Anstatt viel Papierkram ausfüllen zu müssen, lassen sich Schadensmeldungen ganz unkompliziert mit der App „EineStadt“ an die zuständigen Stellen verschicken.

Die Zettelwirtschaft ist beendet

App sorgt für Ordnung in der Kommunalverwaltung

Die Aufgaben in einer Kommunalverwaltung sind heutzutage immer noch oft mit zu viel Papierkram verbunden. Die App „EineStadt“ will dieser Zettelwirtschaft nun endlich entgegenwirken. Egal, ob Baumkontrolle, Schacht- und Hydrantenwartung, Inventarisierung der Straßenbeleuchtung, Mülleimer oder Hundetoiletten – die App erledigt alles digital und sorgt für den perfekten Überblick.

Zahlreiche  Kommunen arbeiten inzwischen mit dem System. Die Stadt Schwabmünchen gehört dazu und weitet den Fächer der Anwendungen laufend auf weitere Bereiche aus. Die Idee zur App entstand 2016 und ist zwei Gründern und ihrem Team zu verdanken. Inzwischen leiten sie von Augsburg aus erfolgreich ihr immer stärker werdendes Unternehmen „EineStadt“.

Die Anwendung der App ist dabei denkbar einfach. Jedes kontrollrelevante Objekt wird mit einem kleinen Chip ausgestattet. Berührt ein Kontrolleur diesen Chip mit seinem Tablet oder Smartphone, öffnet die App übersichtlich die Sachdaten des betreffenden Objekts. Mitarbeiter können dann neue Eigenschaften und Befunde eintragen, Probleme melden und anstehende Aufgaben direkt vergeben und verwalten. Fotos dokumentieren direkt vor Ort eventuelle Mängel.

Das System baut auf dem Prinzip der „Near Field Communication”. Dazu muss man das Smartphone nur nah genug an den speziellen NFC-Chip halten, um diesen auszulesen. So gut wie alle mobilen Geräte sind inzwischen mit der passenden NFC-Funktion ausgestattet; die Chips haben sich etabliert und sind daher auch großflächig kostengünstig einzusetzen. Die batterielosen NFC-Chips zeichnen sich außerdem durch ihre Outdoorbeständigkeit und ihre lange Lebensdauer aus. Im „EineStadt“-System wird jedes Objekt inklusive Lage und Höhe dank der Chips digital erfasst und auf der integrierten, digitalen Karte punktgenau geortet. Etwaige Mängel und Fehler an Objekten können vor Ort einfach per Spracheingabe oder mit einem Foto dokumentiert werden.

In der Stadt Schwabmünchen ist man von diesen Möglichkeiten begeistert. So sagt Thomas Bernert, leitender Grünamts-Mitarbeiter: „Dank der App hat die Zettelwirtschaft endlich ein Ende. Nun können wir all unsere täglichen Aufgaben viel effektiver erledigen.“

Werden an Schächten Reinigungen oder Reparaturen vorgenommen, lassen sich diese problemlos mit der App dokumentieren.

Eine App auch für die Gebäudeverwaltung

Wie vielfältig die Möglichkeiten sind, zeigt das Beispiel Schwabmünchen. Im Frühjahr 2016 ging die erste Anwendung „Bäume” in Schwabmünchen in den Einsatz. Über die letzten Jahre wurde es auf Spielgeräte, Grünflächen, Hundetoiletten, Schultafeln und Brandschutzobjekte erweitert. Die Stadt Schwabmünchen und weitere Gemeinden machen es vor, zahlreiche weitere Verwaltungen und Unternehmen im Umkreis nutzen das System und haben schon Zehntausende von Objekten gechippt. Mittlerweile punktet die App zusätzlich mit einigen Spezialisierungen:

In der Gebäudeverwaltung sind Heizungen, Klimaanlagen, Lüftungen, Brandschutztüren, Feuermelder und viele weitere Objekte in öffentlichen Gebäuden mit NFC-Chips ausgestattet. Die Anwendung hilft nun in allen Bereichen des Objektmanagements. Ober- und Unterflurhydranten sowie Schieber, aber auch Schächte, SSK, Pumpwerke und zahlreiche weitere Objekte rund um Wasserwerk und Klärwerk werden ebenfalls mit Hilfe der App verwaltet. Aktuell ist eine weitere Spezialisierung der Anwendung auf „nicht-bechippbare Verwaltungsobjekte”. Dazu gehören Straßen, Gehölz-, Zier- und Mähflachen sowie Biotope. Die Straßen und Flächen sind als Punkte oder Flächen in der Karte eingezeichnet und können über einfaches Antippen geöffnet werden. Zusätzlich wird es ab dem Winter 2021/22 einen GPS-gestützten Winterdienst geben, der in derselben App funktioniert und die Verwaltung bei der Planung und Dokumentation ihrer Fahrten unterstützt.

Selbst Baumkontrollen lassen sich mit der App „EineStadt“ durchführen.

Die Vorteile auf einen Blick

Die Anwendung der App bringt viele praktische Vorteile mit sich:

• Anstehende Aufträge können über das System direkt vergeben werden – auch an externe Nutzer. Das Auslesen der Chips vor Ort stellt sicher, dass Mitarbeiter und Firmen am Objekt waren.
• Die Abläufe vereinfachen sich, dazu gehört auch die rechtliche Absicherung, die durch eine lückenlose Historie gegeben ist.
• Das integrierte Bürgermeldesystem hat sich in den Gemeinden, die „EineStadt” nutzen, etabliert: Fast täglich kommen Meldungen über defekte Straßenlaternen, volle Mülleimer oder beschädigte Spielgeräte über das System an der richtigen Stelle an.
• Berührungsängste mit der „neuen Technologie” sind nach Anwenderaussagen unbegründet.
• Das Einrichten ist mit jedem handelsüblichen Smartphone vor Ort möglich. Falls einige NFC-Chips schwierig zu erreichen sind, können die Mitarbeiter sie mit einem Smartphone an einem Teleskopstab trotzdem auslesen.
• Mit „EineStadt” ist eine dezentrale Verwaltung von anstehenden Aufgaben jederzeit von überall aus möglich. Die App unterstützt so auch das Home-Office.

Thomas Bernert bringt an einem neuen Spielgerät auf dem Spielplatz einen Ablese-Chip für zukünftige Spielplatzkontrollen an.