Der papierlosen Zukunft die Türen öffnen

Der Kontakt zur IVS Zeit und Sicherheit GmbH in Lahr besteht schon seit vielen Jahren, doch erst das breit angelegte Aufsetzen der ZEUS Zeiterfassung für eine sukzessive Einführung – auch bei den städtischen Tochtergesellschaften – verleiht der Zusammenarbeit zwischen der Stadt Offenburg und der IVS Zeit und Sicherheit GmbH den gewünschten innovativen Impact.

An erster Stelle stand die Anbindung der drei Offenburger Rathäuser sowie des Kulturforums an die ZEUS Zeiterfassung. „Technisch war die Einführung an den vier Standorten der Kernverwaltung kein Problem, weil sie alle am gleichen Netz hängen“, beschreibt Oliver Basten, Fachbereichsleiter Zentrale Dienste, den reibungslosen Auftakt der ersten Implementierungsetappe. „Wir haben zehn Zeiterfassungsterminals eingeführt und bei der Stadtbibliothek auch noch ein Multifunktionsterminal installiert, weil dort ein eigenes internes Netz besteht.“

Schließlich wurde 2013 die Arbeitsgruppe zum Projekt „Neue Zeiterfassung“ gebildet, in der man sofort mit der IVS Zeit und Sicherheit GmbH in die Projektstruktur einstieg. Bereits im Sommer fanden dann die Schulungen für die ZEUS Administratoren statt. Oliver Basten weiter: „Das System wurde aufgesetzt, und die Mitarbeiter wurden im Rahmen von Informationsveranstaltungen in die neue Software eingewiesen, vor allem was den WebWorkflow angeht.“ Bis auf einen stärkeren Hotline-Betrieb kurz nach der Implementierung verlief das Rollout der neuen Software völlig reibungslos. So laufen Zeiterfassung und Workflow seit Januar 2014 im Echtbetrieb.

Seit diesen ersten Schritten vor einigen Jahren hat sich in Offenburg einiges getan. Die Stadt Offenburg hat inzwischen einer weitgehend papierlosen Zukunft Tür und Tor geöffnet.

Führungsinstrument Webworkflow

Es zeigte sich sehr schnell, wo die ZEUS-Lösungen in der Stadtverwaltung Offenburg den größten Unterschied machen. So sei der Webworkflow ein erstklassiges Instrument für die Führungskräfte, um ihrer Fürsorgepflicht gegenüber den Mitarbeitern nachzukommen, wenn zum Beispiel mal zu viele Stunden angefallen sind. Dann kann der Vorgesetzte als genehmigende Instanz nachjustieren, so dass Beschäftigte ihre Stunden sukzessive abbauen können.

„Diese papierlose Art der Genehmigung bedeutet für die Stadt Offenburg einen enormen Fortschritt, weil in der Zeit vor WebWorkflow jeder Antrag auf einem vorgeschriebenen Dienstweg durch die Verwaltung mäanderte, bis er von allen verantwortlichen Stellen abgezeichnet und genehmigt war“, verdeutlicht Oliver Basten. So sei man früher auch gezwungen gewesen, Monatsjournale für jeden Mitarbeiter auszudrucken. Mit dem Ausdruck der Monatsjournale sei auch immer ein starker Hotline-Betrieb einhergegangen, erinnert sich Oliver Basten eher ungern an die papierlastige Vergangenheit.

Das Anbinden der Ortsteile und Kindergärten

Anschließend wartete die nächste Herausforderung auf die Stadt Offenburg und die Administratorinnen rund um Michael Hobitz, Abteilungsleiter Personalservice. Nach und nach werden seit 2015 sämtliche Ortsteile an die ZEUS Zeiterfassung angebunden. Mit diesem Großprojekt steht die ZEUS Zeiterfassung nach Abschluss weiteren hundert Mitarbeitern zur Verfügung. In einer dritten Ausbaustufe sollen dann auch noch – und zwar auf ausdrücklichen Wunsch der Erzieherinnen und Erzieher – die Kindertagesstätten sowie die Stadtteil- und Familienzentren hinzukommen, womit nochmals etwa 300 Personen in die Zeiterfassung integriert werden. Diese beiden Projekte sind inzwischen größtenteils durchgeführt und kommen in Kürze zum Abschluss.

Zeitersparnis in der Personalabteilung

ZEUS Zeiterfassung und Webworkflow ersparen inzwischen der Personalabteilung der Stadt Offenburg eine Menge Arbeit. Die Daten aus der Zeiterfassung werden nun über die ZEUS Lohnschnittstelle elegant ins SAP-basierte Lohnabrechnungsprogramm „dvv.Personal“ exportiert, das in den Kommunen Baden-Württembergs weit verbreitet ist.

Der telefonische Nachfragebedarf der Mitarbeiter sei enorm zurückgegangen, weiß Oliver Basten zu berichten. Allerdings wecke die Vielfalt der Möglichkeiten bei den Mitarbeitern durchaus neue Begehrlichkeiten, was Urlaubswünsche, Arbeitszeitmodelle oder auch die zahlreichen Analyse- und Statistikoptionen der ZEUS Auswertungen betrifft. „Letztere sind eine große Hilfe für die Führungskräfte in den verschiedenen Dezernaten, Abteilungen und natürlich im Personalservice, um die Fürsorgepflicht gegenüber den Mitarbeitern der Stadt vorausschauend und zuverlässig wahrzunehmen“, zeigt sich Oliver Basten begeistert von der Transparenz der ZEUS Anwendungen.

„Wir haben jetzt Module für die Urlaubsplanung. Wir sind auch dank der Zusammenarbeit mit IVS wesentlich innovativer geworden“, resümiert Oliver Basten, um abschließend einen Ausblick zu geben: „Wir wollen noch mehr in Workflowprozesse reingehen, denn wir haben ja eine Vielzahl von Fachanwendungen, und die sollen sich künftig digital abbilden lassen. Themen wie Dokumentenmanagementsysteme und elektronische Aktenführung werden wir weiter ausbauen, auch im Zuge des von staatlicher Seite geforderten E-Gouvernements“.