Elektronische Rechnungen werden Pflicht: Die E-Rechnung ist der erste Schritt zu einem transaktionsbezogenen Meldesystem, das auch den Mehrwertsteuerbetrug bekämpfen soll.

Elektronische Rechnungen werden Pflicht: Die E-Rechnung ist der erste Schritt zu einem transaktionsbezogenen Meldesystem, das auch den Mehrwertsteuerbetrug bekämpfen soll.

29. April 2024

Papierrechnung auf dem Abstellgleis

Elektronische Rechnungen werden Pflicht / Im B2B-Bereich und auch im kommunalen Bereich schnelle Umstellung erforderlich

Papier und Fax stehen auf der Verliererseite des Wachstumschancengesetzes. Die elektronische Rechnung (E-Rechnung) wird ab 2028 verpflichtend für Unternehmen und Organisationen. Schon jetzt gibt es Vorstufen, und aufgrund des hohen Aufwands für die Umsetzung empfiehlt sich eine Implementierung. Denn ab 2027 sind Papierrechnungen grundsätzlich unzulässig.

Wachstum scheint gegenwärtig mit zunehmender Digitalisierung und Verwaltung verknüpft. Das Wachstumschancengesetz soll die steuerlichen Rahmenbedingungen verbessern. Damit kann es einen Beitrag zu den wirtschaftspolitischen Grundlagen leisten und den Standort Deutschland stärken. Zwar waren bei Redaktionsschluss noch nicht alle Details geklärt, aber die Grundlagen stehen fest. Dazu gehört beispielsweise der Einsatz für Steuerfairness. Das Steuersystem soll vereinfacht werden und vor allem kleine Betriebe sollen von Bürokratie entlastet werden. Maßnahmen werden ergriffen, die unerwünschte Steuergestaltung aufdecken und abstellen.

Der Gesetzgeber sieht aufgrund des zu erwartenden hohen Umsetzungsaufwands Übergangsregelungen für die Jahre 2025 bis 2027 vor – eine weitere Verlängerung zeichnet sich derzeit nicht ab. Bis Ende 2025 dürfen B2B-Umsätze als Papierrechnung versandt werden. Bis Ende 2026 bleibt die Regelung gleich, falls der Rechnungssteller maximal 800.000 Euro erwirtschaftet hat. Ab 2028 sind ausschließlich Rechnungen erlaubt, die den neuen Regelungen entsprechen. Für die E-Rechnung hat der Branchenverband Bitkom gemeinsam mit dem Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) das einheitliche Rechnungsformat (ZUGFeRD) entwickelt.

Die E-Rechnungspflicht nach dem Wachstumschancengesetz gilt im B2B-Bereich, also für Leistungen zwischen Unternehmen. Da praktisch jede Kommune auch Unternehmer ist, sind also Kommunen von den Neuregelungen ebenfalls betroffen (gleiches gilt für Kirchen). Sonderregelungen sind hier bisher nicht vorgesehen. Die Unternehmereigenschaft von juristischen Personen des öffentlichen Rechts (zu denen auch Kommunen und Kirchen gehören) wird übrigens seit 2017 nach § 2b UStG beurteilt. Viele Kommunen haben jedoch von der Möglichkeit Gebrauch gemacht, die Anwendung dieser Vorschrift bis zum Ende einer Übergangsfrist zu hinauszuzögern. Diese Übergangsfrist wurde mehrfach verlängert, soll nun aber nach derzeitigem Stand Ende 2024 endgültig auslaufen. Dadurch können weitere Tätigkeiten umsatzsteuerpflichtig werden, was eine zusätzliche Herausforderung für die Kommunen bedeutet.
Fiskalisch und aus Unternehmenssicht gibt es gute Gründe für die Einführung der E-Rechnung. Yan Christoph, Steuerexperte und Chefredakteur bei „Haufe Umsatzsteuer“, erläutert: „Aus fiskalischer Sicht steht die Bekämpfung des Mehrwertsteuerbetrugs an erster Stelle. Die verpflichtende Verwendung der elektronischen Rechnung ist der erste Schritt auf dem Weg zu einem transaktionsbezogenen elektronischen Meldesystem, das nach bisheriger Planung ab 2028 eingeführt werden soll.“ Dies ist im Kontext entsprechender EU-Pläne zu sehen, die im Rahmen der so genannten „ViDA“-Initiative (VAT in the Digital Age = Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter) umgesetzt werden sollen.

Aus Unternehmenssicht steht dagegen klar der Effizienzaspekt im Vordergrund: „Die strukturierten Daten ermöglichen eine automatische Verarbeitung der Rechnungsinformationen, was Zeit und Ressourcen spart“, ergänzt Christoph. So kann der Wegfall manueller Prüf- und Verarbeitungsschritte den Fachkräftemangel abfedern. Gleichzeitig können Portokosten für den Versand von Papierrechnungen vermieden werden. Bei 30 Milliarden Rechnungen, die jedes Jahr in Deutschland gestellt werden, kommt ein erhebliches Einsparpotenzial zusammen.
Wer trotz Verpflichtung Rechnungen nicht ausstellt, muss mit einer Geldbuße von bis zu 5000 Euro rechnen. „Ich gehe davon aus, dass das entsprechend gilt, wenn man den Verpflichtungen zur Stellung von elektronischen Rechnungen nicht in der erforderlichen Form nachkommt. In der Praxis wird das vermutlich eher die Ausnahme bleiben. Höchstwahrscheinlich wird es hier auch Übergangsregelungen geben“, vermutet Christoph.

Papierlos bezahlen ist auch die Zukunft in deutschen Verwaltungen.

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Die Geltung der neuen Vorschriften ist mit Übergangsfristen verbunden. „Aber Achtung: Diese Übergangsregelungen betreffen nur das Ausstellen von Rechnungen, nicht deren Empfang!“ betont Christoph. Unternehmen müssen ab 1. Januar 2025 in der Lage sein, elektronische Rechnungen, die den neuen Anforderungen genügen, zu empfangen und zu verarbeiten. „Die Zeit, sich technisch und organisatorisch auf die Änderungen einzustellen ist also denkbar knapp, zumal das Wachstumschancengesetz erst am 21. Februar im Vermittlungsausschuss beraten wird und die nächste reguläre Sitzung des Bundesrats danach am 22. März stattfindet“ erläutert der Steuerexperte.

Der Bundesrat hatte eine Verschiebung des Starttermins um zwei Jahre gefordert. „Noch vor Jahreswechsel war ich mir recht sicher, dass es dazu nicht kommen würde. Angesichts der inzwischen eingetretenen Verzögerung im Vermittlungsverfahren dürfte der ursprüngliche Starttermin allerdings kaum noch zu halten sein“, sagt Christoph.
Im öffentlichen Auftragswesen sind elektronische Rechnungen (in Form der so genannten xRechnung) zumindest auf Bundes- und Landesebene schon länger verpflichtend. Durch unterschiedliche Regelungen in den Bundesländern ist ein Flickenteppich entstanden. Auch auf kommunaler Ebene existieren dadurch unterschiedliche Regelungen und für viele Kommunen wird die E-Rechnung daher auch Neuland darstellen.

Die Konsequenz lautet, frühzeitig Umsetzungsprojekte zu starten. Neben der Schaffung der technischen Voraussetzungen in Zusammenarbeit mit Anbietern beispielsweise für kaufmännische Software wie Datev, Haufe, Elo Office oder Sage müssen auch die bisherigen Prozesse hinterfragt und gegebenenfalls neu gestaltet werden. Außerdem müssen die Mitarbeitenden entsprechend geschult werden.
„Angesichts der Verzögerungen im Gesetzgebungsverfahren zum Wachstumschancengesetz dürfte das eine Herausforderung werden“, erklärt Experte Christoph. [ dlu ]

 

Was ist eine E-Rechnung?

Im Unterschied zu herkömmlichen Papier- oder PDF-Rechnungen ist eine E-Rechnung elektronisch strukturiert. Dies ermöglicht die automatische und elektronische Verarbeitung. Die wesentlichen Unterschiede:

  • Strukturiertes Format: Die E-Rechnung ist nach der europäischen Norm EN 16931 gestaltet und ermöglicht eine automatisierte Verarbeitung in den Systemen.
  • Automatische Verarbeitung: Die E-Rechnung erlaubt eine maschinelle Verarbeitung ohne manuelle Eingriffe.
  • XML-Basis: Die E-Rechnung basiert auf einem XML-Format, das speziell für die maschinelle Verarbeitung entwickelt wurde. Es dient primär der Übermittlung von semantischen Daten.

 

 

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17. Mai 2024


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