„e“ wie elektronisch

Öffentliche Verwaltung 4.0 mit regisafe

Einen Begriff googeln. Ein YouTube-Video anschauen, Whats App-News senden... Längst ist der Alltag digital. Auch in der Verwaltung hat das neue Zeitalter begonnen:
Im „e“ liegt die Zukunft der Kommune.

„e“ – das steht zunächst für „elektronisch“. Was früher in dicken Aktenordnern aufbewahrt wurde, kommt heute platzsparend als E-Akte daher. Vorbei die Zeit, in der Akten gestemmt und Unterlagen zusammengesucht werden mussten. „e“ – das steht auch für einfach, effizient und ergonomisch.

Der Weg ins digitale Zeitalter

Bei der E-Akte genügen wenige Klicks, um sämtliche Dokumente sinnvoll zu ordnen. Vorgänge lassen sich rascher bearbeiten, Teamwork wird vereinfacht und alles findet sich dort wieder, wo es hingehört.

Das Prinzip ist bestechend einfach. Informationen eines Vorgangs, die per E-Mail oder EGVP-Nachricht, als Datei oder auf Papier eintreffen, werden direkt oder nach dem Scannen zentral und revisionssicher archiviert, für die Berechtigten sichtbar gemacht und bei Bedarf bereitgestellt.

Alle relevanten Daten sind sofort einsehbar. Die Einordnung der Dokumente erfolgt teilautomatisch beziehungsweise manuell, personenunabhängig und entspricht der verwaltungsüblichen Aktenstruktur.

Ablegen, Suchen, Finden: Das alles funktioniert wie gewohnt – nur schneller, treffsicherer und benutzerfreundlicher. Die regisafe-Expertise beim Dokumentenmanagement garantiert die problemlose Handhabung von Schriftstücken, Aktenzeichen, Adressdaten und so weiter. Eine besondere Stärke von regisafe sind die unbegrenzten Möglichkeiten zur Verknüpfung von Objekten. Kurz: gleiche Ablage-Logik, bessere Lösung. Das ist die E-Akte von regisafe.

 

Das Unternehmen REGISAFE hat es sich zur Aufgabe gemacht, Verwaltungen ins digitale Zeitalter zu führen.

Das Unternehmen REGISAFE hat es sich zur Aufgabe gemacht, Verwaltungen ins digitale Zeitalter zu führen.

 

E-Akte – der (fast) Alleskönner

Als Allrounder ist die E-Akte für nahezu jeden Zweck einsetzbar. Verträge, Projekte, Kunden: All dies findet hier den richtigen Ort. Die Lösung umfasst den gesamten Lebenszyklus der E-Akte von der Akten-, Vorgangs- und Schriftgutverwaltung über Registraturverwaltung und Altregistratur bis hin zur historischen Archivverwaltung. Nahtlos integrierte Fachverfahren wie Sitzungsdienst, Bautagebuch, Belegungsplan oder Stellenbesetzung gewähren ergonomisches Arbeiten. Schnittstellen zu GIS-, HKR- und CMS-Systemen sowie mobiles Arbeiten sind selbstverständlich.

Jedes Dokument ist nur ein Mal vorhanden. Versionschaos, Papierberge und ausufernde Archivflächen sind passé. Dass damit auch sämtliche Erfordernisse des E-Government erfüllt sind, versteht sich fast von selbst.

 

E-Government leicht gemacht

Das E-Government-Gesetz (EGovG) fordert die Umstellung auf eine elektronische Aktenführung. Hier herrscht oft Unsicherheit. Ist die E-Akte mit der bestehenden Infrastruktur kompatibel? Wie aufwändig ist die Digitalisierung?

Mit regisafe sind Fragen wie diese gelöst, denn regisafe passt zu jeder IT-Architektur. Dank 29-jähriger Erfahrung im Dokumentenmanagement wissen die regisafe-Experten, worauf es bei der Digitalisierung ankommt, und beraten kompetent – ein großer Schritt in Richtung Verwaltung 4.0.

 

Bei der E-Akte genügen wenige Klicks: Informationen eines Vorgangs, die per E-Mail oder EGVP-Nachricht, als Datei oder auf Papier eintreffen, werden direkt oder nach dem Scannen zentral und revisionssicher archiviert, für die Berechtigten sichtbar gemacht und bei Bedarf bereitgestellt.


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24. Mai 2019


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