Viele gute Gründe für den digitalen Gewerbesteuerbescheid

Keine Zustellprobleme und sinkende Kosten sprechen für sich

Die flächendeckende Umsetzung des digitalen Gewerbesteuerbescheids ist entscheidend, um die manuelle, papiergebundene Erfassung und das unterschiedlich – strukturierte Vorgehen abzulösen. Kommunen, Unternehmen und Steuerberatungen profitieren von einfacheren, schnelleren Prozessen und weniger Aufwand. Die Stadt Essen geht beispielhaft voran.

Seit einem Jahr können Steuerpflichtige direkt bei Abgabe ihrer Gewerbesteuererklärung den digitalen Gewerbesteuerbescheid über das ELSTER-Portal beantragen. Der neue digitale Bescheid wird als PDF-Dokument mit eingebettetem XML (PDF/A-3) in das Postfach des ELSTER-Unternehmenskontos zugestellt. Der maschinell lesbare, deutschlandweit einheitliche und rechtswirksame XML-Datensatz ermöglicht eine direkte Weiterverarbeitung in den unterschiedlichen Software-Lösungen der Unternehmen und Steuerberatungen.
Kommunen haben dadurch deutlich weniger Bearbeitungsschritte. Unter anderem wird die Zuordnung von Vorgängen zwischen Steuer- und Kassenamt erleichtert. Das Abtippen und Anheften von Informationen entfällt ganz. Neue Möglichkeiten beim Suchen und Filtern von Bescheiden nach bestimmten Kriterien verbessern zudem das Dokumentenmanagement. Der monatliche bürokratische Aufwand reduziert sich um mehrere Stunden. Außerdem optimiert das standardisierte und automatisierte Vorgehen den gesamten Prozess und schafft mehr Transparenz. Gleichzeitig werden ohnehin knappe personelle Ressourcen freigesetzt, um weitere Reformen oder Projekte im Sinne des Onlinezugangsgesetzes zu stemmen. Und das in allen Bundesländern gleichermaßen. Nicht zuletzt stellt der digitale Gewerbesteuerbescheid eine kostengünstige Lösung dar. Es fallen zwar Kosten für die Programmierung an, dafür sparen Kommunen das Geld für Druck und Porto; auch die Anbindung der Kommunen an ELSTER ist kostenfrei.

Vorteile durch XÖV-Standard

Weitere Vorteile ergeben sich dadurch, dass der digitale Gewerbesteuerbescheid neuerdings als Fachmodul vom IT-Standardisierungsvorhaben XUnternehmen umgesetzt wird. Konkret wird dadurch eine verbindliche Nutzung und kontinuierliche Pflege des Datenmodells geschaffen. Darüber hinaus ermöglicht die Teilnahme an einem solchen XÖV-Standard auch nachhaltig eine reibungslose Datenübertragung zwischen verschiedenen Systemen und Organisationen. Somit können alle Verwaltungsprozesse, die im Zusammenhang mit der Gewerbesteuer stehen, vereinfacht und automatisiert werden. Nicht zuletzt erfüllen Kommunen die aus dem OZG resultierende Verpflichtung zur elektronischen Bescheidbekanntgabe, für die jede Kommune ansonsten eine eigene Lösung umsetzen müsste.

HKR-Hersteller als Unterstützung hinzuziehen

Damit möglichst viele Kommunen in eine strukturierte, koordinierte Umsetzung kommen, sind drei Punkte entscheidend: Die Begleitung und Unterstützung aus Länderarbeitskreisen und dem „ServiceDesk Digitaler Gewerbesteuerbescheid“ – hier kann der Versand in einem Testsystem erprobt werden – sowie die Zusammenarbeit mit einem erfahrenen HKR-Hersteller, der seinerseits eine Software für das einheitliche Bescheidformat anbietet. Außerdem müssen die Kommunen die Anbindung an ELSTER mit entsprechenden Zertifikaten beantragen.

Stadt Essen zeigt, wie es gehen kann

Bisher haben 100 Kommunen pilotiert, umfassend getestet und das Projekt erfolgreich in die Praxis überführt. Die Stadt Essen war die erste, die das Projekt gemeinsam mit Nagarro im Rahmen ihrer Digitalstrategie angegangen ist. Es war der nächste logische Schritt nach Einführung der elektronischen Akte und des Datenträgeraustauschs mit der Finanzverwaltung. Ziel war es, ein gutes und modernes Dienstleistungsangebot bereitzustellen, das für alle einfach und standardisiert nutzbar ist.
Seit einem Jahr hat die Stadt die Möglichkeit, ihre rund 3.500 Gewerbesteuerbescheide im Monat statt wie zuvor in Papierform per Post vollumfänglich digital an ansässige Unternehmen zu verschicken. Die ersten Eindrücke sind durchweg positiv: Es gibt keine Papierflut mehr, keine Postrückläufer durch ungültige Adressen, keine Medienbrüche bei der Übermittlung, die Kosten für Papier und Porto sind deutlich gesunken und der Arbeitsaufwand für die Sachbearbeiter hat sich erheblich reduziert. Jetzt kommt es darauf an, das Angebot stärker unter Steuerpflichtigen und Steuerberatern zu bewerben, damit es flächendeckend in Anspruch genommen wird.

Weitere Informationen:

www.nagarro.com/de/industries/public-sector