Hybrid-Konferenz zwischen Mitarbeitern der Stadtverwaltung Mannheim und internen und externen Gesprächspartnern, wahlweise im Besprechungsraum, im Büro oder im Homeoffice.

30. November 2020

Mannheim zeigt Bürgernähe im Netz

Digitalisierung fördert während der Corona-Pandemie neue Verwaltungsangebote

Die Corona-Pandemie führt zu erheblichen Veränderungen in der Arbeitswelt. Rund 1000 Mitarbeiter der Stadt Mannheim arbeiten derzeit im Homeoffice und flexibel – zum Teil auch außerhalb von bekannten Öffnungszeiten einer Verwaltung. Der Digitalisierungsgrad der Stadtverwaltung ist hoch: Ortsunabhängige, flexible Arbeitsformen werden unterstützt und damit Herausforderungen in der Krise gut und schnell bewältigt.

Immer mehr Dienstleistungen und Angebote müssen aufgrund der Kontaktbeschränkungen digital angeboten werden. Die Stadt Mannheim profitiert bei der Umstellung auf die neue Situation dabei von ihrem hohen Digitalisierungsgrad. „Die aktuelle Lage stellt die gesamte IT vor besondere Herausforderungen. Gerade jetzt ist es wichtig, dass alle lösungsorientiert zusammenarbeiten. In Mannheim gelingt das, und damit erleben wir hier gerade ein gelungenes Change-Management. Diese Erfahrungen werden vermutlich lange nachwirken und unseren Blick auf die Arbeitswelt, die Infrastruktur und die Anerkennung einer funktionierenden, gelebten zentralen IT grundsätzlich verändern“, betont Oberbürgermeister Dr. Peter Kurz.

Online-Leistungen erweitert

„Wir konnten sehr schnell und flexibel auf die neuen IT-Anforderungen reagieren, da wir auf bestehende digitale Strukturen aufsetzen und diese erweitern. So konnten wir zügig ein stimmiges Gesamtpaket an mobilen Unterstützungen bereitstellen, was auch sehr gut angenommen wird“, berichtet Christian Specht, Erster Bürgermeister und zuständiger IT-Dezernent. „Unsere Online-Leistungen für die Bürger haben wir nochmals übersichtlich geordnet und in den Blickpunkt gerückt. Derzeit stehen über 100 digitale Antragsmöglichkeiten unter www.mannheim.de im Bürgerportal online zur Verfügung.“

Besonders durch die Corona-Pandemie hat sich die Digitalisierung im Homeoffice beschleunigt.

Hoher Digitalisierungsgrad der Stadtverwaltung

Das digitale Angebot wird rege genutzt: 5559 Bewohnerparkausweise und über 2100 Urkunden, die seit 7. Oktober 2019 online bestellt und bezahlt wurden, belegen das. Darüber hinaus haben 5600 Familien den Familienpass online beantragt und sich so Wege- und Wartezeiten gespart. In den vergangenen Wochen wurden 1000 Mitarbeiter vom Heimarbeitsplatz mit dem städtischen Netzwerk zu verbunden. Sie können die gleichen Funktionalitäten wie am Standardarbeitsplatz nutzen, was kontinuierlich ausgebaut wird. Die Homeoffice-Lösung kann für bis zu 5000 Mitarbeiter nutzbar gemacht werden.

Die Bandbreite der Internetzugangskanäle wurde verdoppelt. Außerdem wurde allen Mitarbeitern eine Kommunikationslösung für Videokonferenzen zur Verfügung gestellt. Dazu wurde die Zahl parallel verfügbarer Telefonverbindungen um ein Drittel, auf 600 erhöht. Gleichzeitig wurden mehrere Corona-Hotlines eingerichtet. Auf allen städtischen Smartphones wurden zudem die Möglichkeiten zur Nutzung verschiedener, sicherer Messaging-Dienste wie zum Beispiel „Signal“ geschaffen.

Langfristige Strategie entwickeln

„Die Erfahrungen, die wir gerade machen, werden unsere strategischen Überlegungen beeinflussen. Das Verständnis, dass wir alle von den neuen digitalen Möglichkeiten in ganz unterschiedlichen Bereichen profitieren können, hat sehr zugenommen. Das ist vor dem Hintergrund einer so schwerwiegenden Herausforderung auch eine große Chance“, erklärt der Oberbürgermeister.

Die IT der Stadt Mannheim wird deshalb weitere potenzielle Krisenszenarien, wie zum Beispiel lokale Stromausfälle, in den Fokus nehmen, um darauf gut vorbereitet sein zu können.

Aktuell sind aber auch für Mannheim die Folgen einer großen Nachfrage an Hardware, wie Mobiltelefone, PC oder Notebooks bei gleichzeitigem Rückgang der Produktion in China und unterbrochenen Logistikketten und den damit verbundenen Abhängigkeiten, deutlich spürbar, woraus Veränderungen für die Zukunft abzuleiten sind. So soll sukzessive eine noch größere Anzahl an Notebooks eingesetzt werden, da sie flexibler, ortsunabhängiger und kompakter eingesetzt werden können als herkömmliche PCs. „Mit solchen Veränderungen sollen mittel- bis langfristig Kommunikations- und Handlungsfähigkeit von Verwaltung und Gesellschaft sichergestellt und weiter gesteigert werden. Das zahlt auf das Ziel eines resilienten, kommunalen Gemeinwesens ein“, erklärt der Oberbürgermeister.