Die öffentliche Verwaltung treibt den Abschied vom Papier voran: Ab Ende November 2020 werden die öffentlichen Auftraggeber des Bundes, aber auch einzelner Länder Rechnungen ausschließlich in elektronischer Form akzeptieren. Die E-Rechnungen müssen zudem den Vorgaben der EU-Richtlinie 2014/55 entsprechen.
E-Rechnungen auf Knopfdruck
So genügen sie den ab November gültigen Vorgaben der öffentlichen Auftraggeber des Bundes
Die öffentliche Verwaltung treibt den Abschied vom Papier voran: Von Ende November 2020 an akzeptieren die öffentlichen Auftraggeber des Bundes, aber auch einzelner Länder Rechnungen ausschließlich in elektronischer Form. Die E-Rechnungen müssen zudem den Vorgaben der EU-Richtlinie 2014/55 entsprechen. Das bedeutet, sie müssen den Rechnungsinhalt in Form von strukturierten Datensätzen enthalten, sodass sie elektronisch versendet und automatisch weiterverarbeitet werden können.
Nicht mehr akzeptiert werden ab dem Stichtag 27. November 2020 – neben Papierrechnungen – elektronisch übermittelte Rechnungen, die diese Anforderungen nicht erfüllen, wie beispielsweise einfache PDF-Dateien oder Bildformate wie TIF oder JPG. Wer in einer Geschäftsbeziehung mit öffentlichen Auftraggebern steht, muss dann also E-Rechnungen in einem akzeptierten Format erstellen, diese elektronisch an den jeweiligen öffentlichen Auftraggeber übermitteln und dafür dessen präferierten Zustellkanal verwenden.
Damit ihre Anwender der gesetzlichen Verpflichtung unkompliziert nachkommen können, aktualisiert die DATEV eG ihre Software und bietet vielfältige Unterstützungslösungen. So lassen sich im Herbst 2020 in allen rechnungsschreibenden DATEV-Programmen Rechnungen in den Formaten XRechnung und ZUGFeRD 2.1 erstellen, die beide der europäischen Norm (EN 16931) entsprechen.
Für die beim Nutzer vor Ort installierten On-Premises-Programme wird das Update im September 2020 verfügbar sein. In der neuen Programmversion erstellt der Anwender die Rechnung wie gewohnt und kann sie dann per Knopfdruck als E-Rechnung elektronisch an die jeweilige Behörde übermitteln.
Papierrechnungen gehören langfristig betrachtet der Vergangenheit an.
Neues Zusatzmodul Rechnungsschreibung
Den Kunden, die ihre Rechnungen in der Vergangenheit zum Teil über Office-Lösungen erstellt haben und für die eine elektronische Auftragsverwaltung zu umfangreich ist, bietet das Unternehmen ebenfalls im Herbst gesonderte Unterstützung mit dem neuen Zusatzmodul Rechnungsschreibung. Dabei handelt es sich um eine einfache Rechnungsschreibungslösung, die neben der Ausgabe im richtigen E-Rechnungsformat auch die Ausgabe der Rechnungen vor Ort über einen lokalen Drucker sowie die Archivierung in der Dokumentenablage oder im Dokumenten-Managementsystem ermöglicht. Auf Basis der vorliegenden Rechnungsarten lassen sich darin Artikelnummern und Preise anlegen. Jeder Rechnungsart kann dabei ein eigenes Auswertungslayout zugeordnet werden.
Das Modul Rechnungsschreibung erfüllt automatisch die Vorgaben für elektronische Rechnungen an die öffentliche Verwaltung und unterstützt die Rechnungserstellung in den Formaten XRechnung und ZUGFeRD 2.1. Außerdem bietet es eine Übersicht der erfassten und der ausgegebenen Rechnungen, die auch den Status der per E-Rechnung übermittelten Rechnungen enthält. Die der Rechnung zugrundeliegenden Umsätze (oder bei Stornierungen von Rechnungen die Stornobuchungen des Umsatzes) werden über die integrierte Schnittstelle direkt automatisch an die Finanzbuchführung übergeben und dort verarbeitet.
In vielen Bereichen, so auch in der Buchführung hält die Digitalisierung zunehmend Einzug.
Komfortabler Rechnungsaustausch mit SmartTransfer
Eine weitere komfortable Alternative – sowohl für die Erstellung als auch für den Empfang elektronischer Rechnungen – bietet die Portallösung „DATEV SmartTransfer“ des Herstellers. Länder und Kommunen, aber auch deren Lieferanten können damit ihren kompletten elektronischen Rechnungsaustausch gesetzeskonform abwickeln, ohne selbst Systemanpassungen vorzunehmen oder vorhandene Arbeitsweisen ändern zu müssen. Schließlich sind auch sie auf Basis der EU-Richtlinie 2014/55 inzwischen verpflichtet, Eingangsrechnungen in elektronischer Form zu akzeptieren.
Obwohl diese Verpflichtung flächendeckend greift, gelten je nach Bundesland unterschiedliche Vorgaben bezüglich rechtlicher sowie technischer Ausgestaltung.
Für Lieferanten der öffentlichen Verwaltung macht das die Situation unübersichtlich, insbesondere, wenn sie Behörden mehrerer Länder zu ihren Kunden zählen. Die Portallösung schafft hier Abhilfe, da sie nicht nur als zentrales Eingangspostfach für die Verwaltung dient, sondern vor allem auch von den Lieferanten genutzt werden kann, um Rechnungen im jeweils richtigen Format zu übermitteln.
Dabei ist SmartTransfer Teil des umfassenden TRAFFIQX-Netzwerks. Die Portale dieses Verbunds stellen Nutzern aus Wirtschaft und Verwaltung einen übergreifenden Post-Ein- und -Ausgang zur Verfügung, der mehr als 350 Formate verarbeiten kann. Darunter finden sich alle branchenüblichen Standards (zum Beispiel EDI, Edifact, VDA) sowie staatliche E-Rechnungsformate wie die XRechnung.
Einige Bundesländer haben nach dem Vorbild des Bundes ebenfalls zentrale Portale aufgesetzt, um elektronische Rechnungen entgegenzunehmen. Zu beachten ist dabei aber, dass die Länder teilweise noch ergänzende Anforderungen an die Rechnungsinhalte stellen oder Besonderheiten bei den technischen Übertragungskanälen etabliert haben. Über den SmartTransfer lässt sich auch hier der Austausch ohne Aufwand optimal gestalten.
Eingangsdaten konvertiert das System automatisch ins eigene bevorzugte Format. Ebenso werden die Ausgangsdokumente dem Empfänger im von ihm präferierten Format zugestellt. Neben Empfang und Versand vereinfacht SmartTransfer außerdem die Bearbeitung der elektronischen Dokumente. Dafür sorgen hinterlegte Eingangs-Prüf- und Freigabeprozesse inklusive einer lückenlosen Dokumentation der einzelnen Bearbeitungsschritte.
Darüber hinaus lassen sich die bei den Anwendern eingesetzten Haushalts- beziehungsweise Buchführungssystemen und eigenen Archivierungslösungen anbinden.
