Der einfache Weg zur Dienstplanung

Unabhängig davon, ob die Mitarbeiter manuell oder automatisch den vorhandenen Schichten zugeteilt sind, prüft das Programm unterschiedliche Regeln wie Ruhe- und Pausenzeiten, Arbeitszeitlimits, Abwesenheiten der Mitarbeiter und Kollisionen mit anderen Arbeitseinsätzen. Verschiedene Ansichten des Dienstplans stellen alle relevanten Informationen übersichtlich dar und können individuell pro Nutzer angepasst werden.

Dank der Möglichkeit, Dienste vom Personal übernehmen und tauschen zu lassen, bietet die Software höchste Flexibilität. Das spiegelt sich auch in den verschiedenen Varianten der Zeiterfassung wider. Die Arbeitszeit kann über Smartphones, Tablets oder klassische Zeiterfassungs-Terminals vom Mitarbeiter selbst erfasst werden. Alle Daten sind übersichtlich und jederzeit nachvollziehbar dokumentiert und über individuelle wählbare Zeiträume auswertbar. Eine Exportfunktion in den Datei-Formaten PDF und CSV stellt die Daten für die Weiterbearbeitung in anderen Programmen zur Verfügung.

Im Bereich der Urlaubsverwaltung werden alle Abwesenheiten der Mitarbeiter transparent in einer Wochen- oder Monatsansicht dargestellt. Individuelle Filter bieten die Möglichkeit, sich auf die Informationen zu fokussieren, die gerade relevant sind. Krankmeldungen und Urlaubsanträge werden optional vom Mitarbeiter direkt aus dem Programm gestellt und vom Vorgesetzten bearbeitet. Unterstützt wird dieser Prozess durch zusätzliche E-Mail-Benachrichtigungen, die individuell angepasst werden können.

Durch eigene Abwesenheits-Typen können Unternehmen auch diesen Bereich vollständig an die eigenen betrieblichen Bedürfnisse anpassen. Ergänzt werden die drei Kernbereiche von Funktionen für Mitarbeiter-Verwaltung, Arbeitszeitkonten, Reporting und der Definition der Organisationsstrukturen. Das Programm ist einfach und intuitiv zu bedienen und spart schon nach einer kurzen Eingewöhnungsphase viel Zeit bei der Personaleinsatzplanung.

Erfahrungen in Neuenburg

Die Stadt Neuenburg setzt den Shift-Juggler seit 2018 in sieben Kindergärten und -krippen ein. Das Beispiel Neuenburg zeigt, wie unproblematisch die Umstellung auf diese Software ist, mit der die Dienstplanung, die Abwesenheitsverwaltung, die Zeiterfassung, alle Arbeitszeitkonten, Reports und die Mitarbeiterverwaltung umfasst ist.

Früher mussten die Mitarbeiter mehrere Excel-Tabellen oder Papier-Pläne ständig im Auge behalten und miteinander abgleichen. Heute fließt alles in einer zentralen Anwendung zusammen. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind in alle Abläufe direkt eingebunden und behalten so immer den Überblick.

Die Stadt Neuenburg testete das System im Frühjahr 2016 und entschied sich ein Jahr später dafür.

Schon im Winter fand die Mitarbeiterschulung statt, und bereits im Januar 2018 konnte die Software voll in Betrieb genommen werden.

Die tatsächlichen Ist-Zeiten werden mit RFID-Schlüsselanhängern über Zeiterfassungsterminals der Firma Datafox erfasst. Der Waldkindergarten nutzt die Online-Stempeluhr der Mobilversion bzw. die App. Überstundenstände auf Basis der erfassten Ist-Zeiten sind immer tagesaktuell verfügbar und können bei der Planung berücksichtigt werden. Die Regelarbeitszeiten können tagesgenau definiert werden.

Dadurch sind sehr spezifische Teilzeitmodelle abbildbar, in denen an unterschiedlichen Wochentagen unterschiedliche Stundenwerte als Regel-Arbeitszeit berücksichtigt sind. Dazu kommt eine flexible Dienstplanung mit mehreren Teildiensten pro Tag. Die Einrichtungen arbeiten völlig unabhängig voneinander, und die Dienstplanstruktur ist flexibel und individuell definierbar. Alle Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen können ihre Abwesenheitswünsche selbst eintragen. Da die zentrale Personalverwaltung einen direkten Zugriff hat, sind die Kommunikationswege dadurch wesentlich verkürzt. Außerdem ist der Stand der Daten immer aktuell.

Auch andere Großkunden arbeiten inzwischen mit Shift-Juggler. Zu ihnen gehören das Deutsche Literaturarchiv und der Südwestrundfunk.

Weitere Informationen zur Software:     Shift-Juggler

Unter  www.shiftjuggler.com  können sich Interessierte mit einer kostenlosen 30-tägigen Testversion von den verschiedenen Funktionen der cloudbasierten Dienstplanung ein eigenes Bild machen.