Die Regionalbus Leipzig GmbH betreibt den größten Teil des Bus-Regionalverkehrs rund um die Messestadt und hat vier Standorte im Landkreis.

Die Regionalbus Leipzig GmbH betreibt den größten Teil des Bus-Regionalverkehrs rund um die Messestadt und hat vier Standorte im Landkreis.

Anzeige

Ein Busunternehmen macht sich auf zur digitalen Personalakte

Automatisierte Prozesse reduzieren Aufwand, Kosten, Papier und unproduktive Zeiten

Unternehmen des ÖPNV stehen vermehrt vor der Herausforderung, geschäftsrelevante Daten, darunter auch Personalinformationen, transparent, flexibel und sicher bereitzustellen – auch wenn Fahrer und Vorgesetzte gerade unterwegs sind. Die Regionalbus Leipzig GmbH hat sich dem gestellt und wichtige Bereiche des Personalwesens, darunter Zeiterfassung und Personalabrechnung, digitalisiert.

Das Unternehmen betreibt den größten Teil des Bus-Regionalverkehrs rund um die Messestadt und hat vier Standorte im Landkreis. Von den über 300 Mitarbeitern sind rund 230 als Busfahrer angestellt. Um Warenwirtschaft, Rechnungs- und Personalwesen zu automatisieren und hierdurch Aufwand zu minimieren, nutzt das sächsische Unternehmen Lösungen von Sage. Im Human-Resource-Bereich verwendet das Unternehmen die Sage HR Suite Cloud Plus. Personalaufgaben lassen sich mit dem modular aufgebauten System effizienter und kostensparender erledigen.

 

Aufwendige manuelle Arbeitszeiterfassung

Thomas Fröhner, Leiter Organisation, berichtet: „Früher haben wir Pappzeitkarten geführt, auf denen jeder Fahrdienstmitarbeiter seine Arbeitszeiten manuell erfasst hat. Disponenten kontrollierten zudem täglich die Richtigkeit, Mitarbeiter errechneten Zuschläge, Sonderleistungen und mehr per Hand. Anschließend trug eine Mitarbeiterin die Zeiten jeden Monat ebenfalls händisch ein.“ Dieses Vorgehen war nicht nur zeitintensiv, sondern auch fehleranfällig.

Von den über 300 Mitarbeitern des Unternehmens sind rund 230 als Busfahrer angestellt.

Von den über 300 Mitarbeitern des Unternehmens sind rund 230 als Busfahrer angestellt.

Verbesserte Ressourcenplanung und Personalabrechnungen

Die Zeiterfassung der Regionalbus-Mitarbeiter ist dank Software nun lückenlos und integriert. Wurden Arbeitszeiten zuvor in Viertelstundenschritten erfasst, geschieht dies heute minutengenau und bereits während des Fahrdienstes. Thomas Fröhner kommentiert: „Unproduktive Zeiten von bis zu 28 Minuten pro Tag und pro Mitarbeiter wurden so eliminiert. Über ein Kalenderjahr betrachtet ergibt das für den Fahrdienst des Unternehmens – selbst bei einem vorsichtigen Kalkulationsansatz – ein Potenzial von vier Stellen, die in die Personalplanung aufgenommen werden können. Und durch den Wegfall der manuellen Erfassung der Zeiten kommen nochmal mindestens zwei Arbeitstage in den Dispositionen pro Monat dazu.“

Die automatische Datenerfassung trägt zudem zu Qualitätsverbesserungen bei und optimiert die Ressourcenplanung. Als Grundlage dienen hierbei Ist-Daten, Schichtmodelle, Dienstpläne, Rahmenpläne sowie individuelle Zielvorgaben.

Ein weiterer HR-Bereich, den die Regionalbus Leipzig GmbH IT-gestützt optimiert, ist die Personalabrechnung. Die HR-Software sorgt in diesem Bereich für eine verbesserte Datenübersicht. Reports und Auswertungen unterstützen das Controlling aller Abrechnungs- und Meldedaten.

 

Mehr Flexibilität und Teilhabe im Mitarbeiterportal

Darüber hinaus stellt der Verkehrsbetrieb relevante Funktionen der Module Zeitwirtschaft und Lohnabrechnung der Belegschaft über das Mitarbeiterportal der HR Suite zur Verfügung. Das Portal ist bei Regionalbus Leipzig in das betriebliche Intranet eingebunden und läuft seit 2018 über mehrere Infoterminals. Mitarbeiter und Fahrer können ihre Zeiten somit jederzeit einsehen und kontrollieren.

Auch Urlaube oder Arztbesuche lassen sich einfach planen und eintragen. Darüber hinaus bietet das Mitarbeiterportal zudem die Möglichkeit, Lohnscheine mobil einzusehen, Dokumente auszudrucken oder an die private E-Mail-Adresse weiterzuleiten sowie auf ältere Lohnscheine, Lohnsteuerbescheinigungen und Meldebescheinigungen für die Sozialversicherung zuzugreifen.

Die Regionalbus Leipzig GmbH spart hierdurch nicht nur Aufwand, Papier- und Porto-Kosten, sondern profitiert zugleich von der verlässlichen Einhaltung der DSGVO-Richtlinien zum Schutz privater Daten.

 

Blick in die Zukunft: Implementierung der elektronischen Personalakte

Der Betrieb plant darüber hinaus, die Sage HR Suite Cloud Plus künftig als führendes System für alle HR-Belange zu nutzen. Thomas Fröhner erläutert: „Wir haben die modernsten Fahrzeuge im Einsatz. Aber ohne die internen Prozesse auf ein zeitgemäßes Niveau hochgezogen zu haben, wirkt das Ganze unglaubwürdig.“

Die Einführung der elektronischen Personalakte könnte diesbezüglich weitere Verbesserungen mit sich bringen. So ließe sich etwa das Foto eines Mitarbeiters digital für den Dienstausweis verwenden.

Und auch beim Datenschutz bieten sich Vorteile: Eine individuelle Rechteverteilung gewährleistet sicheren Zugang zur Personalakte und schützt vor unberechtigten Zugriffen. Zudem lassen sich die Regelungen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zu Datenzugriff (GoBD) und Aufbewahrungspflichten automatisch einhalten, ohne zusätzlichen Aufwand zu verursachen.

 

Die Regionalbus Leipzig GmbH hat wichtige Bereiche des Personalwesens, darunter Zeiterfassung und Personalabrechnung, digitalisiert.

Die Regionalbus Leipzig GmbH hat wichtige Bereiche des Personalwesens, darunter Zeiterfassung und Personalabrechnung, digitalisiert.


Sage Logo

Franklinstraße 61-63
60486 Frankfurt am Main

Tel. +49 341 48 440-3010
E-Mail. info@sage.de
Web. www.sage.com/kommunen

Mehr von
Sage GmbH


13. August 2020


1 Stern2 Sterne3 Sterne4 Sterne5 Sterne

(5,00 bei 1 Person/en)

Das könnte Sie auch interessieren


Leitfaden „Die elektronische Rechnung in der öffentlichen Verwaltung“ gibt nützliche Tipps und Hinweise Anzeige

Wenn die Rechnung digital kommt…

Die Digitalisierung hält immer weiter Einzug – auch in die Rathäuser und öffentlichen Einrichtungen. Praktische Umsetzungsempfehlungen soll hierbei der Leitfaden „Die elektronische Rechnung in der öffentlichen Verwaltung“ der Münchner... mehr lesen

Die ID wird digital Anzeige

Die Revolution auf dem Schreibtisch

Unser Alltag ist zunehmend durch technische Innovationen und digitale Funktionen bestimmt, die unserer Leben erleichtern. Der digitale Fortschritt und die damit einhergehenden Vereinfachungen müssen jedoch keineswegs bei Verwaltungs- und... mehr lesen

Anzeige

„e“ wie elektronisch

Einen Begriff googeln. Ein YouTube-Video anschauen, Whats App-News senden... Längst ist der Alltag digital. Auch in der Verwaltung hat das neue Zeitalter begonnen:
Im „e“ liegt die Zukunft der... mehr lesen