handlungsfähigkeit nachhaltig. Um den aktuellen Herausforderungen wie schleichendem Substanzverzehr oder ausufernden Liquiditätskrediten effektiv und rechtssicher begegnen zu können,... mehr lesen

Anzeige

In die Fusion mit modernen Verwaltungsprozessen

Wenn zwei Kommunen zu einer Stadt zusammenwachsen sollen, ist das nicht nur ein kultureller oder gesellschaftlicher Prozess. Auch in der Verwaltung treffen separate Systeme aufeinander. Die zusammen knapp 9.000... mehr lesen


31. Oktober 2018


1 Stern2 Sterne3 Sterne4 Sterne5 Sterne

(5,00 bei 2 Person/en)

Das könnte Sie auch interessieren


Die öffentliche Verwaltung treibt den Abschied vom Papier voran: Ab Ende November 2020 werden die öffentlichen Auftraggeber des Bundes, aber auch einzelner Länder Rechnungen ausschließlich in elektronischer Form akzeptieren. Die E-Rechnungen müssen zudem den Vorgaben der EU-Richtlinie 2014/55 entsprechen. Anzeige

E-Rechnungen auf Knopfdruck

Die öffentliche Verwaltung treibt den Abschied vom Papier voran: Von Ende November 2020 an akzeptieren die öffentlichen Auftraggeber des Bundes, aber auch einzelner Länder Rechnungen ausschließlich in elektronischer Form.... mehr lesen

Das Bild zeigt zwei Anwender bei der Softwarelösung Prüfung ÖR Anzeige

Software als Erfolgsfaktor für Prüfungen

Die effektive Prüfung der Haushalte von Städten und Gemeinden unterstützt deren Handlungsfähigkeit nachhaltig. Um den aktuellen Herausforderungen wie schleichendem Substanzverzehr oder ausufernden Liquiditätskrediten effektiv und rechtssicher begegnen zu können,... mehr lesen

Da das Rechtswissen überaus umfangreich ist, lohnt sich hierfür eine Datenbank mit detaillierter und ausgefeilter Suchfunktion. Anzeige

Gesammelte Informationen zum Landesrecht

Führungskräfte und Entscheider in Landratsämtern, Kommunen und öffentlichen Einrichtungen erhalten nun in der juristischen Fachdatenbank Beck-Online noch mehr Informationen zum Landesrecht. Neben dem bereits seit längerem existierenden Landesrecht Bayern... mehr lesen

Dolmetscher im Formatdschungel. Komfortabler Dokumentenaustausch per Portal Anzeige

Dolmetscher im Formatdschungel

Für den Einstieg in den digitalen Daten- und Dokumentenaustausch müssen Behörden und kommunale Unternehmen heute keine eigene Infrastruktur mehr aufbauen. Professionelle Business-Portale fungieren als universelle Schnittstelle.

mehr lesen