Auf dem Baubetriebshof Holzgerlingen gehen die Abläufe durch den Einsatz elektronischer Systeme viel schneller und auch einfacher vonstatten.

Zeit und Zutritt mit System

AIDA ORGA bringt Ordnung und entlastet die Personalabteilung

Vom Generalschlüssel zur intelligenten Zutrittsberechtigung lautet ein wichtiger Trend in der kommunalen Verwaltung. Dabei kann gleichzeitig die Personalzeiterfassung digital und mobil durchgeführt werden, wie es der Bauhof in Holzgerlingen, Landkreis Böblingen, mit dem Geschäftsführungssystem der AIDA ORGA GmbH beispielhaft umgesetzt hat.

Die Stadtverwaltung der Gemeinde im Schönbuch stattet sukzessive die städtischen Liegenschaften mit einem elektronischen Zutrittssystem aus. „Durch die Integration der Zutrittskomponente SALTO in die AIDA Software ist es uns möglich, selbst nach Ausgabe der Transponder Berechtigungen ohne großen Aufwand zu ändern oder komplett zu sperren“, berichtet IT-Leiter der Stadtverwaltung Holzgerlingen Ralph Hanus. Mittlerweile verwaltet die Stadt mehr als 230 Türen mit 750 Transpondern, die Zutritt und Ausgang regeln. Ein weiteres Schulzentrum steht in der Planung.

Holzgerlingens Bauhof ist 2017 auf die papierlose Erfassung der Arbeitsgänge umgestiegen. Für das effiziente Verwaltungsmanagement wird die AIDA-Organisationslösung genutzt. Alle Daten werden automatisch berechnet. Schon mehr als ein Jahrzehnt wird die Erfassung der Arbeitszeiten mit Hilfe von AIDA vollzogen.

Inzwischen verfügt jeder Mitarbeiter des Bauhofs über einen personalisierten Minidatenscanner. Der AIDA mT240 ermöglicht es, die Arbeitszeiten und die Aufträge direkt zu buchen – per Knopfdruck. Die Akzeptanz war von Anfang an sehr groß, erläuterte Hanus, weil der Datenscanner leicht zu bedienen ist und schnell reagiert. Zudem nimmt er dem Mitarbeiter das lästige Ausfüllen von Formularen ab.

Baubetriebshofleiter Reiner Mikolaj setzt auf seinem Bauhof auf elektronische Zutrittsberechtigung und papierlose Daten- und Zeiterfassung.

Als erwünschter Nebeneffekt erhält der Bauhof nun auf Knopfdruck aussagekräftige Daten und Auswertungen über den Einsatz in Grünanlagen, über Kinderspielplätze bis hin zu Mäh- und Baumschnittarbeiten. „Dieses System erlaubt uns, eine genaue Leistungserfassung durchzuführen“, hebt Baubetriebshofleiter Reiner Mikolaj hervor. „So sind wir nun in der Lage, detailliert darzustellen, wie sich die einzelnen Tätigkeiten beispielsweise in der Grünpflege aufteilen. Dies dient der Planung ebenso wie der Kostenkontrolle und der Auskunftsfähigkeit.“

„Die Umstellungsphase vom manuellen Aufschrieb zur papierlosen Erfassung haben wir dank der einfachen Anwendung von geplanten sechs Monaten problemlos auf drei Monate verkürzt“, ergänzt Jutta Appelrath von der Bauhofverwaltung. Vereinfacht wurde auch die Übergabe der erfassten Daten an die Personalabteilung.

Das virtuelle Personalbüro hilft, Auskünfte und Anträge abzuwickeln. Es schafft vereinfachte Arbeitsabläufe für die Verwaltung und für die Mitarbeiten. Über den Web-Browser stehen Funktionen wie persönliche Konten, Jahreskalender sowie Buchungen und Auswertungen zur Verfügung. Das Zeitwirtschaftsprogramm von AIDA übernimmt die Anträge automatisch mit Benachrichtigung an alle Betroffenen.

Holzgerlingens Bauhof ist 2017 auf die papierlose Erfassung der Arbeitsgänge umgestiegen.