Aus für Excellisten und überfüllte Schreibtische

Herr Zöhrlaut, mit welchem Kerngeschäft stellt sich Sage bei Kommunen vor?

Christian Zöhrlaut: Wir sind ein Software-Anbieter, der seine Kunden bei ihren internen Prozessen unterstützt – so auch in der Personalabteilung. Ziel ist es, Abläufe effizienter zu gestalten, damit sich alle wieder auf ihre eigentliche Arbeit konzentrieren und etwa daran arbeiten können, sich mit modernem Mitarbeitermanagement als attraktiver Arbeitgeber zu präsentieren. Mit unserer Software stellen wir Module zur Verfügung, die dies unterstützen.

Gibt es ein wichtiges Argument, mit dem Sie zuerst Gehör finden?

Eine Frage, die unsere Kunden oft zu Beginn haben, ist, wie sich die Einführung der IT-Lösung auf die Arbeit vor Ort auswirkt. Hier ist die klare Antwort: Eine Software ersetzt niemals Mitarbeiter, sie unterstützt nur. Fachexpertise und Menschenkenntnis sind immer nötig, um beispielsweise einen neuen Mitarbeiter zu gewinnen. Darüber hinaus hat sich die Personalarbeit an sich auch sehr verändert. Mitarbeiter möchten gehört und ins Unternehmen eingebunden werden, wollen mitgestalten. Personalleitungen benötigen vor diesem Hintergrund Ideen, wie Mitarbeiter gehalten und motiviert werden können. Um diese zu finden, benötigt es Expertise und Kreativität, wie sie nur erfahrene Personaler haben können. Erst dann kommt die Frage, welche Werkzeuge bei der konkreten Umsetzung unterstützen.

Und wie wird das „Werkzeug“ Softwarelösung eingesetzt?

Der Vorteil einer modular aufgebauten Software wie der „Sage HR Suite Cloud Plus“ ist, dass Anwender damit die Lösung nicht nur individuell an ihre Bedürfnisse anpassen, sondern diese auch sukzessive auf weitere Anwendungsbereiche der HR ausrollen können. Deshalb beginnt die Implementierung auch immer mit einer Bestandsaufnahme der Prozesse beim Kunden vor Ort, bei der wir prüfen, welche Module als erstes zum Einsatz kommen sollten.

Ausgangspunkt ist oft das Thema Urlaubsplanung und -genehmigung. Das ist nicht nur für die Mitarbeiter persönlich wichtig, sondern hat auch für die Planung der Arbeit große Bedeutung.

Manuelle Prozesse mit Urlaubszetteln und Genehmigungspflicht durch die Personalabteilung selbst sind sehr zeitraubend und fehleranfällig. Mit dem Modul „Personalabrechnung“ werden Prozesse in diesem Bereich verschlankt, da über das integrierte Mitarbeiterportal jeder Angestellte seinen Urlaub selbst beantragen und der direkte Vorgesetzte diesen auch gleich im System genehmigen kann.

Eine weitere Stufe im Roll-out der Software könnte im Anschluss die Einführung des Moduls „Bewerbermanagement“ sein, da auch im kommunalen Bereich das Thema Mitarbeitersuche sehr wichtig ist und von der Stellenausschreibung bis zur Besetzung oft zu viel Zeit vergeht. Mit dem Modul können Verantwortliche je nach Funktion Bewerberunterlagen direkt im System sichten oder bearbeiten und den Bewerbungsprozess damit beschleunigen.

Wertet die Software Bewerbungen aus und erkennt geeignete Mitarbeiter?

Nein, die Auswertung der Unterlagen erfolgt durch die Sachbearbeiter selbst. Diese Expertise kann ein IT-System nicht haben. Die Software bereitet lediglich alle relevanten Informationen übersichtlich auf und beschleunigt so Entscheidungen.

Darüber hinaus ist mit ihr auch der Eintrittsprozess des neuen Mitarbeiters in das Unternehmen steuerbar. Wichtige Informationen zum Onboarding können so schon automatisiert vor dem ersten Arbeitstag verschickt und das Vertrauen in den neuen Arbeitgeber frühzeitig aufgebaut werden.

Auch beim Thema Mitarbeitermotivation und Mitarbeiterbindung unterstützt das System und bindet alle Mitarbeiter entsprechend ihrer Aufgaben in die Prozesse direkt mit ein.

Können Zukunftsthemen wie Personalplanung und Kostenbetrachtungen unter Einfluss verschiedener Szenarien auf Ihrer Plattform abgebildet werden?

„Was-wäre-wenn“-Szenarien sind für Arbeitgeber stets von großem Interesse. Hier hilft es, wenn Personal- und Kostenentwicklungen auf Knopfdruck abrufbar sind und Prioritäten schnell festgelegt werden können. Unsere HR-Lösung kann das abbilden.

Digitalisierung ist ein Zukunftsthema. Was halten Sie vom Kollegen Roboter, der „gefüttert“ mit firmenrelevanten Daten Mitarbeiterentscheidungen trifft?

Fest steht: Personalaufgaben werden nicht weniger oder grundsätzlich anders. Die Frage lautet vielmehr, wie können Personalverantwortliche schneller ans Ziel kommen. Bei aller Unterstützung durch die IT ist und bleibt hier aber der Mensch entscheidend, der mit seiner Erfahrung solide Entscheidungen auf Basis der vorliegenden Informationen trifft.