ELSTER flattert jetzt auch in die Rathäuser

Dort steht speziell für Kommunen, Kammern, Universitäten, Landschaftsverbände, Banken, Behörden, Anstalten oder Service-Provider das Verfahren ELSTER-Transfer bereit. Darüber können sie bestimmte Daten – wie eben die Messbescheiddaten für die Grundsteuer – elektronisch mit der Finanzverwaltung austauschen sowie Dokumente in die Postfächer von Anwendern einstellen. Die Finanzverwaltung empfiehlt Kommunen, ein separates Organisationskonto nur zum Zweck des Datenaustauschs mit der Steuerverwaltung anzulegen. Beantragen sollten Städte und Gemeinden die elektronische Übermittlung über ELSTER-Transfer mit einiger Vorlaufzeit, und es empfiehlt sich, vorab auch eine Prüfung der Datenqualität des Datenbestands durchzuführen.

Komfortabler Import in die Software der Kommune

Mit der Anlage des ELSTER-Kontos ist es aber noch nicht getan. Denn die Rechenzentren der Partner der Finanzverwaltung stellen bei Datenabholverfahren ausschließlich Rohdaten zur Verfügung, die zwingend mit einer externen Software aufbereitet und weiterverarbeitet werden müssen. Städte und Gemeinden, die im Umfeld der Grundsteuer noch mit papierbehafteten Prozessen arbeiten, sollten sich also schnellstmöglich ein digitales System für die Bearbeitung ihrer Abgabeninformationen anschaffen. Dabei ist im Vorfeld zu prüfen, dass die Software die elektronisch bereitgestellten Daten auch verarbeiten kann.

Ein Programm, das den ELSTER-Transfer zuverlässig unterstützt, ist DATEV Kommunale Abgabe. Dort ist der Import der elektronisch übermittelten Messbescheiddaten bereits seit Langem möglich. Die Daten lassen sich sowohl für die Grundsteuer als auch für die Gewerbesteuer einfach einlesen. Eine manuelle Erfassung der Messbeträge entfällt somit. Im Zuge des Imports werden neue Finanzamtsaktenzeichen oder Steuernummern automatisiert im Bestand angelegt und neue Abgaben gebildet.

Ist für das importierte Finanzamtsaktenzeichen oder die Steuernummer bereits eine Abgabe im System vorhanden, erzeugt der Import auf Basis des dahinterliegenden Sachverhalts eine entsprechende Korrekturversion. Die durchgeführten Aktionen werden in einem Ergebnisprotokoll dokumentiert. Sollten sich seitens der Finanzverwaltung Änderungen am Satzaufbau der Importdateien ergeben, werden diese zeitnah in der Importschnittstelle angepasst.

Reibungsloser Prozess mit geprüfter Datenqualität

Vor dem ersten Import ist es sinnvoll, die Datenqualität des zuständigen Finanzamtsaktenzeichen- und Steuernummernbestands zu prüfen. Eindeutige Zuordnungskriterien für die elektronische Verarbeitung sind das Finanzamtsaktenzeichen  beziehungsweise die Steuernummer. Denn nur, wenn diese mit den von den Finanzbehörden geführten Finanzamtsaktenzeichen und Steuernummern übereinstimmen, ist ein Import möglich.

Im Hinblick auf die Umsetzung der Grundsteuerreform, in deren Zuge alle Grundstücke und Wohneinheiten neue Messbescheide erhalten werden, empfiehlt es sich, den Datenbestand zu prüfen und gegebenenfalls zu bereinigen. Zu beachten ist, dass die Finanzamtsaktenzeichen und Steuernummern in den Importdateien rein numerisch übermittelt werden und deswegen weder Sonderzeichen noch Trennstriche enthalten dürfen. Falls Sonderzeichen und Trennstriche enthalten sind, müssen diese deshalb entfernt werden.

Finanzamtsaktenzeichen – Tipps für das Format

Bei den Finanzamtsaktenzeichen steckt die Tücke im Detail: Der Aufbau der elektronisch übermittelten Finanzamtsaktenzeichen weicht in der Regel von den Daten auf den Papiermessbescheiden ab. Das betrifft alle Bundesländer, die das bayerische Verfahren nutzen – damit konkret alle Bundesländer außer Nordrhein-Westfalen und Hessen. Der Aufbau der Finanzamtsaktenzeichen in den Importdateien ist sechszehnstellig mit führender Null. Dabei ist die Prüfziffer in den elektronisch übermittelten Daten kein Bestandteil des Finanzamtsaktenzeichens. Das auf den Papiermessbescheiden angedruckte Finanzamtsaktenzeichen ist ebenfalls sechzehnstellig, jedoch enthält es keine führende Null und stattdessen die Prüfziffer an der 16. Stelle.

Import wie auch die Neuanlage der Finanzamtsaktenzeichen im Rahmen des Imports unterstützen wahlweise beide Varianten. Welche Variante genutzt werden soll, ist vor dem ersten Import festzulegen. Die Variante ohne führende Null und mit Prüfziffer stellt sicher, dass der Andruck des Finanzamtsaktenzeichens auf dem Grundsteuerbescheid in gleicher Form erfolgt wie der Andruck auf dem Papiermessbescheid, welchen der Grundstückseigentümer erhält.

Allerdings ist davon auszugehen, dass die Ausgabe der Messbescheide in Papierform mittelfristig eingestellt und vollständig durch die elektronische Übermittlung ersetzt wird. Schon jetzt ist der Aufbau des Finanzamtsaktenzeichens in elektronischer Form das offiziell gültige Format. Spätestens wenn keine Papierausgabe mehr erfolgt, müssten die Finanzamtsaktenzeichen im Datenbestand nachträglich angepasst werden.