Der Digitalisierungsprozess von Rechnungsdaten führte in Heidelberg zu beachtlichen Zeit- und Kosteneinsparungen.
Vom Papier zum X-Format
Automatisierte Prozesse für Rechnungen in Heidelberg / Digitale Kommune wird effizient
Eine Flut von Rechnungen geht bei der Stadt Heidelberg ein, der Verwaltungsaufwand für die Bearbeitung ist enorm. Die konsequente Digitalisierung des gesamten Prozesses hat zu beachtlichen Zeit- und Kosteneinsparungen geführt. Aktuell vergehen vom digitalen Rechnungseingang bis zur Freigabe im Durchschnitt drei Arbeitstage. Mit dem Papierformat waren es zuvor fast drei Wochen.
In der zu Ende gehenden Legislaturperiode ist so viel wie noch nie zuvor in Deutschland zur Digitalisierung der Verwaltung unternommen worden. Einige Leistungen sind schon verfügbar, bei vielen heißt es jedoch immer noch „anstehen statt absenden“. Eine positive Nachricht kommt aus Heidelberg. Die Stadt am Neckar hat den Start in die digitale Verwaltung gemeistert. Die Prozesse zur Verarbeitung von Rechnungen sind auf das elektronische Format umgestellt worden.
Seit November 2020 ist auf kommunaler Ebene die elektronische Rechnung Pflicht. Darauf hatte man sich in Heidelberg bereits seit 2016 vorbereitet: Die Devise von Mike Wieske lautete „weg vom Papier”. Damit hat der Verantwortliche für den Bereich DV-Finanzwesen und Rechnungsangelegenheiten in der Kämmerei Heidelberg die digitale Transformation frühzeitig angestoßen.
In den Bundesländern sieht die digitale Transformation sehr unterschiedlich aus. Es gibt gravierende Defizite, wie der fünfte Monitor „Digitale Verwaltung” feststellt. Denn Digitalisierung heißt deutlich mehr als Formulare digital zur Verfügung zu stellen. Beispielsweise wird die Abrechnung vieler öffentlicher Aufträge ab 1000 Euro künftig nur noch im speziellen Format „XRechnung“ akzeptiert.
Das Onlinezugangsgesetz verpflichtet Bund, Länder und Gemeinden, bis Ende des Jahres 2022 „Verwaltungsleistungen auch elektronisch über Verwaltungsportale anzubieten“ und diese „miteinander zu einem Portalverbund zu verknüpfen“. Bis 2023 muss dies für die wichtigsten Leistungen sogar europaweit geschehen.
Heidelberg hat es schnell zum Pilotanwender der 1101 Gemeinden in Baden-Württemberg geschafft und den Weg zur Umsetzung der EU-Richtlinie 2014/55/EU geebnet, Rechnungen elektronisch zu bearbeiten. In Zusammenarbeit mit dem kommunalen Rechenzentrum Komm.One und dem Service-Anbieter Crossinx hat die Stadt am Neckar die Rechnungsprozesse digitalisiert.
Rathaus in Heidelberg: Seit November 2020 ist auf kommunaler Ebene die elektronische Rechnung Pflicht. Darauf hatte man sich in Heidelberg bereits seit 2016 vorbereitet
IT-Infrastrukturen: Bearbeitungsprozesse optimieren
Crossinx hat ein Netzwerk für den digitalen Dokumentenaustausch geschaffen, um Finanz- und Bestellprozesse zu digitalisieren sowie die Abwicklungskosten zu senken.
Ungezählte Rechnungen haben bisher in Heidelberg einen prüfenden Blick und die sorgfältige Verarbeitung mit anschließender Bezahlung verlangt und bekommen. Die Stadtverwaltung hat den gesamten Bearbeitungsprozess von Rechnungen erheblich optimiert und reibungslos in die bestehenden IT-Infrastrukturen integriert. Mit Hilfe des Online-Tools x.collector ist der Rechnungseingang automatisiert worden. Der Freigabe-Workflow ist vereinheitlicht worden.
Was damals niemand absehen konnte, waren die plötzlichen Herausforderungen. Denn angesichts einer Pandemie zeigt sich der Vorteil, die Weichen in Richtung ortsunabhängiges Arbeiten zu stellen. Öffentliche Einrichtungen müssen schmerzlich erkennen, dass sich zahlreiche Verwaltungsprozesse noch nicht über Home-Office lösen lassen, und das führt zum ungewollten Stillstand wichtiger Prozesse.
Heidelberg am Neckar: Die ehemalige kurpfälzische Residenzstadt ist bekannt für ihre malerische Altstadt mit der Schlossruine sowie für ihre renommierte Universität, die älteste Hochschule auf dem Gebiet des heutigen Deutschlands. Sie zieht Wissenschaftler und Besucher aus aller Welt an.
Papierrechnung: langsam, umständlich und teuer
Der klassische Weg einer Papierrechnung an die Stadt sieht so aus: Der Brief geht in der zentralen Poststelle ein. Mitarbeiter sortieren die Post nach Ämtern oder Schulen und fahren sie zu den jeweiligen Sekretariaten. Dort werden sie nach Abteilungen sortiert und weitergeleitet. In den Abteilungen angekommen werden sie an die Sachbearbeiter verteilt und bearbeitet. Dann beginnt die Rückreise bis zur Kämmerei als letzter Freigabeinstanz. „Das ist viel zu langsam und ineffizient“, betont Wieske, „mein Ziel war es, nach Rechnungseingang die Bearbeitung am nächsten Tag sicherzustellen. Dazu brauchen wir Digitalisierung und Automatisierung.“
Das Rechenzentrum Komm.ONE hat die Stadt Heidelberg beim Pilotprojekt unterstützt. Dadurch profitieren die städtischen Mitarbeiter von Zeitressourcen, die sie ihren Kernaufgaben widmen können – und die Stadtkasse profitiert von schnelleren Buchungen und kann sogar Skonto-Vorteile nutzen.
Häufig wird unterschätzt, wie viel Platz Akten in Papierform in Räumen einnehmen. Oft müssen dafür ganze Lager angemietet werden, um alles Wichtige aufbewahren zu können. Das Platzproblem verschwindet bei digitalisierten Daten nahezu völlig.
Elektronisch: Vielfalt der Formate als Herausforderung
Zusätzlich zur Papierform kam bereits 2016 in der Stadtverwaltung Heidelberg ein großer Prozentsatz der eingehenden Rechnungen in elektronischer Form an. Doch erst durch den Einsatz der x.collector-Lösung können diese Rechnungen in ihren unterschiedlichen Formaten unkompliziert elektronisch angenommen werden. Vorbei sind die Zeiten manueller Vorarbeit. Sämtliche Rechnungen landen automatisiert direkt im SAP-basierenden ERP-System und im Workflow-Prozess zur weiteren Bearbeitung durch die Kämmerei.
Bis zum Erreichen des Ziels ist es noch eine Strecke Weg, und die Mitarbeiter wollen mitgenommen werden. Viele von ihnen – vor allem die der Generation 50plus – stünden der Digitalisierung eher skeptisch gegenüber, so Wieskes Erfahrung. Hier braucht es viel Aufklärungsarbeit und ansteckende Begeisterung, denn der Wandel verändert Arbeitsinhalte und Verantwortlichkeiten. „Heute haben wir etwa 300 Fachkräfte, die Rechnungsfreigaben im System erteilen, nach der Umstellung werden es über 1200 sein“, erläutert er.
