Mit Prozessautomatisierung zur digitalen Verwaltung

Während große Unternehmen bereits die vierte industrielle Revolution erleben, steckt die öffentliche Verwaltung noch immer  im Papierzeitalter fest. Laut Onlinezugangsgesetz sollten bis Ende 2022  je 575 Leistungen pro Bundesland online verfügbar sein. Allerdings sind deutschlandweit durchschnittlich nur 175 Leistungen digital zugänglich – 400 weniger als geplant.

Der digitale Rückstand beunruhigt nicht nur die Bevölkerung. Auch der öffentliche Sektor leidet unter einem Fachkräftemangel. Aktuell fehlen mehr als 360.000 Fachkräfte. Um das Leistungsniveau zu halten sowie bürgernah und flexibel agieren zu können, braucht Deutschland einen öffentlichen Dienst mit qualifizierten und leistungsstarken Beschäftigten. Aktuell sind Beschäftigte jedoch häufig überlastet. Umständliche, manuelle Prozesse halten die Arbeit auf und demotivieren. Zusätzliche Aufgaben aufgrund der fehlenden Fachkräfte verschärfen die Belastung. Die Arbeitsüberlastung fordert ihren Tribut: Eine aktuelle Studie von UiPath zeigt, dass sich jeder dritte Angestellte (33 Prozent) ausgebrannt fühlt.

Software-Automatisierung kann viele Prozesse übernehmen und erfordert nur minimale manuelle Eingriffe. Bei der klassischen Robotic Process Automation programmieren IT-Fachleute oder Nutzer Software-Roboter für vordefinierte Prozesse.

Intelligente Prozessautomatisierung mittels Process Mining analysiert und visualisiert alle Prozesse auf einem Dashboard. Anwender können so mit wenig Aufwand erkennen, welche Prozesse ablaufen und mögliche Vereinfachungen vornehmen – per Mausklick können diese implementiert werden. Auch bereits aufgesetzte Software-Roboter lassen sich so steuern.

Task Mining schaut detailliert auf einzelne Interaktionen. Zunächst zeichnet die Automatisierungssoftware im Hintergrund die Interaktionen mit Dienstprogrammen auf. Eine künstliche Intelligenz analysiert diese Daten und schlägt Automatisierungen für Aufgaben vor, die besonders häufig stattfinden.  Auch hier werden alle Aufgaben, die sich zu Prozessen verbinden, visualisiert. Zum Schluss kann das Dokument als Prozessbeschreibung exportiert und der gesamten Organisation zugänglich gemacht werden.

Die schwedische Arbeitsverwaltung (Arbetsförmedlingen) kümmert sich um die öffentliche Arbeitsverwaltung und die Umsetzung der Arbeitsmarktpolitik. Sie nutzt Process Mining, um wichtige Finanz- und Personalprozesse zu optimieren. Durch diese Strategie konnte die Behörde nicht nur Kosten sparen, sondern auch ihre Effizienz steigern. Die Technologie war leicht zu implementieren und die Behörde schätzt, bereits mehrere Millionen schwedische Kronen gespart zu haben. Insbesondere wiederholende Aufgaben konnten optimiert werden. Ein unerwarteter Erfolg zeigte sich zudem in der Personalabteilung, wo die Automatisierung dazu führte, dass das Team nun statt zwei volle hundert Prozent der Tickets bearbeiten kann.

Dieses Beispiel aus Schweden zeigt, wie auch Deutschland die Digitalisierung im öffentlichen Sektor vorantreiben und Mitarbeiter entlasten könnte. Denn durch die Automatisierung von Prozessen und Routineaufgaben könnte die Lücke der fehlenden Mitarbeiter verringert werden, während gleichzeitig die Effizienz im öffentlichen Dienst gesteigert wird. Diese Veränderung geht alle etwas an, denn die Arbeit des öffentlichen Sektors ist systemrelevant.

Mark Borgmann, Regional Vice President bei UiPath