Mit Diktiergeräten wie dem Philips PocketMemo DPM8100 ist Flexibilität im Außendienst dank mobiler Diktataufzeichnung und Versendung zur Abschrift oder Spracherkennung möglich.

4. Februar 2021 – Anzeige

Sprechen ersetzt das Tippen

Flexible Spracherkennungssoftware erleichtert Arbeitsgänge und Dokumentationen

Eigentlich müsste man sich schnell was notieren oder von unterwegs eine Mail schreiben – aber es geht nicht, weil man im wahrsten Sinne des Wortes bereits alle Hände voll hat. Immer mehr Menschen greifen in diesen Situationen zu den Diktiermöglichkeiten der modernen Smartphones. Häufig scheitern diese Programme jedoch an Fachausdrücken oder Eigennamen.

Seit 2002 ist die 4voice AG Lösungsanbieter für intelligente Sprachtechnologie-Anwendungen. Sie optimiert und ermöglicht Arbeitsprozesse wie Diktatmanagement, Befund- oder Vertragsdokumentation sowie Dateneingabe bei Handsfree-Tätigkeiten. Mittlerweile betreut das Unternehmen rund 35.500 Nutzer im Bereich der digitalen Sprachverarbeitung.

Umfassende Kundenbetreuung

Jeder Fachbetrieb und jeder kommunale Fachbereich hat seine eigenen Anforderungen an Spracherkennung. Deshalb steht für das Unternehmen die Kundenbetreuung an erster Stelle. Im Rahmen einer umfassenden Beratung wird die jeweilige IT-Infrastruktur genau analysiert, um eine bedarfsgerechte Softwarelösung zu ermitteln. Allen Anwendern werden außerdem individuelle Schulungen ermöglicht, damit die Dokumentation mit Spracherkennung von Anfang an so zeitsparend und effektiv wie möglich ist. Neben einer fachgerechten Installation und persönlichem Support durch erfahrene Techniker bietet 4voice auch einen umfangreichen Vokabularservice. Das breite Spektrum an medizinischen und juristischen Fachwortschätzen kann anhand kundeneigener Dokumente weiter an den jeweiligen Fachjargon angepasst werden – für eine optimierte Erkennung auch spezifischer Fachausdrücke, Eigennamen oder Abkürzungen und damit eine produktive Nutzung von Beginn an.

Die Basis der Software bildet die Dragon-Spracherkennungstechnologie, die von 4voice mit eigenen Modulen erweitert wird. Besonders zeitsparend ist hier das Textbausteinmodul für häufig wiederkehrende Texte und Signaturen. Für ein übliches Bestätigungsschreiben reicht dann ein einziger kurzer Sprachbefehl. Auch diese Textbausteine werden in Zusammenarbeit mit den Kunden erstellt und den individuellen Bedürfnissen angepasst. Die Erkennungsgenauigkeit liegt bei 99 Prozent. Dieser hohe Erfolgsquotient ist dem Einsatz von KI (Künstlicher Intelligenz) und der angesagten Deep-Learning-Technologie zu verdanken. Aber auch die Nutzer selbst können die Software eigenständig laufend mit neuen Wörtern oder Abkürzungen erweitern.

Diktate und spracherkannte Texte können auch noch im Nachhinein bearbeitet werden – ganz so, wie es der individuelle Workflow verlangt.

Eine Welt von Möglichkeiten

Wer sich erst einmal an das Diktieren gewöhnt hat, wird es nicht mehr missen wollen. In fast allen Fällen verkürzt sich der Zeitaufwand radikal. Untersuchungen haben gezeigt, dass das normale Tippen drei Mal so viel Zeit kostet wie das Diktieren. Diktieren vereinfacht die Arbeit bei schwierigen geschäftlichen Papieren wie Gutachten, Formularen, Befunden oder Arztbriefen. Die Software ist außerdem äußerst flexibel einsetzbar und funktioniert nicht nur am stationären PC. Es gibt mobile Lösungen, damit auch die Mitarbeiter im Außendienst ihre Berichte unterwegs erledigen können. Mitarbeiter müssen sich keine Notizen für ihre späteren Berichte machen – sie können noch vor Ort alles fertig und „druckreif“ dokumentieren. Diese Möglichkeit kann beispielsweise für Polizeibeamte und für alle anderen, die an Einsatzorte gerufen werden, eine enorme Erleichterung sein. Trotzdem kann es wichtig sein, dass Dokumente vor der Freigabe noch einmal auf ihre Richtigkeit überprüft werden. Die Software enthält deshalb eine Reihe von Filtermöglichkeiten. Die diktierten Dokumente können beispielsweise nach Namen oder Dringlichkeit sortiert werden. Mitarbeiter, die wichtige Dokumente überprüfen, erhalten neben der druckfähigen Datei auch die Audio-Datei, damit die Nachbearbeitung oder Formatierung so unproblematisch wie möglich durchführbar ist.

Nach dem Motto „Durch Sprache Zeichen setzen…“ bietet 4voice allen Interessenten eine völlig neue Welt von Möglichkeiten. Vorstand und Gründer Kurt Martin: „Wir nutzen die Software selbst in unserem gesamten Tätigkeitsspektrum. Von der Angebotserstellung bis zur Dokumentation unserer Gespräche auf Messen, wo wir dann direkt ins iPhone diktieren. Uns ist der persönliche Austausch mit Kunden sehr wichtig. Dadurch können wir die Kunden bei der Optimierung ihres individuellen Workflows unterstützen. Das ist letztendlich die Basis für die erfolgreiche Weiterentwicklung unserer Lösungen.“