Mithilfe des interaktiven Exponats von Smart Service Welt I und II konnten die Besucher der Hannover Messe mehr über den Einsatz digitaler Services erfahren.

Wer bezahlt das „digitale Rathaus“?

Förderdatenbank weist Kommunen den Weg durch den Zuschuss-Dschungel / Auch Fonds bieten sich an

Viele Bürger wünschen sich, den Reisepass von der Couch aus beantragen zu können, statt dafür im Amt zu warten, oder den Wunsch-Kitaplatz mit wenigen Klicks online vorzumerken. Kommunen möchten ihren Einwohnern derartige Verwaltungsangebote gerne bereitstellen – bei der Umsetzung dieser stehen Städte und Gemeinden aber oftmals vor großen Hürden. Eine neue Orientierungshilfe des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie (BMWi) bietet Unterstützung.

Wie lässt sich die Einführung digitaler Technologien ausschreiben? Was kostet eine moderne Verwaltung? Und wie kann das notwendige Kapital dafür aufgebracht werden? Bei der Digitalisierung von Kommunen stellen sich den Verantwortlichen zahlreiche Fragen. Oftmals fehlt es an dem notwendigen Know-how in Bezug auf die Implementierung ebenso hinsichtlich der Finanzierung der notwendigen Maßnahmen.

Zudem scheuen viele Verantwortliche angesichts knapper öffentlicher Kassen die Investitionskosten bei der Einführung digitaler Services. Doch auch bei geringen Eigenmitteln ist die Digitalisierung durch Fördermittel und Finanzierungsmodelle bezahlbar, wie die Publikation „Digitale Services in Kommunen – Eine Orientierungshilfe zu Technologien, Finanzierung und Beschaffung“ zeigt. Der Leitfaden ist im Rahmen der Begleitforschung des Technologieprogramms „Smart Service Welt I“ des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie entstanden.

Förderprogramme zur Digitalisierung: Hilfe bei knappen Kassen

Lässt das Budget einer Kommune die Umsetzung von Digitalisierungsprojekten aus eigenen Mitteln nicht zu, können Förderprogramme eine Lösung sein. Einen Überblick über aktuelle Angebote von Bund, Ländern und EU bietet die Förderdatenbank (www.foerderdatenbank.de), in der zahlreiche Förderangebote gelistet sind, die nach bestimmten Merkmalen gefiltert werden können.

Da sich je nach Programm die Zuwendungsgebenden, der Förderzweck und weitere Kriterien zur Zuwendung verändern, muss jede Kommune individuell prüfen, welches Programm für sie geeignet ist. Die Förderdatenbank informiert jedoch nicht nur zu Voraussetzungen, Ziel und Gegenstand der Förderung, sondern auch zur Art und Höhe der bereitgestellten Mittel und dem spezifischen Antragsverfahren.

Eine neue Orientierungshilfe informiert Kommunen über Einsatz- und Finanzierungsmöglichkeiten von Smart Services.

Fondsmodelle als Finanzierungsmittel

Kommt eine Förderung nicht infrage, müssen Kommunen ihre Digitalisierungsvorhaben trotzdem nicht auf Eis legen. Dann gilt es, eine geeignete, nachhaltige Finanzierungsstrategie zu entwickeln, beispielsweise auf der Basis von Fonds.

Ein Vorteil von Fondslösungen ist der flexible Kapitaleinsatz: Zur Realisierung von kommunenübergreifenden Projekten können beispielsweise mehrere Kommunen Geld einzahlen, das zeitlich flexibel, je nach Verfügbarkeit eines zu finanzierenden Projektes, abgerufen werden kann. Besonders geeignet sind solche Modelle dementsprechend bei langfristigen Projekten und strategischen Kooperationen.

Die Vergaberechtsreform 2016 und 2017: mehr Entscheidungsfreiheit für Kommunen

Der Gesetzgeber, in diesem Fall das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie, hat in den letzten Jahren das Vergaberecht erheblich reformiert, wodurch Vergabeverfahren nun einfacher, effizienter und flexibler gestaltet werden können und die Teilnahme kleiner und mittlerer Unternehmen an Vergabeverfahren erleichtert wird, ebenso wie die Beschaffung innovativer Produkte und Dienstleistungen.

Insbesondere die Flexibilität der Auftraggebenden bei Vergabeverfahren ist gestiegen, wodurch passgenaue Lösungen, beispielsweise bei IT-Produkten, erarbeitet werden können.

Auch die neue Entscheidungsfreiheit zwischen einem offenen und nichtoffenen Vergabeverfahren stellt einen Gewinn bei der Beschaffung digitaler Produkte dar. Eine Vergabe kann so auch über einen wettbewerblichen Dialog erfolgen, was insbesondere dann relevant ist, wenn die technischen Mittel zur Erfüllung der Wünsche eines Auftraggebenden erst im Rahmen des Verfahrens genau festgelegt werden können.

Hier erlauben es die rechtlichen Vorgaben nun, gemeinsam mit den Bewerbern in der sogenannten Dialogphase jeweils eine bedarfsgerechte Lösung zu finden, auf deren Grundlage die Aufforderung zur Angebotsabgabe erfolgt. Obwohl dieses Verfahren aufwändiger und zeitintensiver ist, garantiert es eine optimale Anpassung an den Bedarf, gerade bei innovativeren IT-Projekten, bei denen es schwierig ist, alle technischen Anforderungen von vornherein festzulegen.

Wie lässt sich die Einführung digitaler Technologien ausschreiben? Was kostet eine moderne Verwaltung? Und wie kann das notwendige Kapital dafür aufgebracht werden? Bei der Digitalisierung von Kommunen stellen sich den Verantwortlichen zahlreiche Fragen.

Digitalisierung mit Augenmaß: das Wohl der Bürger stets im Fokus behalten

Die Modernisierung des Vergabeverfahrens führt somit dazu, dass sich die Ausgangsbedingungen für die Einführung digitaler Lösungen maßgeblich verbessert haben. Das sollten Kommunen für sich nutzen.

Für das Vorgehen gibt es jedoch kein Musterbeispiel, dem andere Kommunen nach Schema F folgen könnten, da sich jede Gemeinde bezüglich ihrer Anforderungen an die Technologien unterscheidet.

Die Umsetzung der Digitalisierung muss deshalb stets bedarfsgerecht erfolgen – hier lohnt sich ein kritischer Blick auf aktuelle und künftige Herausforderungen der Kommune, beispielsweise im Hinblick auf den demografischen Wandel. So kann etwa bei rückläufigen Schülerzahlen die Beförderung mit Schulbussen angepasst werden. Durch digitale Informationen, die auf der Fahrkarte hinterlegt sind, werden dann nur Haltestellen angefahren, bei denen auch Schüler aussteigen möchten.

Haifa Rifai, Begleitforschung der Technologieprogramme

Smart Service Welt I und II