Lauter in Sachsen und das höher gelegene Bernsbach (rechts oben) bilden seit 2013 gemeinsam eine Stadt: Damit aus diesen zwei Kommunen eine werden konnte, war ein struktureller Wandel unabdingbar. Das galt nicht nur im Leben der Einwohner oder in den Köpfen der Menschen, sondern auch in Form von zwei verschiedenen Verwaltungswelten, die verknüpft werden mussten.

In die Fusion mit modernen Verwaltungsprozessen

Beim Zusammenwachsen vereinheitlichten die Orte Lauter und Bernsbach erfolgreich ihre beiden Verwaltungssysteme

Wenn zwei Kommunen zu einer Stadt zusammenwachsen sollen, ist das nicht nur ein kultureller oder gesellschaftlicher Prozess. Auch in der Verwaltung treffen separate Systeme aufeinander. Die zusammen knapp 9.000 Einwohner zählenden Gemeinden Lauter und Bernsbach im Erzgebirgskreis wurden zur Stadt Lauter-Bernsbach – auch in Form einer gemeinsamen digitalisierten Administration.

Damit aus zwei Kommunen eine wird, ist ein struktureller Wandel unabdingbar. Das gilt nicht nur im Leben der Einwohner oder in den Köpfen der Menschen, sondern auch in Form von zwei völlig verschiedenen Verwaltungen, die verknüpft werden. Neben der verfahrensmäßigen Ebene ist dabei auch die technische Umsetzung herausfordernd: Daten vom einen Standort in den anderen bringen? Bestehende Stammdaten erfolgreich überführen? Für die Zukunft und die zunehmende Digitalisierung angemessen gerüstet sein? Händische Übertragung ist aufwendig und mühevoll – zudem anfällig für Fehler. Die Gemeinden mussten sich eben diesem Wagnis stellen: Wie lässt sich die gemeinsame Verwaltung sowohl sinnvoll als auch zweckmäßig gestalten und technisch ausstatten?

Herausforderungen beim Start

Drei Herausforderungen stellten sich für die Stadt Lauter-Bernsbach nach der Vereinigung 2013: eine völlig neue Stadt, Personaländerungen in der Finanzverwaltung und der Wechsel von der kameralen Haushaltsführung in die Doppik. Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, suchte die Kommune nach zeitgerechten Software-Lösungen. Vier Jahre dauerte die Suche nach einem passenden Dienstleister. Mitte 2017 wurden der Wechsel beschlossen und eine Kooperation mit der Datev eG begonnen. Für einen geplanten Vollumstieg zum Jahr 2018 bedeutete das eine ambitionierte zeitliche Planung. Die Entscheidung für das gezielt auf Kommunen zugeschnittene Softwarepaket des Anbieters hat sich dabei laut Bürgermeister Thomas Kunzmann als richtig erwiesen: „Der Umstieg war eine gute Entscheidung“, urteilt er im Rückblick. Allerdings sei die Wahl keine einfache gewesen – denn die Ansprüche waren hoch.

Bei der Auswahl eines Software-Systems für die Stadtverwaltung kommt es auf mehrere unterschiedliche Aspekte an: Rechtsaktualität und klare Übersichtlichkeit sind essenziell. Gerade bei der Zusammenführung zweier Gemeinden, die vorher separate Systeme hatten, ist bei der Integration zudem elementar, dass die Buchführung ein für jeden Beteiligten transparenter Prozess ist. Dies gilt für die Darstellung auf dem Rechner sowie die Übertragung und Verfügbarkeit von Daten an verschiedenen Standorten. Juristische Fragen benötigen einen allzeitbereiten Support und Kundenservice.

Einen Knackpunkt bei der Umstellung stellte der Übergang vom alten System ins neue dar. Die Mitarbeiter mussten hier parallel zum Tagesgeschäft die Bestandsdaten sichern und eine Kompatibilität bei der Übertragung gewährleisten. Der Umstellungsprozess wurde durch die Projektmitarbeiter des IT-Unternehmens umfänglich und professionell begleitet. Ebenso wichtig war dem Bürgermeister die Einbeziehung der eigenen Mitarbeiter. Ihre Anmerkungen wurden von Anfang an in den Entwicklungsprozess einbezogen. Der saubere und vollständige Import der Bestandsdaten aus dem alten System, ein intensiver fachlicher Austausch und das Ziel, die Anforderungen der Gemeinde zügig zu adaptieren, bildeten die Grundpfeiler für die Kooperation.

Das etwas kleinere Bernsbach im sächsischen Erzgebirgskreis auf etwa 580 Metern Höhe liegt etwa 100 Meter höher als der Ort Lauter.

Modernisierung zahlt sich aus

Im Ergebnis profitiert die Finanzverwaltung von Lauter-Bernsbach enorm von der Einführung des neuen Systems. Die Ausführung von Buchungen ist vereinfacht worden, funktioniert nun übersichtlicher, und auch Mitarbeiter außerhalb der Kämmerei können ihre Budgets im System jederzeit überprüfen. Haushaltsplanung und Veranlagung der Steuern verlaufen mit der neuen Software reibungslos. Alle Buchungsprozesse und Mittelplanungen der Stadt werden nun zentral über das IT-System verwaltet.

Insgesamt handelt es sich dabei um 28 Budgets der verschiedenen Fachämter. Vorrangig wird das Programm zur Finanzüberwachung und als Nachweis der Mittelverwendung genutzt. Dabei erweist sich die anwenderfreundliche und intuitive Benutzung als besonders nützlich. Im nächsten Schritt möchte die Finanzverwaltung eine dezentrale und individuelle Haushaltsplanung jedes Einzelbudgets umsetzen. Ebenso wurde das Berichtswesen optimiert und erspart so das händische Übertragen von Daten. Technische Schwierigkeiten reduzierten sich auf ein Minimum. Im Falle eines Falles helfe nahezu sofortiger Support und sichere auch diese Ausnahmesituationen ab, freut man sich in der Verwaltung. Auch in Bezug auf Jahresabschlüsse und die digitale Erfassung von Belegen seien mit dem System die Weichen optimal gestellt.

Das Beispiel der Stadt Lauter-Bernsbach zeigt, dass technische Neuerung und Digitalisierung enormes Potenzial für die öffentliche Verwaltung bieten. Gerade bei einer zunehmenden Zentralisierung von Datenbeständen, werden effektive Systeme für die Verwaltung unabdingbar. Die IT-Lösungen müssen sich an die jeweiligen Gegebenheiten anpassen können, was nur über einen erstklassigen Kundenservice und rasche Reaktionszeit funktioniert. Trotz der Strapazen sei der Weg in die Digitalisierung lohnenswert, meint der Bürgermeister. Seit der Einführung der neuen Software seien in Lauter-Bernsbach die Effektivität, Motivation und Nutzerfreundlichkeit deutlich gestiegen.

Bürgermeister Thomas Kunzmann und sein Team hatten auch verwaltungstechnisch die aufwändige Aufgabe, die Orte Lauter und Bernsbach zusammenzuführen.