Lösungen aus der Cloud ermöglichen fast grenzenlose Flexibilität.

Die Zeichen stehen auf Cloud

Arbeitsteilung und Zusammenarbeit digital leicht gemacht

Die Digitalisierung verändert tradierte Abläufe. Digitale Datenflüsse, orts- wie zeitunabhängige Zugriffsmöglichkeiten und die Automatisierung von Teilprozessen machen ganz neue, effizientere Formen der Zusammenarbeit möglich. Kern dieser Entwicklung ist Software aus der Cloud. Auch Kommunen und kommunale Betriebe profitieren von deren Vorteilen in Sachen Flexibilität.

So ergänzt beispielsweise die DATEV eG ihre Anwendungen rund um das Finanzwesen im Public Sector sukzessive um innovative Cloud-Services, die durchgängige Datenströme und die digitale Kollaboration zwischen Verwaltung und kommunalen Betrieben oder mit ihren Lieferanten und eventuell weiteren Beteiligten optimieren. Auf diese Weise entsteht eine hervorragende Basis für eine bestmögliche Arbeitsteilung.

Mehr Flexibilität mit Cloud-Services

Ein gutes Beispiel dafür liefert der Bereich Haushaltsplanung. Beim dafür verfügbaren Programm der DATEV sorgt mit dem Zusatzmodul Webplanung ein Online-Planungstool für die performante und sichere Erfassung planungsrelevanter Informationen. Von wo aus die Mitarbeiter auf das Werkzeug zugreifen, spielt keine Rolle. Sie geben ihre Planwerte in einfache sowie intuitiv bedienbare Oberflächen ein. Die erfassten Planbereiche stehen anschließend dem verantwortlichen Planer in der Haushaltsplanung sofort zur Verfügung und können mit einem Klick in die zentrale Planung übernommen werden. Dadurch verringert sich der Arbeitsaufwand, und der dezentrale Planungsprozess wird zu einem abgeschlossenen Workflow mit optimalem Überblick und klaren Verantwortlichkeiten, in den alle am Planungsprozess beteiligten Beschäftigten optimal eingebunden sind.

Ein weiteres Beispiel für ein modernes Cloud-Werkzeug ist die bereits in den Startlöchern stehende Lösung Messbescheidverwaltung im Umfeld der Veranlagungssoftware. Sie bietet eine Übersicht über die von der Finanzverwaltung bereitgestellten GewSt-Messbescheide. Alle für die Veranlagung relevanten Daten inklusive der Erläuterungstexte werden pro Gewerbesteuerobjekt übersichtlich im Browser dargestellt. Anwender können dort bequem zwischen den Veranlagungsjahren und den Versionen wechseln. Im Gegensatz zur alten Papierakte ist der Zugriff auf die Daten jederzeit möglich und auch dann gegeben, wenn sich zeitgleich gerade ein Kollege mit demselben Dokument beschäftigt.

Auch im Bereich Haushalt und Budget unterstützt ein Cloud-Service. Unterschiedliche grafisch aufbereitete Diagramme lassen sich damit als externe Dokumente in den Haushalt integrieren. Noch komfortabler wird es mit dem bald zur Verfügung stehenden Zusatzmodul Budgetsteuerung. Über in den Arbeitsoberflächen integrierte Dashboards lässt sich damit auf einen Blick erkennen, was gerade in der eigenen Organisation passiert und was zu tun ist. Drilldown-Funktionen machen es möglich, Mittelherkunft und Mittelverbrauch exakt nachzuvollziehen.

Das Zusatzmodul „Web-Planung“ von DATEV

Erweiterte Lösungsauswahl im digitalen Ökosystem

Der Cloud- und Vernetzungsgedanke greift aber nicht nur innerhalb der genutzten DATEV-Produkte. Damit vor- und nachgelagerte Prozesse sich problemlos anbinden lassen, hat der Nürnberger IT-Dienstleister ein offenes Ökosystem geschaffen. Anbieter von arrondierender Software können ihre Lösungen hier als Partner mit Schnittstellen ausrüsten. So werden durchgängige Prozesse von deren Portalen und Softwarelösungen in die DATEV-Lösungen möglich. Für die Anwender entstehen ganzheitliche digitale Prozessketten, die eine übergreifende Zusammenarbeit vereinfachen.

Aus dieser Lösungsintegration ergeben sich ganz handfeste Vorteile. So erhalten Nutzer etwa im Bereich der Mittelbewirtschaftung durch die Anbindung von Vorsystemen bereits eine Warnung bei Mittelüberschreitungen – beispielsweise im Bestellwesen. Über eine noch engere Verzahnung wird der Zeitpunkt, an dem eine solche Warnung erfolgt, künftig noch deutlich früher im Prozess möglich sein und damit ein Gegensteuern oder eine Alternativplanung vereinfachen.

Im Bereich der Veranlagung ermöglichen Schnittstellen die Erstellung und Verbuchung von Steuer-, Gebühren- und Beitragsbescheiden mit Daten aus Vorsystemen. Hier werden sukzessive relevante Funktionen ergänzt und verschiedene Szenarien abgedeckt. So arbeitet der Anbieter in diesem Bereich etwa an einer tiefen Integration von Bürgerportalen und verschiedenen Fachverfahren zum eigenen Rechnungswesen, sodass die Bescheidung von Daten aus diesen Quellen perspektivisch direkt an einem Ort und mit einheitlichem Bescheidlayout erfolgen kann.

Damit eine Cloud gut funktioniert und sicher vor Angriffen ist, muss sie regelmäßig überprüft und ihre Soft- und Hardware aktualisiert werden.

Entlastung durch Automatisierung

Abgerundet werden die durchgängigen Prozesse durch verbesserte digitale Kommunikationsmöglichkeiten. So lässt sich etwa der Freigabeprozess auf Basis der Mittelprüfung komplett digital gestalten, inklusive des Einsatzes einer digitalen Signatur. Neben der Übersetzung solcher Prozesse in einen komplett digitalen Workflow machen Cloud-Systeme auch einen hohen Automatisierungsgrad möglich, denn in den Cloud-Lösungen können viele Prozesse automatisiert ablaufen.
Dazu arbeitet in den Anwendungen oft Technologie auf Basis Künstlicher Intelligenz (KI) gewissermaßen „unter der Haube“ und sorgt dafür, deren Effizienz zu steigern. Sie tut das, indem sie Erkennungsquoten bestimmter Informationen erhöht, Anomalien aufdeckt oder programmintern Prozesse überwacht und auf Fehlerquellen hinweist. Manuelle Routinetätigkeiten werden so weitgehend reduziert, und bei Auffälligkeiten kann das System seine Nutzer mit konkreten Handlungsempfehlungen unterstützen.