Die konkrete Situation des öffentlichen Sektors ist bei der Digitalisierung ein wichtiges Thema. Neben einer Vielzahl an Unterlagen und Formaten, handschriftlichen und getippten Texten, müssen auch Datenschutzgesetze wie die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) berücksichtigt werden.

7. November 2024 – Anzeige

Aus Aktenbergen werden Daten

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Die digitale Transformation im öffentlichen Dienst ist ein wichtiges Thema und wirft zahlreiche Fragen auf. Wie können Bauamt-Anträge, Ausländerakten oder Steuerunterlagen digitalisiert, verwaltet und verfügbar gemacht werden? Mit dem Onlinezugangsgesetz (OGZ) hat der Gesetzgeber die Rahmenbedingungen für die Digitalisierung von Regierungsdiensten geschaffen.

Während die Transformation teilweise noch stottert, zeigen Anwendungsbeispiele, welche Chancen die Digitalisierung von Dokumenten und Prozessen für die öffentliche Verwaltung besitzt. Das weiß auch Martin Ha, Vertriebsleiter von Iron Mountain, globaler Marktführer von Services in den Bereichen Informationsmanagement und digitale Transformation: „Sie kann die Arbeit der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen in Ämtern vereinfachen, sie schneller und effizienter machen. Gleichzeitig erhalten die Bürger und Bürgerinnen so einen leichteren Zugang zu wichtigen Diensten.“

Die konkrete Situation des öffentlichen Sektors ist bei der Digitalisierung ein wichtiges Thema. Neben einer Vielzahl an Unterlagen und Formaten, handschriftlichen und getippten Texten, müssen auch Datenschutzgesetze wie die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) berücksichtigt werden. Um Dokumente sicher und gesetzeskonform zu digitalisieren, müssen sie zunächst nach Typ, Sicherheitsstufe und Vertraulichkeitsgrad sowie nach Häufigkeit der Nutzung und Aufbewahrungszeiten klassifiziert werden.
Im Anschluss kann man mit der eigentlichen Digitalisierung beginnen. Bei physischen Dokumenten umfasst dies klassischerweise das Scannen. Besonders relevant für den öffentlichen Sektor ist das ersetzende Scannen nach der TR-RESISCAN Richtlinie des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI). Nach Abschluss dieses rechtssicheren, DSGVO-konformen Prozesses nimmt die digitale Version den Platz des physischen Originals ein.

Die Technologie von Iron Mountain ermöglicht TR-RESISCAN- und KDL-konformes Scannen.

Die digitalisierten Dokumente erhalten anschließend einen Platz in einem geeigneten System. Dieses muss es den Mitarbeitern ermöglichen, automatisiert Regeln des Datenschutzes für die Aufbewahrung von Dokumenten anzuwenden.

Die abschließende Phase, die Automatisierung, umfasst die Erstellung automatischer Arbeitsabläufe. Eine maximale Prozesseffizienz auch zwischen verschiedenen Datensätzen ist dadurch gewährleistet.
Ein Blick nach Baden-Württemberg zeigt, wie die Digitalisierung in der Praxis funktioniert. Das Amt für Zuwanderung der Stadt Schwäbisch Gmünd stieß bei wachsendem Arbeitsaufkommen buchstäblich an seine räumlichen Grenzen: 11000 Aktenmappen lagerten in alten Regalen. Die Fallbearbeitung kostete viel Zeit und Aufwand, weshalb man für die Umsetzung der Digitalisierung der Behörde Iron Mountain beauftragte.

Das Unternehmen digitalisierte die physischen Unterlagen und handschriftlichen Anmerkungen schnell, effizient und DSGVO-konform und stellte diese per SFTP zum Upload in das Dokumentenmanagementsystem der Stadtverwaltung. Während dieses Prozesses erzeugte der Experte für Archivierungs- und Digitalisierungslösungen insgesamt 1,1 Millionen Seiten.
Martin Ha: „Das Projekt mit der Stadt Schwäbisch Gmünd zeigt, dass ein Dienstleister im Bereich Archivierung und Digitalisierung bei der Planung und Umsetzung ein wichtiger Treiber sein kann. Bei der Digitalisierung im öffentlichen Dienst sind zahlreiche Gegebenheiten und Herausforderungen zu beachten. Als erfahrener Partner bietet Iron Mountain seinen Kunden maßgeschneiderte Lösungen zu ihrem entsprechenden Bedarf an.“

In stabilen Kartons sicher verpackt, werden die einzuscannenden Dokumente angeliefert.

Über Iron Mountain

Iron Mountain ist seit 70 Jahren ein profilierter Anbieter für Archivierungs- und Digitalisierungslösungen und hat zahlreiche Projekte mit öffentlichen Trägern umgesetzt.
Das Unternehmen ist ein weltweit führender Anbieter von innovativen Services in den Bereichen Archivierung und Lagerung, Datacenter-Infrastruktur, IT Asset Lifecycle Management und Informationsmanagement. Auf Iron Mountain vertrauen mehr als 225.000 Unternehmen weltweit.
Mit seinem breiten Dienstleistungsspektrum, das von der digitalen Transformation, Betrieb von Rechenzentren und IT Lifecycle Management über sichere Archivierung und Vernichtung bis hin zur Kunstarchivierung und -logistik reicht, hilft Iron Mountain Unternehmen, Licht ins Dunkel ihrer Daten zu bringen.
So können sie den Wert und die Intelligenz ihrer gespeicherten digitalen und physischen Assets schnell und sicher erschließen und gleichzeitig sicherstellen, dass sie ihre Umweltziele erreichen.

Um Dokumente sicher und gesetzeskonform zu digitalisieren, müssen sie zunächst nach Typ, Sicherheitsstufe und Vertraulichkeitsgrad sowie nach Häufigkeit der Nutzung und Aufbewahrungszeiten klassifiziert werden.