Quo Vadis, digitaler Arbeitsplatz in der Verwaltung?

Deutschland hat im Vergleich mit anderen europäischen Ländern in puncto Digitalisierung großen Nachholbedarf. Das gilt insbesondere für die öffentliche Verwaltung auf kommunaler Ebene. Die fehlenden digitalen Strukturen stellen aber nicht nur für Bürger eine erhebliche Zusatzbelastung dar, sie erschweren auch deutlich die Arbeit der Behörden.

Die (fehlende) Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung

Heute müssen immer noch etliche Anträge in Behörden händisch ausgefüllt und gelagert werden. Die Bundesregierung möchte das mit neuen Gesetzen und mehr Geld zügig ändern, das Vorhaben bedarf allerdings auch eines Kulturwandels. Denn die schleppende Umsetzung der Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung liegt auch an eingefahrenen Strukturen und fehlenden Kompetenzen. Somit werden notwendige Reformen oft, wenn überhaupt, nur langsam umgesetzt.

An vielen Stellen fehlt vor allem Verständnis dafür, was die Digitalisierung tatsächlich bedeutet. Sie ist nicht nur neue Technik und moderne Geräte, sondern vielmehr die Transformation von Prozessen und Strukturen auf allen Arbeitsebenen. Wesentlicher Teil dieser Transformation ist das Arbeiten an einem digitalen Arbeitsplatz. Dafür braucht es mehr als Laptops und VPNs.

Mitarbeiter der öffentlichen Verwaltung am hochmodernen digitalen Arbeitsplatz

Der digitale Arbeitsplatz ist in erster Linie eine Entlastung für die Mitarbeitenden in kommunalen Behörden. Er ermöglicht es ihnen, zu jeder Zeit und mit jedem Gerät auf alle erforderlichen Ressourcen schnell und einfach zuzugreifen. Der Faktor IT-Sicherheit spielt dabei im Behördenumfeld eine besonders große Rolle. Ausgefeilte IT-Sicherheitsmaßnahmen gewährleisten den optimalen und umfassenden Datenschutz. Die Mitarbeitenden können flexibel von unterwegs mobil oder beispielsweise am Schreibtisch im Homeoffice ihre Arbeit erledigen.

Der digitale Arbeitsplatz erhöht die Attraktivität des öffentlichen Dienstes als Arbeitgeber und gleichzeitig die Responsivität bei neuen, dringlichen Angelegenheiten, die eine sofortige Bearbeitung erfordern. Durch die Reduzierung von Hindernissen und Ablenkungen werden Stressniveaus gemindert und die Motivation der Mitarbeitenden gefördert. Ein Beispiel für die Vorteile des digitalen Arbeitsplatzes bilden eine Webanwendung und App, die das IT- und Beratungsunternehmen msg services im Auftrag der Berliner Senatsverwaltung für Bildung, Jugend und Familie (SenBJF) entwickelt hat.

Auf der Grundlage des Deutschen Motorik-Tests (DMT) werden motorische Fähigkeiten wie Kraft, Ausdauer und Koordination von Schülern durch die SenBJF überprüft und ausgewertet. Bis vor kurzem erfolgte die Auswertung der Tests ausschließlich manuell. Das war intransparent, fehleranfällig, sowie zeitraubend und personalintensiv. Heute ermöglicht die digitale Anwendung eine einfachere und effizientere Abwicklung, die jährlich über 500 Arbeitsstunden spart.

Die Vorteile für die Verwaltung

Neben den eingesparten Arbeitsstunden wurden in diesem Fall auch Ressourcen wie Papier und damit die Budgets der Verwaltungen geschont. Solche Lösungen können unkompliziert skaliert werden: Mit intelligenten und cloudbasierten Workspace-Konzepten, ist rund um die Uhr sicheres und produktives Arbeiten mit jedem Gerät möglich.

Sicher, denn solche Konzepte erhöhen den Datenschutz in der digitalen Umgebung: Alle für die Arbeit notwendigen Apps und damit verbundenen Daten werden in der Cloud aufbewahrt und der Zugriff darauf erfolgt mittels richtlinienbasierter Benutzerauthentifizierung. IT-Abteilungen in Behörden erhalten umfassendes Monitoring und granulare Kontrolle über den Datenaustausch aller Endanwender. Das heißt: Nur diejenigen, die es wirklich benötigen, haben Zugriff auf die relevanten Daten.

Der digitale Arbeitsplatz ist ein wesentlicher Bestandteil der Digitalisierung des öffentlichen Sektors. Kommunen können bereits heute auf eine Vielzahl erprobter Lösungen zurückgreifen, um die Zufriedenheit der eigenen Belegschaft sowie Bürger zu erhöhen. Versierte IT-Dienstleister stehen ihnen dabei zur Seite.