Insbesondere für den Public Sector ist die E-Rechnung ein zentraler Baustein der Digitalisierung.

Ab 2025 gilt die E-Rechnungspflicht

Kommunale Betriebe müssen jetzt ihre Rechnungsprozesse auf den Prüfstand stellen

Unternehmen, die Geschäftsbeziehungen mit öffentlichen Auftraggebern unterhalten, müssen bereits seit November 2020 elektronische Rechnungen ausstellen. Ab 2025 gilt diese Pflicht auch für alle Unternehmen, die wiederum mit anderen Unternehmen Geschäfte tätigen. Für die öffentliche Verwaltung ist die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung also grundsätzlich nichts Neues.

Doch während Städte und Gemeinden bereits Erfahrungen mit E-Rechnungen gesammelt haben, stehen viele kommunale Betriebe nun vor der Herausforderung, vor allem ihre Rechnungsausgangsprozesse auf den Prüfstand zu stellen.

Pflicht zur E-Rechnung betrifft kommunale Betriebe

Auf Initiative des Gesetzgebers wird ab 2025 schrittweise die E-Rechnung für inländische Umsätze zwischen Unternehmen (Business-to-Business, B2B) verpflichtend. Dies gilt auch für kommunale Betriebe. Und zwar, wenn sie durch die Regelung des Paragraphen 2b des Umsatzsteuergesetzes (UStG) als umsatzsteuerliche Unternehmen (§ 2 Abs. 1 UStG) einzuordnen sind und im Rahmen ihrer wirtschaftlichen Betätigung umsatzsteuerpflichtige Lieferungen und Leistungen erbringen. Die E-Rechnungsvorschriften knüpfen somit an die Unternehmereigenschaft im Sinne des § 2 Abs. 1 UStG an, greifen jedoch nicht im hoheitlichen Bereich von kommunalen Betrieben.

Reine PDF-Rechnungen reichen nicht aus

Betriebe, die bisher Rechnungen im reinen PDF-Format versendet haben, müssen ebenfalls handeln. Denn diese rein bildhaften Rechnungen entsprechen ab Januar 2025 nicht mehr der Definition einer elektronischen Rechnung. Nicht nur weil PDF-Rechnungen keine strukturierten Rechnungsdaten beinhalten und sie somit beim Rechnungsempfänger nicht automatisiert weiterverarbeitet werden können, sondern auch weil sie nicht der Europäischen Norm EN16931 entsprechen. Diese Norm bildet jedoch die Basis für elektronische Rechnungen in Deutschland und Europa. Auch für betroffene Kommunen, die etwa die auf der EN16931 basierende XRechnung im Eingangsprozess bereits eingeführt haben, gilt es mit Blick auf den Rechnungsausgang zu handeln. Zwar hat der Gesetzgeber für den Versand von Ausgangsrechnungen noch Übergangsfristen bis Ende 2026 beziehungsweise 2027 für kleinere Unternehmen definiert, doch sind Papierrechnungen und einfache PDF-Rechnungen spätestens ab 2028 nicht mehr zulässig. Betroffene sollten daher prüfen, ob neben dem Versand einer XRechnung auch das etablierte Format ZUGFeRD ab der Version 2.0.1 umgesetzt werden sollte.
Insbesondere kleine Unternehmen schätzen hier den Vorteil, den das Format bietet: Neben dem obligatorischen Datensatz enthält es zusätzlich einen Sichtbeleg in Form einer PDF-Datei. Dadurch ist keine spezielle Software erforderlich, um ZUGFeRD-Rechnungen lesen und verarbeiten zu können.

Auf Initiative des Gesetzgebers wird ab 2025 schrittweise die E-Rechnung für inländische Umsätze zwischen Unternehmen (Business-to-Business, B2B) verpflichtend. Dies gilt auch für kommunale Betriebe.

Effizienzsteigerung und Kosteneinsparungen

Trotz der gesetzlichen Verpflichtung hat die E-Rechnung das Potenzial, für mehr Effizienz in den Prozessen des Rechnungswesens zu sorgen. So bringt die Umstellung zahlreiche Vorteile mit sich: Digitale Rechnungsprozesse sind schneller, transparenter, effizienter und ermöglichen eine höhere Datenqualität, da deutlich weniger manuelle Eingriffe notwendig sind. Gleichzeitig können die Kosten für Papier, Druck, Porto und Archivierung erheblich gesenkt werden. Studien zeigen, dass E-Rechnungen im Durchschnitt um 60 Prozent günstiger sind als Papierrechnungen. Um von den Vorteilen zu profitieren und rechtssicher zu agieren, sollten kommunale Betriebe also frühzeitig umstellen.