Das KI-Zeitalter beginnt – auch in Kommunen

Künstliche Intelligenz und ihre Möglichkeiten werden auf Herz und Nieren geprüft

Künstliche Intelligenz (KI) ist aus unserem Leben nicht mehr wegzudenken. Trotzdem zeigte eine Untersuchung von Anfang des Jahres, die vom Deutschen Städte- und Gemeindebund durchgeführt wurde, dass nur wenige Kommunen KI-Lösungen nutzen. Dabei sind die Möglichkeiten unendlich.

KI kann die Verkehrssteuerung intelligent nutzen und Staus reduzieren, sie könnte bei der Abfallsortierung helfen, und sie kann mit Hilfe von Chatbots Bürgeranfragen schneller und effizienter beantworten. Vier Gemeinden haben nun an einem Pilotprojekt teilgenommen und die Möglichkeiten ausgetestet und die Schwierigkeiten analysiert. Es handelte sich dabei um den 5000-Einwohner-Ort Chieming in Bayern, um die 10.000-Einwohner-Stadt Süßen in Baden-Württemberg, um Markt Prien am Chiemsee mit 11.000 Einwohnern und die hessische Stadt Frankenberg an der Eder mit 18.000 Einwohnern. Das Pilotprojekt wurde von der imakomm-Akademie GmbH, einem Institut für Marketing und Kommunalentwicklung, begleitet.

Das Projekt begann Ende 2024. Die vier Kommunen hatten sehr unterschiedliche Voraussetzungen. Einige hatten bereits KI-Erfahrungen gesammelt, für andere war diese Arbeitsweise völlig neu. Während eines ersten Arbeitsschritts analysierten die vier Kommunen, in welchen Bereichen KI-Lösungen nützlich sein könnten. Die Wunschliste reichte vom Erstellen von Pressemitteilungen, dem Schreiben von Reden über die Automatisierung von Bürgeranfragen bis hin zu SEO-Optimierungen der kommunalen Internetseiten.

Kommunen lernen voneinander

Die vier Kommunen begannen mit gemeinsamen Workshops und digitalen Sprechstunden, in denen sie Ideen sammelten, Prioritäten setzten und erste technische Konzepte testeten. Dabei wurde schnell klar, dass die Erwartungen und Voraussetzungen sehr unterschiedlich waren. Dies erwies sich als Vorteil. In der Zusammenarbeit konnten die Verwaltungen voneinander lernen und Fehler vermeiden. Während in Prien der Fokus auf der Automatisierung von Pressemitteilungen und Social-Media-Beiträgen lag, setzte Chieming auf eine interne Wissensdatenbank, die allen Mitarbeitern Zugriff auf gesammeltes Verwaltungswissen ermöglicht. „So müssen wir nicht mehr durchs ganze Haus laufen, wenn jemand etwas wissen will“, sagte Bürgermeister Stefan Reichelt. „Die Informationen sind jetzt zentral und geschützt abrufbar.“

Ein großer Pluspunkt: Die entwickelten Systeme blieben bewusst intern, also ohne Verbindung nach außen oder ins offene Internet. Damit gab es keine datenschutzrechtlichen Bedenken mehr, ein Punkt, der zu Beginn des Projekts viele Beteiligte verunsichert hatte. Technische Partner waren das Unternehmen Zauberware und die Kommunikationsagentur TourComm, während imakomm die inhaltliche Begleitung und Auswertung übernahm.

Die ersten Ergebnisse waren ermutigend. Viele Mitarbeiter berichteten von kleinen, aber spürbaren Entlastungen im Alltag: E-Mail-Vorlagen ließen sich schneller formulieren, Anfragen wurden automatisch sortiert oder beantwortet, und die KI unterstützte bei der Textprüfung und Recherche. Die „Aha-Momente“, wie es im Abschlussbericht heißt, entstanden oft durch kleine Erfolge. Doch nicht alles verlief reibungslos.

Mehrfach zeigte sich, dass unklare oder uneinheitliche Verwaltungsprozesse ein echtes Hindernis waren. Erst wenn Abläufe sauber dokumentiert und verständlich sind, kann KI tatsächlich helfen. Auch interne Kommunikation und klare Zuständigkeiten erwiesen sich als entscheidend: Ohne eine feste Projektstruktur und definierte Ansprechpartner verliefen Tests oft im Sand. Es gab auch zeitliche Probleme. Viele Verwaltungen arbeiten am Limit, und die Einführung neuer Technologien kostet zusätzliche Energie.

Trotz dieser Hürden überwogen die positiven Erfahrungen. Die Einführung von KI führte dazu, dass alle enger zusammenarbeiteten und über Ämtergrenzen hinweg kommunizierten. Es entstand ein gemeinsames Verständnis dafür, wie Wissen geteilt und effizienter genutzt werden kann. Besonders hilfreich war die Schulung im sogenannten „Prompting“ – also der gezielten Eingabe von Anweisungen an die KI.

„Weniger ist oft mehr“

Auch das Projektteam zog klare Lehren. „Weniger ist oft mehr“, heißt es im Fazit. Kommunen, die sich auf wenige, aber relevante Anwendungsfälle konzentrierten, erzielten die größten Fortschritte. Kleine, greifbare Erfolge überzeugten mehr als große, abstrakte Strategien. Ein weiterer Erfolgsfaktor war die Einführung von sogenannten „KI-Beauftragten“, die als Multiplikatoren im Haus fungieren und ihr Wissen weitergeben. Das müssen nicht zwangsläufig Technikexperten sein, sondern Menschen, die gut kommunizieren und Kollegen anleiten können.

Am Ende des Pilotprojekts stand die Erkenntnis: KI kann in der Verwaltung funktionieren. Sie ersetzt keine Menschen, aber sie kann sie unterstützen, entlasten und monotone Aufgaben übernehmen. Und sie kann helfen, das Wissen einer ganzen Behörde zu bündeln, statt es an einzelne Köpfe zu binden.

Das Fazit von Projektleiter Matthias Prüller fällt entsprechend klar aus: „Mit Mut, Offenheit und einer klaren Strategie können Kommunen echte Mehrwerte schaffen und den Wandel aktiv gestalten – trotz begrenzter Ressourcen.“ KI wird die Arbeit in Verwaltungen dauerhaft verändern. Entscheidend wird sein, wie konsequent Kommunen jetzt in Schulungen, Datenschutz und Prozessgestaltung investieren. Denn künstliche Intelligenz ist kein kurzfristiger Trend, sondern ein Werkzeug, das die Verwaltung moderner, effizienter und bürgernäher machen kann – vorausgesetzt, sie wird klug eingesetzt. [raa]

Weitere Informationen zum Pilotprojekt in der Broschüre unter:
www.imakomm-akademie.de/index.php/publikationen/imakomm-yellowpapers