E-Rechnungsprozess beschleunigt die Transformation

E-Rechnung im Ausgang: Jetzt müssen Kommunen handeln

Bislang war die E-Rechnung für Kommunen vor allem ein B2G-Thema: Unternehmen übermitteln Rechnungen aus öffentlichen Aufträgen elektronisch an die Verwaltung; die Behörden müssen diese empfangen und verarbeiten. Seit dem 1. Januar 2025 gilt zusätzlich die B2B-Verpflichtung für Rechnungen zwischen inländischen Unternehmern. Für die verpflichtende Ausstellung von E-Rechnungen gelten noch Übergangsfristen. Dabei ist eine E-Rechnung keine einfache PDF-Datei, sondern eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine automatisierte Verarbeitung ermöglicht. In Deutschland kommen dafür insbesondere XRechnung und ZUGFeRD zum Einsatz.

Auch Behörden sind von den B2B-Vorgaben nicht pauschal ausgenommen. Spätestens ab dem 1. Januar 2027 ist für juristische Personen des öffentlichen Rechts der Paragraf 2b des Umsatzsteuergesetzes anzuwenden. Dann muss für jede Leistung geklärt werden, ob die Behörde hoheitlich oder unternehmerisch handelt. Ist sie unternehmerisch tätig und rechnet sie gegenüber einem anderen inländischen Unternehmer ab, kann auch für sie die Vorgabe einer verpflichtenden Ausstellung von E-Rechnungen gelten.

Dabei entscheidet nicht die Bezeichnung des Dokuments, sondern seine Funktion: Jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, kann umsatzsteuerlich eine Rechnung sein. Damit können beispielsweise auch Gebühren-, Leistungs- oder Kostenbescheide betroffen sein.

Die Zeit des Abwartens ist vorbei: Kommunen müssen ihre Leistungen, Rechnungsempfänger, Abrechnungsdokumente und vorgelagerten Fachverfahren systematisch untersuchen. Der Grundsatz lautet: Erst den steuerlichen Sachverhalt klären, dann betroffene Dokumente und Daten bestimmen – und anschließend über Format und Technik entscheiden.

Dabei geht es um mehr als die bloße Erfüllung regulatorischer Anforderungen. Strukturierte Rechnungsdaten schaffen die Grundlage, um Medienbrüche zu beseitigen, Datenqualität zu verbessern und Prüf-, Freigabe- und Buchungsprozesse stärker zu automatisieren. Richtig angegangen, wird die E-Rechnung damit vom Compliance-Thema zum Ausgangspunkt für die nachhaltige Transformation kommunaler Finanzprozesse.

Vom Flickenteppich zum klaren Prozess

Im kommunalen Rechnungsausgang bestehen häufig dezentrale Abläufe. Ausgangsdokumente entstehen in Fachverfahren, ERP-Systemen, Office-Vorlagen oder manuell. Zuständigkeiten, Freigaben und Datenfelder variieren. Das führt zu Medienbrüchen, Rückfragen und fehleranfälliger Nachbearbeitung.

Die E-Rechnung legt diese Schwächen offen – darin liegt ihre Chance. Statt einen bestehenden Ablauf nur in XML zu übersetzen, sollte der gesamte Prozess betrachtet werden: Welche Ausgangsdokumente gibt es? Welche Leistungen sind steuerlich relevant? Wo entstehen die Daten? Wer prüft und gibt frei? Welches System erzeugt den Datensatz? Wie erfolgen Validierung, Versand und revisionssichere Ablage?

Aus den Antworten entsteht ein Soll-Prozess. Daraus werden fachliche, technische und organisatorische Anforderungen abgeleitet. Erst danach sollte entschieden werden, ob vorhandene Systeme ertüchtigt, Schnittstellen ergänzt oder neue Lösungen beschafft werden. Die Norm EN 16931 sowie XRechnung und ZUGFeRD geben dabei die Leitplanken vor.

Ohne Change Management kein Projekterfolg

Die größte Herausforderung ist selten allein die Technik. E-Rechnungsprojekte verändern Rollen, Zuständigkeiten und Arbeitsweisen. Daten müssen früher, vollständiger und einheitlicher gepflegt werden. Dezentrale Sonderwege werden hinterfragt, Freigaben neu geordnet und Verantwortlichkeiten transparenter. Mitarbeitende erleben die Einführung deshalb als Veränderung ihres Arbeitsalltags.

Change Management sollte von Beginn an Teil des Projekts sein. Fachbereiche, Kämmerei, Steuerstelle, IT, Organisation und gegebenenfalls Rechtsamt müssen früh eingebunden werden. Ein gemeinsames Zielbild schafft Orientierung:
Geht es nur um Pflichterfüllung oder zugleich um schnellere Abläufe, weniger Fehler und bessere Steuerbarkeit?

Prozessworkshops helfen, Praxiswissen in tragfähige Soll-Abläufe zu überführen. Pilotbereiche machen die Veränderung erlebbar und liefern Erfahrungen für den Rollout. Schulungen sollten nicht nur erklären, welches Feld im System zu pflegen ist, sondern auch, warum sich der Prozess ändert und welchen Nutzen dies bringt. Klare Ansprechpersonen und Feedbackkanäle sichern den Übergang.

Schritt für Schritt zur elektronischen Ausgangsrechnung

Der Weg zur elektronischen Ausgangsrechnung beginnt nicht mit einer Softwareauswahl. Am Anfang stehen Transparenz und Priorisierung: Leistungen und Einnahmequellen erfassen, Dokumenttypen und Mengengerüste strukturieren, steuerliche Relevanz prüfen sowie Prozesse, Systeme, Daten und Zuständigkeiten aufnehmen. Für die betroffenen Fallgruppen werden anschließend Zielprozesse, Datenanforderungen, Systemarchitektur und Fahrplan entwickelt.

Wer jetzt handelt, kann Zeitdruck vermeiden und zugleich nachhaltige Verbesserungen erreichen. Die E-Rechnung wird dann nicht zur zusätzlichen Pflicht, sondern zum Veränderungsmotor: für einheitlichere Prozesse, höhere Datenqualität, weniger manuelle Arbeit und eine zukunftsfähige Verwaltung.

Veranstaltungstipp:

Finance Aperitivo bei Bonpago GmbH
Termine: 16.09.2026, 21.10., 18.11., 16.12

Weitere Informationen auch unter:
www.bonpago.de/events