Wenn die Rechnung digital kommt…
Leitfaden „Die elektronische Rechnung in der öffentlichen Verwaltung“ gibt nützliche Tipps und Hinweise
Die Digitalisierung hält immer weiter Einzug – auch in die Rathäuser und öffentlichen Einrichtungen. Praktische Umsetzungsempfehlungen soll hierbei der Leitfaden „Die elektronische Rechnung in der öffentlichen Verwaltung“ der Münchner Kanzlei Peters, Schönberger & Partner geben. Er gibt nützliche Hinweise, wie die Umsetzung der Richtlinie 2014/55/EU und die sich daraus durchaus ergebenden Hürden gemeistert werden können.
Die EU-Richtlinie 2014/55/EU vom 16. April 2014 sieht im Wesentlichen eine Verpflichtung öffentlicher Auftraggeber vor, elektronische Rechnungen zu akzeptieren, die einem bestimmten EU-Datenmodell sowie einer vorgegeben Syntax (UN/CEFACT oder UBL) entsprechen. Während die EU-Richtlinie lediglich die Verpflichtung zur Annahme und Weiterverarbeitung elektronischer Rechnungen für den sogenannten „oberschwelligen“ Vergabebereich regelt, bezieht das für öffentliche Auftraggeber des Bundes beschlossene E-Rechnungs-Gesetz grundsätzlich alle Rechnungen (betragsunabhängig) in seinen Anwendungsbereich ein. Darüber hinaus konstatiert die E-Rechnungs-Verordnung – von definierten Ausnahmen abgesehen – auch für den Rechnungssteller eine Verpflichtung, Rechnungen in elektronischer Form einzureichen. Da jedes Bundesland eigenständig für die Umsetzung der Richtlinie verantwortlich ist, kann es auf Länderebene durchaus zu Abweichungen im Vergleich zu den beschlossenen Vorschriften des Bundes kommen.
Umsetzung in der Praxis
Die Richtlinie 2014/55/EU erfordert von Seiten der öffentlichen Auftraggeber eine frühzeitige Projektplanung und -umsetzung, gilt die Regelung auf Bundesebene für oberste Bundesbehörden doch bereits ab dem 27. November 2018 und für alle anderen öffentlichen Auftraggeber des Bundes ab dem 27. November 2019. Landesbehörden und Kommunen bleibt etwas mehr Zeit, hier gilt der 18. April 2020 als Stichtag.
Ausgehend von den IST-Prozessen gilt es verwaltungsindividuell zunächst den Soll-Prozess zu entwickeln. Dabei sind gerade die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ von entscheidender Bedeutung, insbesondere wenn es um Fragen zur revisionssicheren Archivierung geht. Ausgehend vom Soll-Konzept lässt sich anschließend eine individuelle Umsetzungsstrategie erarbeiten sowie ein Fachkonzept entwickeln. Aus steuerlicher Perspektive ist schließlich die Erstellung einer Verfahrensdokumentation Pflicht.
Als Hilfestellung für die praktische Umsetzung hat die Kanzlei den Leitfaden „Die elektronische Rechnung in der öffentlichen Verwaltung“ veröffentlicht. Auf über 40 Seiten werden die rechtlichen Rahmenbedingungen ausführlich dargestellt und konkrete Handlungsempfehlungen beschrieben. Der Leitfaden wird kontinuierlich fortentwickelt und laufend mit den sich im Entstehen befindlichen Landesgesetzen und -verordnungen aktualisiert. Damit geben die Autoren einen umfassenden Überblick über die (unterschiedlichen) Vorgaben zur elektronischen Rechnungsstellung in der öffentlichen Verwaltung in Deutschland.
Der E-Rechnungs-Leitfaden ist verfügbar unter: www.psp.eu/themen/elektronische-rechnung
