Mit Programmen, auf die alle Mitarbeiter Zugriff haben, können Informationen über Abläufe oder anderes schnell weiterverarbeitet werden.

Den Überblick gesucht und gefunden

Das Mitmach-Managementsystem für Arbeitsabläufe und mehr macht es möglich

Seit einigen Jahren macht das Stichwort „QM-System“ die Runde. Gemeint ist eine neue Art von Software, die unter dem Oberbegriff Qualitätsmanagementsystem (QMS) dafür sorgt, dass Vorschriften eingehalten werden und alle immer den Überblick behalten. In einigen Branchen sind diese Systeme inzwischen sogar Vorschrift, da es so viele Dokumente, Gesetzesblätter und Normen gibt, dass man ohne QMS keine Garantien liefern kann und gleichzeitig enorme Haftungsrisiken eingehen würde. Eine lückenlose Dokumentation von Arbeitsabläufen ist mit diesem Managementsystem einfacher, schneller und normkonform.

Aber auch in Kommunen und kommunalen Betrieben verlässt man sich vermehrt auf QMS. Hier ist besonders die Software von Orgavision sehr erfolgreich. Mehrere Stadtwerke, Gemeindeverwaltungen und Klinikbetriebe arbeiten heute mit dieser Software. Das Besondere an dem Programm von Orgavision ist seine Mitmachfunktion. Sie ist deshalb nicht nur QMS-geeignet, sondern zählt auch zu den integrierten Management-Systemen (IMS).

Das Programm vereint alle Managementsysteme des Unternehmens oder der Kommune an einem Ort. Den Mitarbeitern ist es möglich, die Strukturen flexibel aufzubauen, Dokumente individuell zu gestalten und alle vorliegenden Informationen miteinander zu verknüpfen. Dabei werden immer auch Normen, Regelwerke, Zertifikate und Prüf- und Gütesiegel miteinbezogen. Da die Umstellung auf ein QMS- oder IMS-System einige Zeit, Wissen und Erfahrung erfordert, stehen professionelle Berater zur Seite. Außerdem gibt es Schulungen, Seminare mit Trainingsstunden und Online-Kurse für Gruppen und für Einzelpersonen. Dabei können Themen vertieft und oder auch aufgefrischt werden. Neue Kollegen können das System über einen Kurs auch dann von Grund auf erlernen, wenn alle anderen schon Bescheid wissen und sich gut damit auskennen.

Die Software ist für große Unternehmen genauso nützlich, wie für kleinere Betriebe, Gemeinden und Kommunen.

Gerade wenn gehäuft Unfälle mit bestimmten Maschinen passieren, ist es wichtig, dies zu dokumentieren, um baldmöglichst alles Notwendige in die Wege zu leiten, damit sich dies nicht wiederholt.

Eine Kommune, die mit der Software gute Erfahrungen macht, ist Ratshausen bei Tübingen in Baden-Württemberg. Obwohl die Gemeinde mit 762 Einwohnern zu den kleinen Gemeinden gehört, baut man in der kommunalen Arbeit auf dieses Programm. Bürgermeister Heiko Lebherz gegenüber KOMMUNALtopinform: „Die Software hilft uns, wiederkehrende Prozesse zu standardisieren. Wir nutzen das System als Art Organisationshandbuch. So sind die Vor- und Nachbereitungen von Gemeinderatssitzungen und die damit verbundenen Tätigkeiten jedes Einzelnen im Rathaus dort definiert. Auch der verwaltungstechnische Ablauf von Feuerwehreinsätzen ist darüber geregelt. Wir bilden hier insbesondere die Sonderfälle mit Überlandhilfen oder interkommunalen Vereinbarungen ab.“

In Ratshausen kennt man dieses System bereits seit fünf Jahren. Die erste Handhabung war einfacher als gedacht. Heiko Lebherz: „Die Einarbeitung der Mitarbeiter ist relativ simpel. Letztlich gilt es, Dokumente und Änderungen zur Kenntnis zu nehmen und Fehler oder Verbesserungsvorschläge über die Kommentarfunktion zu melden. Die Software hat alle unsere Erwartungen erfüllt. Für uns ist das Programm ideal.“

Darüber hinaus lassen sich Betriebsanleitungen verschiedener Geräte und Maschinen ebenfalls in diesem Managementsystem ablegen, sodass jeder, der darf, Zugriff darauf hat.