Durch das Auslagern von Druck- und Versanddienstleistungen lassen sich Kosten und Aufwand rund um die Geschäftspost deutlich reduzieren.
Geschäftspost komplett digital erledigen
Flexible Lösung für den Dokumentenversand
Selbst analoge Postsendungen komplett digital auf den Weg bringen – das können Kommunen und kommunale Unternehmen über den Service Geschäftspost Digital der DATEV. Statt einen Druckbefehl an einen Drucker im Büro auszulösen, die ausgedruckten Schreiben zu falten, zu kuvertieren und zur Post zu bringen, übermittelt der Nutzer seine Dokumente einfach an das Digital & Print Solution Center (DPSC) des Anbieters.
Neben dem Online-Druckservice beinhaltet das Angebot auch die automatische Kuvertierung und den portooptimierten Versand der Dokumente durch einen Transport- und Logistikpartner. Alternativ zur Übermittlung als Briefpost können die Inhalte aber auch in elektronischer Form an die gewünschten Empfänger zugestellt werden. Darüber hinaus lassen sich auch die zunehmend verbreiteten Formate „ZUGFeRD“ und „XRechnung“ abbilden. Dafür wird ein hybrider Dienstleistungsansatz im Output-Management verfolgt, bei dem sowohl physische als auch digitale Lösungen angeboten werden. Aufträge können auch in Kombination verarbeitet und den Empfängern jeweils in der bevorzugten Form zugestellt werden.
Einfach übermitteln statt selbst drucken
Unabhängig von der Versandart endet die eigene Tätigkeit in Verwaltung oder kommunalem Betrieb mit der Übermittlung der Dateien an das Softwarehaus, sodass sich Aufwand und Kosten rund um die Geschäftspost-Prozesse deutlich reduzieren lassen. Für die Nutzer bleibt der Workflow ohne Medienbruch vollkommen digital und sie müssen die gewohnte Anwendungsumgebung, in der sie ihre zu versendenden Dokumente erstellen, nicht verlassen.
Für die Übermittlung der Druck- und Versanddaten an das DPSC stehen sowohl eine webbasierte Anwendung als auch die Nutzung über einen lokal installierten Client zur Auswahl. In beiden Varianten haben die Anwender die Möglichkeit, Vorlagen, Beilagen, Nutzer-Profile und Auftragsfreigaben übersichtlich und bequem zu verwalten.
Sicherer und flexibler Dienstleister
Dabei können Auftraggeber laut Anbieter jederzeit sicher sein, dass ihre Daten im DATEV DPSC mit Standort in Deutschland gut aufgehoben sind und vertraulich behandelt werden. Die anfallenden Druck- und Versanddienste erledige der Dienstleister individuell, zuverlässig, kostengünstig und vor allem sicher, versichert der Anbieter. Dafür bildet das gesamte Areal des DPSC einen hermetisch abgeschlossenen Sicherheitsbereich und gewährleistet testierten Datenschutz von der Auftragsannahme bis zur Zugangskontrolle. Für das Qualitätsmanagement belegt das Zertifikat nach ISO 9001, dass international anerkannte Verarbeitungsstandards eine dauerhaft hochwertige Produktqualität gewährleisten.
Das Servicemanagement des DPSC ist nach ISO 20000 zertifiziert. Die Norm steht für transparente, kundenorientierte, wirtschaftliche und qualitätsorientierte Serviceerbringung. Darüber hinaus bescheinigt ein Zertifikat nach ISO 27001 dem Rechenzentrum sowie dem DPSC eine ganzheitliche, strukturierte und risikoorientierte Informations- und Datensicherheit.
Im Digital & Print Solution Center in Nürnberg produziert DATEV mit modernsten Drucksystemen Printerzeugnisse in Einzelblatt- und Endlosproduktion, auch in Vollfarbe. Dabei übernimmt das Unternehmen viele Druckaufträge von Auftraggebern, die besonderen Wert auf ein hohes Qualitäts- und Sicherheitsniveau legen.
Kontakt für Rückfragen und weitere Infos:
DATEV eG – Digital & Print Solution Center
Tel. 0800 3283826
digital-printsolutions@datev.de
www.datev.de/digital-printsolutions
