Werden alle Dokumente digitalisiert, können sie bei entsprechender Einordnung jederzeit abgerufen und auch gefunden werden.

Papierlos ist Trumpf

So behalten Controller bei Mittelprüfung und Rechnungsfreigabe den Überblick / Mit Konsequenz gelingt der Umstieg in den Ämtern

Aufgabe von Controllern und Planern ist es, das Geld in Kommune und kommunalem Betrieb fest im Blick zu haben: Ursprung und Zweck der Mittel müssen in der Haushaltsplanung dokumentiert werden, insbesondere wenn eine Nachweispflicht gegenüber den Gebern besteht. Aber auch ansonsten ist grundsätzlich darauf zu achten, dass sich Einnahmen und Ausgaben die Waage halten.

Es empfiehlt sich Investitionen oder Beschaffungen für jede Planungsperiode frühzeitig zu berücksichtigen. Deshalb sollten Controller auch unter dem Jahr jederzeit über den aktuellen Finanzstatus informiert sein und stets wissen, welche Ausgaben noch ausstehen.

Ebenso ist ein Überblick über laufende Projekte wichtig. In einer analogen Prozesswelt birgt dieses Aufgabenspektrum vom Antrag für eine Investition bis hin zum vollständigen Begutachten eines Vorgangs eine ganze Reihe von Herausforderungen. Dokumente und Wissen sind meist auf unterschiedliche Kollegen verteilt – oft auch über mehrere Standorte hinweg. Die Digitalisierung der verbundenen Prozesse schafft hier Abhilfe.

Weniger Papier, mehr Transparenz

Ein erster Schritt ist die Umstellung von Excel-Tabellen und Papierkalkulationen auf zentrale Informationen in der Haushaltsplanung. Wichtig ist dabei, die Prozesse transparent zu gestalten, auf den Prüfstand zu stellen und zu hinterfragen – immer mit der Prämisse, möglichst viele Informationen digital verfügbar zu haben.

Für die Beantragung von Mitteln aus jeweils individuell verantworteten Budgets ist beispielsweise eine Prüfung nötig, damit die benötigte Geldsumme im Budget als verplant gekennzeichnet werden kann. Dafür wird in der Regel innerhalb der Überwachung der Mittel ein Auftrag angelegt, mit dem sich auch im Nachgang evaluieren lässt, wofür das Geld ausgegeben wurde und ob der Lieferant sich an sein Angebot gehalten hat.

Diesen Prozess auf die digitale Stufe zu heben, birgt den Vorteil, dass alle Informationen jederzeit verfügbar und vollständig vorhanden sind. Am besten lässt sich das über ein Dokumenten-Management-System mit Verzahnung zum Planungs- und Überwachungsszenario bewerkstelligen. Dabei darf der Prozess nicht als Einbahnstraße definiert werden, sondern soll jeden Beteiligten auskunftsfähig machen. So kann jeder Mitarbeiter den Prozess digital anstoßen, alle relevanten Informationen zusammentragen und im Dokumenten-Management-System hinterlegen. Auf Basis dieser Unterlagen durchläuft jede Beauftragung dann einen Prüfprozess inklusive digitaler Unterschrift und individuellen Prozessschritten in ausschließlich digitalen Formularen.
Diese Prozessdigitalisierung hat auch Auswirkungen auf die Aufgabenverteilung und es entsteht ein anderes Bewusstsein und Verantwortungsgefühl für den Beschaffungsprozess. So ist der Kollege, der für die Vollständigkeit der Unterlagen verantwortlich ist, im Umkehrschluss auch jederzeit über den Auftragsstatus informiert.

Das Controlling kann bei Bedarf über die systeminternen Kommunikationsmöglichkeiten Rückfragen stellen, rückblickend Aufträge analysieren oder auch feststellen, wenn einzelne Arbeitsschritte noch ausstehen.

Die digitalen Freigabeschritte nach Rechnungseingang ermöglichen, dass alle Informationen jederzeit verfügbar und vollständig vorhanden sind.

Vorteile für alle Beteiligten

Auf diese Weise läuft der Bestellprozess mit maximaler Transparenz und minimalem Aufwand ab. Gleichzeitig ist er mit der Mittelprüfung synchronisiert, sodass diese bereits mit der Bestellung erfolgt und nicht erst, wenn die Rechnung eintrifft. Sind die Leistungen durchgeführt oder die Bestellungen geliefert und auch die dazugehörigen Rechnungen eingetroffen, sind alle Informationen bereits zentral vorhanden und einsehbar.

Damit ein solcher digitaler Prozess seine volle Effizienz entfaltet, sollte er konsequent durchgehalten werden. An den einzelnen Arbeitsplätzen in der Verwaltung oder im Betrieb empfiehlt es sich, grundsätzlich nicht mehr mit Papierrechnungen oder -anordnungen zu arbeiten. Die noch auf Papier hereinkommenden Rechnungen sollten idealerweise gleich beim Posteingang digitalisiert und im Dokumenten-Management-System abgelegt werden. Sämtliche Bearbeitungsschritte können dann digital passieren, bis hin zur Umsetzung in eine einzelne Rechnungsposition in der Buchhaltung. Die Prüfschritte erfolgen ebenfalls digital – ausschließlich im Zuständigkeitsbereich des Auslösers der Bestellung und zugeschnitten auf den damit verbundenen Auftrag. So kann es nicht mehr vorkommen, dass eine Rechnung ins Haus kommt, bei der die Zuordnung schwerfällt.

Von diesem Prozedere profitiert auch die Buchhaltung, da die Kontierung im Vorfeld bereits klar definiert ist. Sie wurde schließlich mit der Bestellung fixiert und so lässt sich die Rechnung nun umgehend begleichen, sodass auch Skonto-Vorteile realisiert werden können. Im Controlling gehören auch ein regelmäßiges Reporting sowie kurzfristige Analysen oder auch Umwidmungen von geplanten Budgets zum Aufgabenbereich. Im analogen Prozess ist dafür oft notwendig, Wissen aus der Organisation noch einmal aktiv abzufragen. Ähnelt sich etwa eine Bestellung oder wird eine identische Investition benötigt, ist das in jedem Einzelfall mit Rechercheaufwand verbunden.

Werden die Informationen dagegen an zentralem Ort digital vorgehalten, genügt eine einfache Abfrage über die Volltexterkennung und Konditionen, Ansprechpartner oder auch Verhandlungsgrundlagen aus vorherigen Aufträgen sind umgehend griffbereit. Im digitalen System ist also wertvolles Wissen konserviert, das sonst verloren gegangen wäre.

Prozessdigitalisierung hat auch Auswirkungen auf die Aufgabenverteilung und es entsteht ein anderes Bewusstsein und Verantwortungsgefühl für den Beschaffungsprozess.

Weitere Informationen und Ansprechpartner:

Alexander Mathiowetz
Tel. 0800 / 011 43 48