Die osthessischen Gemeinden Bad Salzschlirf (Ort im Hintergrund), Großenlüder und Hosenfeld arbeiten im Verbund zusammen und nutzen derzeit gemeinsam effiziente digitale Prozesse.

Die osthessischen Gemeinden Bad Salzschlirf (Ort im Hintergrund), Großenlüder und Hosenfeld arbeiten im Verbund zusammen und nutzen derzeit gemeinsam effiziente digitale Prozesse.

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Drei Nachbargemeinden, eine digitale Verwaltung

Bad Salzschlirf, Großenlüder und Hosenfeld praktizieren das moderne Finanzwesen als Kooperationsmodell

Das Beispiel der Kommunen Bad Salzschlirf, Großenlüder und Hosenfeld aus dem osthessischen Landkreis Fulda, zeigt eindrucksvoll, wie weit interkommunale Zusammenarbeit gehen kann. Im Verbund haben sie das Finanzwesen ihrer Verwaltung modernisiert und nutzen heute gemeinsam effiziente digitale Prozesse.

Zusammen zählen die Drei rund 17.000 Einwohner. Gemeinsam  profitieren sie nun von einem schlanken, effizienten Finanzwesen inklusive einer Haushaltsplanung gemäß der spezifischen Vorgaben des Länderkontenrahmens Hessen. Die Abrechnung der kommunalen Abgaben erfolgt auf Basis durchgängig digitaler Abläufe und mit einem Höchstmaß an Transparenz. Das Einführungsprojekt setzten die Kommunen im Rahmen einer sogenannten Interkommunalen Zusammenarbeit (IKZ) um. Mit diesem Konstrukt hatten sie schon zuvor gute Erfahrungen gemacht.

Bereits 2005 hatte sich eine vergleichbare Projektgruppe beim Umstieg auf die Doppik bewährt. Außerdem arbeiten sie in Bereichen wie Gruppenkläranlage, Wasser und Feuerwehr seit Jahren eng zusammen.

Unterstützt wurde das Team aus den drei Gemeinden bei der Einführung federführend von den Spezialisten der Datev, deren Anwendungspaket Datev kommunal dort heute eingesetzt wird, und dem Beratungsunternehmen Synergie kommunal.

Über die Software nehmen die Kommunen ihre Budgetierung, Mittelbewirtschaftung und Haushaltssteuerung vor. Das System stellt zudem ein Web-basiertes Werkzeug für einen einfachen dezentralen Planungsprozess bereit, das alle Prozessschritte medienbruchfrei abbildet. Darüber hinaus lassen sich Anwendungen für die Kosten- und Leistungsrechnung, die Anlagenbuchführung und die Veranlagung kommunaler Abgaben wie Steuern, Gebühren und Beiträge anbinden.

 

„Software as a Service“ (SaaS) von der DATEV eG nutzen Kanzleien und deren mittelständische Mandanten bereits seit Jahrzehnten. Heutzutage können deren Mitarbeiter ihre Büro-Anwendungen im firmeneigenen Rechenzentrum betreiben lassen und als ASP-Service nutzen. Darüber hinaus beinhaltet DATEV-asp Dienstleistungen von der Bereitstellung der Server und des Betriebssystems bis hin zum Management der IT-Infrastruktur. Kunden können ihre Programme auch von System-Partnern betreiben lassen, die eigene ASP-Lösungen bei der DATEV anbieten.

„Software as a Service“ (SaaS) von der DATEV eG nutzen Kanzleien und deren mittelständische Mandanten bereits seit Jahrzehnten. Heutzutage können deren Mitarbeiter ihre Büro-Anwendungen im firmeneigenen Rechenzentrum betreiben lassen und als ASP-Service nutzen. Darüber hinaus beinhaltet DATEV-asp Dienstleistungen von der Bereitstellung der Server und des Betriebssystems bis hin zum Management der IT-Infrastruktur. Kunden können ihre Programme auch von System-Partnern betreiben lassen, die eigene ASP-Lösungen bei der DATEV anbieten.

Software aus der Datenleitung

Wie immer mehr Städte, Gemeinden und öffentliche Einrichtungen nutzen die drei hessischen Kommunen die Programme im sogenannten Application Service Providing (ASP). Das bedeutet konkret, dass die Software vom System- und Lösungspartner Teledata IT-Lösungen GmbH auf Servern im hochsicheren Nürnberger Rechenzentrum der Datev betrieben wird. Im Komplettpaket erbringt er Dienstleistungen von der Bereitstellung der Server und des Betriebssystems bis hin zum Management der IT-Infrastruktur. Dazu gehören die Wartung und Administration der Server genauso wie das Einspielen der Software-Updates und die Datensicherung.

Die PCs in den Kommunen speichern auf ihren lokalen Laufwerken weder Anwendungen noch Daten – diese befinden sich auf Servern im Rechenzentrum. Via Datenleitung greifen die Anwender darauf zu. Bei der abgesicherten Datenübertragung werden nur die Bildschirminhalte, die Mausklicks und Tastatureingaben übertragen, so dass die Datenvolumina klein bleiben.

Diese Form der Softwarenutzung hat für Bad Salzschlirf, Großenlüder und Hosenfeld einen großen Vorteil: Sie gibt eine übersichtliche, kalkulierbare Kostenstruktur vor und verhindert unvorhergesehene Zusatzaufwendungen. Ist es beim Softwarebetrieb im eigenen Haus möglich, dass etwa ein Hardware-Defekt oder Systemausfälle außerplanmäßige Ausgaben verursachen, sind sie als ASP-Anwender davor gefeit. Da die Vergütung für den Fremdbetrieb der Programme in Form einer monatlichen Pauschale berechnet wird, ist der Aufwand sehr gut planbar. Zudem sparen sich die drei Kommunen die Kosten einer eigenen DV-Infrastruktur für das System – vom Server bis zu den Leitungen sowie die Arbeits- und Ausbildungszeiten für die IT-Administration.

 

Die drei Gemeinden Bad Salzschlirf, Großenlüder und Hosenfeld liegen im osthessischen Landkreis Fulda.

Die drei Gemeinden Bad Salzschlirf, Großenlüder und Hosenfeld liegen im osthessischen Landkreis Fulda.

Zentrale Datenhaltung und durchgängige Prozesse

Neben den Kernanwendungen für das Finanzwesen haben die drei Gemeinden die Software-Umstellung auch genutzt, um prozessuale Abläufe in angrenzenden Bereichen weiter zu optimieren. So profitieren sie heute von einer durchgängig elektronischen Rechnungsbearbeitung und einer zentralen Dokumentenablage, die ebenfalls von dem Anbieter eingerichtet wurde. In Kombination mit dem Modul Rechnungsfreigabe mit Mittelprüfung ergibt sich ein Prozessablauf, der auch mit dem Rechnungswesen verbunden ist.

Auf dieser Basis werden zuvor manuell durchgeführte Arbeits- und Prüfungsschritte heute revisionssicher digitalisiert durchgeführt. Dazu werden alle Dokumente im System zentral aufbewahrt und stehen zugriffsberechtigten Personen zur weiteren Bearbeitung jederzeit in der aktuellen Version zur Verfügung. Dies verringert Durchlaufzeiten, vermeidet Doppelarbeiten und beschleunigt die Suche nach Dokumenten erheblich.

Durch das zentrale digitale Archiv haben sich zudem Transparenz und Auskunftsfähigkeit sowohl intern wie auch im Kontakt mit Bürgern und Lieferanten erhöht. Weitere Vorteile ergeben sich aus dem Zusammenspiel der einzelnen Komponenten des Gesamtsystems. Beispielsweise kann im Anschluss an die Buchung im Programm ein Beleglink erzeugt werden, über den sich Buchung und Rechnung verknüpfen lassen. So werden die Rechnungen zentral elektronisch archiviert und lassen sich ganz einfach per Mausklick auffinden.


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27. September 2021


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