Das Zeiterfassungsterminal IT 8200 ist über das Intranet oder das Internet mit der Zeitwirtschaftssoftware verbunden und bietet alle wichtigen Funktionen wie Kommen, Gehen, Dienstgang, Dienst-reise, Saldo- oder Urlaubs-abfragen und Textnachrichten an die Mitarbeiter. Ebenso kann es zum Kostenstellenwechsel genutzt werden.
Digitalisierung als Modernisierungsmotor
Zukunftsweisend: die neue Zeitwirtschaft in Städten und Kommunen
Die Digitalisierung boomt. Kommunale Arbeitgeber in Städten und Gemeinden unternehmen ungeheure Anstrengungen, um Verwaltungen und Serviceleistungen zukunftsfähig zu machen. Digitale Lösungen ermöglichen schlanke und transparente Prozesse, die sowohl Mitarbeitern wie auch Bürgern zugutekommen. Alexander Götz ist Geschäftsführer von IVS Zeit + Sicherheit, ein Unternehmen, welches sich seit 1994 um digitale Prozesse kümmert, vorwiegend in den Bereichen Zeiterfassung, Zutrittskontrolle und Workflow.
Das Unternehmen beschäftigt mittlerweile über 50 Mitarbeiter, die bei ihren Kunden über 1.800 Zeus-Installationen betreuen. Karl-Peter Kendzia befragte Alexander Götz zu den Chancen digitaler Zeitwirtschaft für Städte und Kommunen.
Karl-Peter Kendzia: Herr Götz, auf dem Weg zur digitalen Zeitwirtschaft beraten Sie Städte und Gemeinden seit 25 Jahren. Was war damals anders als heute?
Alexander Götz: Es sind natürlich immense Unterschiede. Früher hatten Gemeinde- und Stadtverwaltungen oft noch überhaupt keine elektronische Zeiterfassung im Einsatz und haben dann über eine handschriftliche Erfassung oder über Excel-Sheets gearbeitet. Da war eine Menge Überzeugungsarbeit gefragt, um den ersten Schritt in Richtung elektronische Zeiterfassung zu lenken. Damals ging es um reine Personalzeiterfassung: weg von der manuellen Erfassung der Arbeitszeiten und hin zu einer elektronischen Stempeluhr, so dass einfach diese Karteikarten im Personalbereich verschwinden. Das waren die Anfänge von IVS im Jahr 1994 und das hatte etwas Pioniermäßiges, weil wir gerade bei öffentlichen Auftraggebern wirklich Neuland betraten.
Zeiterfassung und Workflow gehören mittlerweile zur Grundausstattung. Wo liegt der Fokus aktuell?
Momentan ist die Kosten- und Leistungserfassung ein wirklich großes und spannendes Thema für Kommunen. Man möchte, zum Beispiel im Bauhof, nicht nur die Anwesenheit der Mitarbeiter erfassen, sondern auch wissen, welche Zeiten auf welche Kostenstellen anfallen und diese dann entsprechend auswerten.
Vereinfachte Kostenstellenerfassung bei der Gemeinde Altusried: Mit Barcodebuch und mobilem Mini Handscanner lassen sich Aufträge schnell und problemlos dokumentieren.
Rathaus, Bauhof, Kindergarten. Wie funktioniert die Anbindung von kommunalen Unternehmen, die räumlich aus der Stadtverwaltung ausgegliedert sind?
Das hängt natürlich sehr stark von der vorliegenden IT-Infrastruktur ab.
Falls zum Beispiel IT-Anbindungen auch in Kindergärten vorhanden sind, bieten sich besonders Multifunktionsterminals an, da sich über deren Touchscreens sowohl Zeiterfassung wie auch Urlaubs- und Buchungsanträge sowie eine Personaleinsatzplanung abwickeln lassen. Im Kindergarten wie auch im Bauhof kann dann relativ einfach eine Online-Anbindung realisiert werden.
Ist eine solche Infrastruktur nicht vorhanden, kann man auch auf eine Telefonzeiterfassung ausweichen, wie beispielsweise in der Gemeinde Bahlingen, wo gut 100 Mitarbeiter nicht über konventionelle Terminals buchen, sondern über die Telefonanlage. Möglich macht dies die IVS Telefonzeiterfassung. Alternativ oder ergänzend hierzu ist auch der Einsatz der ISGUS mobile App (für iOS und Android) möglich. So können Standorte, die IT-technisch nicht an die Zentrale angeschlossen sind, auch angebunden werden.
Was sagen Sie Kommunen, die keine Kapazitäten haben eine eigene IT-Landschaft zu betreuen?
Wir bieten inzwischen vom Isgus-Rechenzentrum eine SaaS-Lösung (Software-as-a-Service) an. Kunden, die sich keine eigene Serverlandschaft anschaffen können oder wollen, nehmen dieses Angebot dankbar an, beispielsweise die Gemeinde Feldberg.
Die Vergütung der Leistung erfolgt in diesem Falle über eine monatliche Nutzungsgebühr. Somit muss sich der Kunde über eine teure Hardwareanschaffung, Betriebssystem, Updates oder Klimatisierung der IT Räume oder ähnliches keine Gedanken mehr machen.
Das Rechenzentrum in Villingen-Schwenningen liefert hohe Sicherheit und Verfügbarkeit, speichert die Daten zuverlässig und befreit den Kunden auch von der Verantwortung für technische Detailfragen wie Updates. Die Bandbreite ist groß, wir haben im Rechenzentrum Betriebe mit fünf Mitarbeitern, aber auch Big Player mit mehreren tausend.
Außen Tradition, innen Innovation: Auch im Rathaus von Bahlingen wird die Zeiterfassung weitgehend papierlos bewerkstelligt.
Großstadt oder Minigemeinde: Wie wirkt sich die Dimension eines Auftrags auf Ihre Arbeit aus?
Ein wesentlicher Unterschied ist sicherlich, dass bei einem Großprojekt der Roll-out sehr sorgfältig geplant werden muss, gerade was Zeithorizonte, Mitarbeitervolumina und Stadien der Projektumsetzung angeht. Die eigentlichen Anforderungen unterscheiden sich wenig von denen in kleineren Gemeinden.
In welchem Stadium der Digitalisierung befinden sich die Kommunen in Baden-Württemberg momentan?
Also, ich würde behaupten, dass wir uns noch ziemlich am Anfang befinden. Wir haben viele Kunden im kommunalen Bereich, die eine Zeiterfassung eingeführt haben, die nächsten Schritte aber bis dato noch nicht realisiert haben.
Da sehen wir noch sehr viel Potenzial in Richtung Workflowmanagement, Personaleinsatzplanung, Kostenstellenerfassung, Smartphone-Technologie sowie auch in Richtung Telefonzeiterfassung für Gemeinden ohne umfangreiche IT-Landschaft.
Aber wir wissen, dass die Kommunen dieses Thema immer stärker angehen.
Karl-Peter Kendzia: Herr Götz, ich bedanke mich für das Gespräch.
