Tuttlingen gehört zu den Städten, die ihren Bürgern recht viele und ausgeklügelte Online-Tools anbieten.
Tuttlingen bei Digitalisierung vorne mit dabei
E-Bürgerservices wie An- oder Ummeldung, Terminvergabe und vieles mehr – Tuttlingen wird immer digitaler
Die Klage über das mangelnde Tempo bei der Digitalisierung deutscher Behörden kennt jeder. Für die Stadt Tuttlingen war dies Ansporn, das Thema selber so schnell wie möglich voran zu treiben – immer im Rahmen dessen, was rechtlich möglich ist. Und inzwischen können die Bürgerinnen und Bürger auf ein breites Angebot an digitalen Dienstleistungen zurückgreifen.
Erste Projekte gab es bereits in den frühen 2000er-Jahren. Bereits im Jahr 2002 wurde beispielsweise ein digitales und webbasiertes Ratsinformationssystem eingeführt, mit dem die Mitarbeitenden seither den gesamten Sitzungsdienst des Stadtrates organisieren und koordinieren. Mit dieser frühzeitigen Einführung ging die Stadtverwaltung als Pilotgemeinde mit Vorbildfunktion anderen voraus.
2013 wurde eben dieses System Grundlage für die Einführung der digitalen Ratsarbeit für die Stadträte selbst, welche ihrer ehrenamtlichen Tätigkeit seither per Tablet und App nachgehen. Im Zuge der Modernisierung der Ratsarbeit wurden auch die Führungskräfte der Stadtverwaltung vermehrt mit Tablet-Geräten ausgestattet. Um für die Mitarbeitenden und die Ratsmitglieder stets die größte Sicherheit und den besten Service zu gewährleisten, führte die Stad Tuttlingen hierfür als eine der ersten Verwaltungen ein Mobile Device Management-System ein.
Von Beginn an legte die Verwaltung ebenfalls Wert auf eine moderne und dienstleistungsorientierte Website, welche sich stets weiterentwickelt und zwischenzeitlich immer mehr online Services für die Bürger bereithält. Nicht zuletzt wurde die Website 2018 auf ein Responsives Design umgestellt, sodass alle Infos und Services jederzeit auf jedem Endgerät dargestellt werden können. Ergänzt wird das Angebot schon seit vielen Jahren von einer mobilen Version, welche ebenfalls 2018 in eine moderne App überführt wurde.
Bürger können entdeckte Mängel wie Schlaglöcher, defekte Straßenlampen oder ähnliches direkt mit Foto und Standort über den Online-Mängelmelder an das Rathaus senden.
Tuttlinger Mängelmelder inzwischen ein umfangreiches Online-Tool
Ebenfalls schon viele Jahre gibt es den digitalen Mängelmelder bei der Stadt Tuttlingen, der von einer einfachen Formular-Anwendung auf der Website zu einem umfangreichen Tool ausgebaut wurde. Bürger können entdeckte Mängel wie Schlaglöcher, defekte Straßenlampen oder ähnliches direkt mit Foto und Standort im Mängelmelder, der über die Website oder App zu finden ist, an das Rathaus senden. Hier landen die Meldungen auf dem Bildschirm der zuständigen Mitarbeiter und können sofort behoben werden. Der Bürger kann auf Wunsch sogar einen Erledigungsvermerk erhalten.
Dennoch scheint es auch Aufholbedarf zu geben. Die Corona-Pandemie hat die Schwächen der kommunalen Systeme deutschlandweit mehr als deutlich aufgezeigt: Zu wenige digitale Möglichkeiten in Zeiten von umfassenden (Kontakt-) Beschränkungen und weiteren gesellschaftlichen Herausforderungen. Mit einem aus der Krise heraus formulierten Arbeitsauftrag zur Bereitstellung von noch mehr digitalen Services und mehr dezentralen Kontaktmöglichkeiten zu Verwaltungen gehen die Kommunen nun weiter in die Zukunft. Auch die Stadt Tuttlingen zeigt, dass sie hier den Anschluss an das digitale Zeitalter nicht verpasst.
Die Einhaltung des sogenannten OZG (Online-Zugangs-Gesetz) war und ist Teil der digitalen Strategie aller Kommunen und erhielt durch die Pandemie größte Dringlichkeit. Die Entwicklung der Prozesse und Services jedoch, welche den Online-Zugang für Bürger in die Verwaltung ermöglichen, geht nicht schnell genug voran. Aus der Not heraus entwickelte sich während der Corona Krise daher eine Task Force, an der auch Tuttlingen teilnimmt, um Online-Prozesse rasch und unbürokratisch zu entwickeln oder zu verbessern und allen Kommunen schnellstmöglich zur Verfügung zu stellen. Zudem hat die Stadtverwaltung Tuttlingen zu Beginn ihrer Digitalisierungsreise schon vor der Pandemie ein Bürgerservice-Portal auf ihrer Website entwickelt. Hier finden sich heute nicht nur die Online-Prozesse aus der Task-Force wieder, sondern seit jeher auch zahlreiche weitere digitale Services für die Bürger, wie zum Beispiel einen Auskunftsservice für beantragte Ausweise, ein digitales Fundprogramm, einen Friedhofsführer und viele weitere.
Durch die Kontaktbeschränkungen während der Pandemie wurde die Online-Terminvergabe entwickelt, welche sich bis heute als großer Gewinn erweist.
Online-Terminvergabe seit Pandemie im Einsatz
Ebenfalls ein aus Not der Kontaktbeschränkungen heraus geborenes Projekt, welches sich bis heute als großer Gewinn erweist, war die Einführung einer Online-Terminvergabe. Ein für die Website erstelltes Erweiterungstool konnte hier prompt und unbürokratisch eingeführt werden. So konnten die Bürger zielgerichtet ins Rathaus kommen und eine Kontaktnachverfolgung im Erkrankungsfall mit Corona konnte ermöglicht werden. Die Einführung des Tools der Terminvergabe sollte in erster Linie eine Weiterverbreitung der Krankheit verhindern. Bis heute wird das Tool von einigen Bereichen aber nun schon umfassend weiter genutzt und kann durch eine gezielte Terminvergabe mit Angabe des Anliegens und der Bearbeitungsdauer lange Wartezeiten und hohe Personenaufkommen im Rathaus vermeiden. Das Projekt entwickelt sich in einem weiteren Schritt derzeit zu einem Bürgerleitsystem mit Wartemanagement weiter. Neben der Online-Terminvergabe können die Bürger an einem Terminal im Rathaus oder Online von unterwegs aus ein Ticket mit ihrem Anliegen ziehen und direkt die errechnete Wartezeit über ihr Mobiltelefon einsehen. Mögliche Wartezeiten können dann noch durch einem schnellen Gang zum Bäcker besser genutzt werden. Die Mitarbeitenden wiederum haben durch das Wartemanagement die Möglichkeit, die Anliegen besser zu koordinieren und zeitlich einzutakten, zum Beispiel an einem „Schalter für schnelle Anliegen“.
Verschiedene Projekte, welche in der Digitalisierungsstrategie der Stadt zusammenlaufen, haben den Arbeitsalltag der Mitarbeitenden sowie das Leben der Bürgerschaft erleichtert und verbessert. Besonders die Tatsache, dass viele Dokumente inzwischen digital verfügbar sind.
Papierdokumente wurden digitalisiert
Neben der aktuellen Einführung eines Dokumenten-Management-Systems, welches zur effizienteren, digitalen Arbeit und verbesserten Langzeitarchivierung beitragen wird, stattete die Verwaltung das Archiv zudem mit einem Spezialscanner aus, um wichtige Dokumente aus der Papier- in die Digitalform bringen zu können und so für die Zukunft zu sichern. Dieses Projekt wurde unter anderem mit Fördermitteln realisiert.
Verschiedenste weitere, kleinere sowie größere Projekte, welche in der Digitalisierungsstrategie der Stadt zusammenlaufen, haben den Arbeitsalltag der Mitarbeitenden sowie das Leben der Bürgerschaft zudem erleichtert und verbessert. Hierunter fällt zum Beispiel eine Park-App zum bargeldlosten Parken, eine Pendler-App, um Fahrgemeinschaften zur Arbeit zu gründen, eine Kommunikationsapp für Erzieher und Eltern, virtuelle Stadt- und Museumsrundgänge, u.v.m. Recht neu ist das sogenannte Hallenbelegungsprogramm, mit welchem die Verwaltung Ihre Sport- und Veranstaltungsräume managt und Vereinen sowie Privatpersonen über eine interaktive Terminbuchung Räume für Events anbieten kann.
Ganz vorn mit dabei in Sachen Innovationen und Digitalisierung ist auch stets der Tuttlinger Baubetriebshof. Die Möglichkeiten zur Effizienzsteigerungen scheinen hier unbegrenzt. So wurde aus einer einfachen Anwendung für den Winterdienst das Programm „Trace Mate“, welches durch die Ideen des Tuttlinger Bauhofleiters in der heutigen Form in Erscheinung tritt. Mit Trace Mate können fast alle Arbeitsschritte der Bauhof-Trupps koordiniert, dokumentiert und nachbearbeitet werden und dies alles über Tabletgeräte und Smartphones. In einem nächsten Schritt soll die Rapportierung durch eine digitale Anwendung noch vervollkommnet werden, sodass die Arbeitszeiterfassung keine manuelle Vor- oder Nacharbeit mehr erfordert.
Weitere Informationen über: digital@tuttlingen.de
