Das papierlose Büro

Möglich wurde das mit den IT-Experten der Hannoversche Informationstechnologien (hannIT). Sie sind IT-Partner für Städte, Gemeinden und kommunale Unternehmen in Niedersachsen und nutzen für ihre Digitalisierungsprojekte das Dokumentenmanagementsystem (DMS) „enaio“ des ECM-Spezialisten Optimal Systems aus Berlin.

Mehr als 30 Städte, Gemeinden und Landkreise setzen in Niedersachsen bei IT-Fragen auf die hannIT. Angefangen hatte es mit dem Fachbereich für Umwelt der Region Hannover. Ein DMS sollte die Prozesse strukturieren und unterstützen. In der Folge gab es 2008 eine Ausschreibung, die Optimal Systems für sich entschied. Nach dem Fachbereich für Umwelt folgten weitere, wie zum Beispiel die Kfz- und Führerscheinstelle. Darüber hinaus wurde ein Workflow für Rechnungseingänge und Ausgänge etabliert. Die Digitalisierung des Bereichs für Ordnungswidrigkeiten brachte sogar einen finanziellen Vorteil, da die Prozesse beschleunigt wurden.

Auch 2021 geht die Digitalisierung weiter: So steht in diesem Jahr die Einführung von digitalen Posteingängen und der Allgemeinen Schriftgutverwaltung mit Bearbeitungsmöglichkeiten, Zugriff und Austausch an.