Mit dem digitalen Organisationshandbuch von Orgavision lassen sich Organisationsprozesse nachvollziehbar abbilden.

Digital geführt

Organisationshandbuch hilft Stadtwerken Heidelberg

Durch Informationstechnik verändert sich der Alltag von Stadtwerken rasant. In Heidelberg hat die Software von Orgavision der Entwicklung einen Schub gegeben.

Für die Umsetzung der Strategie in dem bei Touristen und Deutschen gleichermaßen beliebten Städtchen am Neckar wurde ein umfassendes Organisationshandbuch benötigt. Zukunftsorientiert, flexibel und auf die Anforderungen der Mitarbeiter ausgerichtet ist es zu einem Baustein der Erfolgsgeschichte der Stadt im Südwesten Deutschlands geworden.

Mit der Lösung von Orgavision verfügen die Stadtwerke Heidelberg über ein Organisationshandbuch, „mit dessen Hilfe wir unsere hohen Servicestandards heute und in Zukunft wahren können“, erklärt Renate Löcher, Leiterin der Stabsstelle Unternehmensentwicklung. „Dank der durch das System ermöglichten Automatisierung unseres Workflows sind wir erheblich schneller und effizienter geworden.“

Alle Mitarbeiter sollten die Inhalte der Strategie, die aktuelle Organisationsstruktur und zahllose Arbeitsanweisungen zur Hand haben. Deshalb wurde das ambitionierte Projekt in Angriff genommen, ein Organisationshandbuch zu schaffen, das alle für den reibungslosen Betrieb benötigten Informationen auf dem neuesten Stand enthält.

Mitarbeiter wurden von zähen Routineaufgaben entlastet und enger in den Prozess Unternehmensqualität eingebunden. „Orgavision ist ein kleiner, aber wertvoller Baustein unserer Strategie 2020 geworden, deren Ziel die Fortschreibung unserer Erfolgsgeschichte ist“, betont die Stabsstellenleiterin.

Der regionale Dienstleistungsbetrieb stellt die Versorgung mit Gas, Strom, Fernwärme und Trinkwasser sicher. Als Betreiber einer Bergbahn sowie von Schwimmbädern und Parkhäusern wird die Infrastruktur einschließlich des öffentlichen Nahverkehrs von 1100 Mitarbeitern unterstützt. Der Qualitätsanspruch soll über die Gegenwart hinaus in die Zukunft gerichtet sein. Für den im Wandel begriffenen Energiemarkt wurden die Weichen frühzeitig gestellt.

Daraus wurde ein Handbuch als geschlossenes System, das die direkte Eingabe, Ablage, Prüfung und Freigabe von Informationen ermöglicht. Es ist sehr einfach zu bedienen und überzeugt durch Lesbarkeit und ein attraktives Layout. „Die Lösung hat uns sowohl auf Basis der Bewertung der einzelnen Kriterien als auch hinsichtlich der Aufwandseinschätzung überzeugt“, erläutert Löcher die Entscheidung zugunsten von Orgavision. Die automatisierte Erinnerung an die Überprüfung von Arbeitsanweisungen bei Revisionsterminen, die einfache Integration von Dokumenten unterschiedlichster Formate aus den Fachabteilungen sowie eine umfassende Archivierungsfunktion gehörten zu den Kriterien, nach denen die Auswahl getroffen wurde. Die Suche erleichtert anhand von Filtern das schnelle Auffinden von Dokumenten nach Inhalt, Typ, Datum oder Bearbeitungszustand.

Kollegen können ihr Wissen leicht im Organisationshandbuch dokumentieren und an andere Kollegen weitergeben.

Hohe Akzeptanz

Bereits während der ersten Schulungen zeigten sich die Anwender sehr zufrieden mit der neuen Softwarelösung. Gelobt wurden die intuitive Benutzerführung und die Flexibilität des Systems. Zur Steigerung der Effizienz tragen die vielfältigen Automatisierungsfunktionen von Orgavision bei wie auch die Möglichkeit, Dokumente direkt im System zu bearbeiten.

Nachrichten aus dem System helfen den Mitarbeitern, den Überblick zu behalten. Wenn Arbeitsanweisungen freigegeben oder überprüft werden müssen und Dokumente einer Überarbeitung bedürfen, dann erhalten die Verantwortlichen einen Hinweis auf die anstehenden Arbeiten. Mit Hilfe der freien Verlinkung ist der Zugriff auf Dokumente leicht möglich.

Sicherheit für Stadtwerke

Stadtwerke müssen seit 2018 den gesetzlichen Anforderungen für Betreiber kritischer Infrastrukturen (KRITIS) folgen. Das Gesetz soll Angriffe von außen verhindern und einen sicheren Netzbetrieb gewährleisten.

Stadtwerke müssen deshalb ein Informa-tionssicherheitsmanagementsystem (ISMS) etablieren und eine Zertifizierung nach ISO 27001 vorweisen. Orgavision wird beispielsweise bei den Stadtwerken Nettetal genutzt, um konform mit ISO 27001 zu arbeiten.

Auf der Startseite der Software ist alles an einem Ort: von Arbeitsschutz über Energiemanagement bis Datenschutz, von IT-Sicherheit bis Notfallszenarien. Und mit einer cloud-basierten Softwarelösung kann man von überall und zu jeder Zeit sicher auf das Handbuch zugreifen.