Die richtige Software macht es einfacher

Zunächst gilt es, sich einen Überblick darüber zu verschaffen, welche Umsätze umsatzsteuerrechtlich relevant sind. Um diese Posten ermitteln zu können, müssen alle Einnahmen und die zugrunde liegenden Sachverhalte geprüft werden. Das lässt sich beispielsweise durch eine Einnahmeanalyse bewerkstelligen: Hierbei werden sämtliche Einnahmehaushaltsstellen in einer Tabelle gesammelt und ausgewertet. Die im Rahmen der Einnahmeanalyse ermittelten Tatsachen sind dann der Ausgangspunkt für die Bestimmung des materiell-rechtlichen Klärungsbedarfs sowie etwaiger Risiken. Zusätzlich ist das sogenannte Vertragsscreening ein wichtiger Bestandteil der Umstellung. Professionelle Unterstützung leistet hier der steuerliche Berater.

Software vereinfacht den Prozess

Für eine reibungslose Umstellung müssen entsprechende Ressourcen bereitgestellt und insbesondere in der Steuerabteilung die Grundlagen dafür geschaffen werden, dass auch künftig alle Umsatzsteuerpflichten ordnungsgemäß erfüllt werden können. Dabei lässt sich der Verwaltungsaufwand mit professioneller Software verringern. Bereits die Software für die Rechnungsschreibung muss dafür sorgen, dass in den Ausgangsrechnungen die gemäß § 14 UStG erforderlichen Angaben enthalten sind. Zudem sollte sie so in die Finanzsoftware eingebunden sein, dass die geltend gemachten Forderungen buchhalterisch erfasst werden und die ausgewiesene Umsatzsteuer automatisch in die Steuererklärung aufgenommen wird.
In aktuellen Programmen können für bestimmte Rechnungen bereits konkrete Umsatzsteuersätze hinterlegt werden, was den manuellen Aufwand reduziert. Außerdem lässt sich hier die Befugnis zur Rechnungsstellung auf einzelne Mitarbeiter beschränken.

Im Idealfall entsteht ein homogener und automatisierter Prozess von der Rechnungsstellung über die Buchführung bis hin zur Erstellung von Umsatzsteuererklärungen. Ein solches Szenario ist beispielsweise mit den Lösungen Rechnungswesen kommunal und Unternehmen online des IT-Dienstleisters DATEV umsetzbar. Diese Systeme gewährleisten einen nahtlosen Datenaustausch zwischen verschiedenen Sachbereichen der jPöR und ihrem Steuerbereich. Das fördert zum einen eine effiziente Zusammenarbeit innerhalb der Körperschaft und hilft zum anderen dabei, das Fehler- wie auch das Haftungsrisiko der Verantwortlichen zu senken.