Kleine Insel, moderne Verwaltung

Optimierte Finanzprozesse bei der Kurverwaltung Wangerooge

Wangerooge steht für Weite, Wind und Wellen. Seit über 200 Jahren ist die kleine Nordseeinsel ein äußerst beliebtes Reiseziel. Den sich dadurch ergebenden speziellen Anforderungen begegnet die Kurverwaltung mit moderner Finanz-Software und Cloud-Lösungen von DATEV.

Die Gemeinde hat gut 1200 Einwohner. An Besuchern strömt über das Jahr allerdings ein Vielfaches auf die öst-lichste der sieben bewohnten ostfriesischen Inseln. Da ist eine digital aufgestellte Verwaltung ein wichtiger Faktor. Deshalb führte der Eigenbetrieb Kurverwaltung bereits 2019 das Programmpaket DATEVkommunal ein und modernisierte damit sein Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen. In einem weiteren Schritt wurde das System nun mit modernen Cloud-Modulen ergänzt.

Rechnungswesen und Warenwirtschaft bestens verzahnt

Kern des Projekts war eine noch einfachere Rechnungsschreibung und Übertragung an die Buchhaltung. Hierzu wurden unter anderem eine Online-Belegfreigabe sowie das Programm Auftragswesen next eingeführt, um die Kombination von Rechnungswesen und Warenwirtschaft zu optimieren. Rechnungen lassen sich nun basierend auf den Daten der Kunden und der verkauften Artikel automatisch erstellen. Die Rechnungsdaten landen direkt in der Finanzbuchhaltung. Die integrierten und teilautomatisierten Prozesse sind zudem auch bei der Bewältigung der besonderen Herausforderungen hilfreich, die die Insellage mit sich bringt.

„Die cloudbasierte Lösung ermöglicht es uns, effizient zu arbeiten, auch wenn mal wieder eine Sturmflut die Fährverbindung unterbricht“, berichtet Anne Ibach, Leiterin Finanzbuchhaltung der Kurverwaltung Nordseeheilbad Wangerooge. Besonders schätzt sie die integrierten Module für Rechnungswesen, Anlagenbuchführung und Kostenrechnung, die effektiv dabei unterstützen, den Überblick über die Finanzen zu behalten. „Die Umstellung hat unsere Verwaltungsabläufe spürbar beschleunigt, und die Zusammenarbeit mit dem Festland ist nun viel einfacher“, lautet ihr Fazit.

Überblick, Flexibilität und E-Rechnungsfunktionalität

Die neue Lösung überzeugt durch hohe Skalierbarkeit und Anpassungsfähigkeit – sowohl bei steigender Belegmenge als auch bei individuellen organisatorischen Anforderungen. Bereits bestehende Systeme wie das Online-Buchungssystem oder das Gästebeitragssystem wurden integriert. Besonders sichtbar wird die Vereinfachung im Bereich Ticketverkauf: Durch die Anbindung des Online-Shops lassen sich nun sämtliche Verkäufe zentral verwalten. Die Daten werden automatisch ins Rechnungswesen übertragen, wodurch die Kurverwaltung in Echtzeit Einblick in Verkaufszahlen und finanzielle Auswirkungen erhält – ohne doppelte Erfassung.

Über das System können auch E-Rechnungen sowohl empfangen als auch digital versendet werden. Ein weiterer Fortschritt ist die digitale Belegfreigabe. Rechnungsbelege werden automatisch den zuständigen Personen zugewiesen und können mobil auf Smartphone oder Tablet geprüft und freigegeben werden. Auch der nächste Schritt auf dem Weg zum durchgängigen Gesamtsystem ist bereits in der Umsetzung: Derzeit stellt die Kurverwaltung die Personalabrechnung für ihre rund 90 Mitarbeiter ebenfalls um.

Weitere Informationen unter:
www.wangerooge.de/info-service/service-informationen