Moderne Arbeits- und Flächenkonzepte reduzieren nicht nur Flächen und Fixkosten, sie schaffen auch attraktivere Arbeitsorte für Angestellte.

7. August 2024 – Anzeige

So sinken Fixkosten bei Büro-Immobilien

Konsolidierung kommunaler Flächen zur Kostenminimierung / Neue Arbeitswelten bieten Potenzial

Überall steigen Kosten und auch Kommunen müssen sparen. Großes Potenzial dazu bietet die Reduzierung der Fixkosten von Büroimmobilien – geringere Mieten und ein gesenkter Energieverbrauch sind wirksame Hebel. Das erkannte auch der Bundesrechnungshof und mahnte die öffentliche Hand bereits im Frühjahr 2023 an, ihre Büroflächen um bis zu 20 Prozent zu reduzieren. So sollten rund 300 Millionen Euro Kaltmiete jährlich gespart werden.

Um wie viel die Fläche der Bestandsimmobilie minimiert werden kann, ist jedoch stark vom Ist-Zustand abhängig. Grundrisse, technische Ausstattung und Bedürfnisse der Nutzer beeinflussen, in welchem Maße Arbeitswelten umgestaltet und verkleinert werden können.
Oftmals sind Gebäude von Kommunen über die gesamte Stadt verteilt. Kooperatives Arbeiten wird in einem solchen Umfeld erschwert. Ein Lösungsansatz ist die Konsolidierung von Behördenflächen an einem Standort. So werden nicht nur Flächen, sondern auch Laufwege gespart.

Neue Arbeitswelten – neue Strategien

Kommunalen Büroimmobilien wurden in den vergangenen Jahren nicht ausreichend modernisiert und an die Anforderungen von New Work und Mobilarbeit angepasst. Das Ergebnis sind veraltete, unflexible, energetisch ineffiziente und zu große Flächen, die auch für Arbeitnehmer unattraktiv sind.
Die Asset-Strategie der Deutschen Rentenversicherung Bayern Süd reagiert auf diesen Umstand. Dabei wurden in mehreren Schritten die Modernisierung des Bestandes und potenzielle Neubauprojekte auf Qualität, Wirtschaftlichkeit und Risiken hin analysiert. So konnte die Eignung bestehender Liegenschaften herausgearbeitet und eine neue Immobilienstrategie entwickelt werden. Dank dieser wurden die Gesamtfläche und die Anzahl physischer Arbeitsplätze verringert.
Ähnlich verlief die Neugestaltung des Landratsamts Emmendingen. Auf Grundlage einer Bedarfsanalyse entwickelten die Planer ein Gebäudeensemble (Bestand und Neubau), welches moderne Arbeitsflächen für die aktuell rund 960 Mitarbeitenden der Verwaltung bieten soll. Das neue Nutzungskonzept sieht dabei keine Eins-zu-eins-Belegung vor. Das spart Flächen und ermöglicht es, entsprechende Flächen für den Bürgerdialog bereitzustellen. Die Verwaltung wird stark digital und bürgernah, um mehr Flexibilität und Effektivität zu ermöglichen.
So werden nicht Fixkosten reduziert, sondern durch moderne, effiziente Arbeits- und Flächenkonzepte auch ein attraktiverer Arbeitsort für aktuelle und zukünftige Angestellte geschaffen. Gerade für die Personalsuche kann das ein echter Vorteil sein.

Ein Beispiel für innovative Arbeitsplatzkonzepte: eine neue Kultur der Zusammenarbeit bei den Stadtwerken München

Manko: geringer Digitalisierungsgrad

Ein wesentlicher Hinderungsgrund bei der Modernisierung öffentlicher Büros ist der teilweise noch unzureichende Digitalisierungsgrad. Auch wenn in diesem Bereich erhebliche Fortschritte in den letzten Jahren gemacht wurden, bleibt dieser in der Realität doch deutlich hinter den Erwartungen zurück.
Die Umgestaltung privater und öffentlicher Büroflächen unterscheidet sich außerdem, was den Planungsprozess bis zur Umsetzung betrifft. Während Ausschreibungen in der freien Wirtschaft im Regelfall effizient gestaltet werden, ziehen sich öffentliche Ausschreibungen nicht selten über mehrere Monate hin. Grundsätzlich sind Ausschreibungen begrüßenswert, weil sie für eine Demokratisierung der Vergabeprozesse sorgen. Zeitlich bringen sie jedoch naturgemäß einige Hürden mit sich.
Auch die Organe öffentlicher und privatwirtschaftlicher Auftraggeber weisen erhebliche Unterschiede auf. Während in privaten Unternehmen die Chefetage Entscheidungen über Änderungen trifft, durchlaufen Veränderungsprozesse in Behörden eine ganze Reihe an Gremien, die in die Planung mit eingebunden werden müssen. Das führt gerade in Immobilienprozessen oft zu zeitlichen Verschiebungen.
Diese Besonderheiten müssen schon bei der Planung mitgedacht werden, da sich besonders spätere Projektphasen schwer prognostizieren lassen. Plötzliche Planänderungen können Projekte bremsen oder sogar zum Stillstand führen. Besonders herausfordernd wird es, wenn Entscheidungen in Gremien festhängen, das Projekt aber weiterlaufen soll.

Luftaufnahme vom Gebäude der Deutschen Rentenversicherung in München-Neuperlach

„Fazit“

Der Handlungsdruck steigt. Viele öffentliche Auftraggeber sehen sich zunehmend mit vielschichtigen, strukturellen Herausforderungen, wie der Digitalisierung oder der Bindung von Mitarbeitenden konfrontiert. Um sich diesen strukturiert zu stellen, ist es erforderlich die notwendigen Transformationsprozesse aktiv zu gestalten und umzusetzen. Wo dabei angefangen werden muss, unterscheidet sich je nach Organisation. Wichtig hierbei ist, mit gebündelter Willenskraft zu beginnen und das gemeinsame Zielbild zu formen.