Wie die Wuppertaler wertvolles Wissen sammeln
Strukturierter Wissenstransfer macht Stadtwerke und öffentliche Verwaltungen fit
Die Anforderungen im öffentlichen Bereich sind in den vergangenen Jahren stark gestiegen. Neben immer komplexeren Aufgaben und strenger werdenden Dokumentationspflichten sehen sich Stadtwerke und Verwaltungen mit der Gefahr eines großen Wissensverlusts infolge des Ausscheidens von wichtigen Erfahrungsträgern konfrontiert. Die Wuppertaler Stadtwerke setzen deshalb auf eine Prozessbegleitung für einen strukturierten Wissenstransfer, der fachliche Lücken kompensiert und damit die Verwaltung für den demographischen Wandel gut rüstet.
Die Wuppertaler Stadtwerke Energie & Wasser AG gehört zum WSW-Konzern, der mit 3270 Beschäftigten zu den größten Arbeitgebern Wuppertals gehört. Sie versorgt die Privatkunden, Gewerbe und Industrie mit Strom, Gas, Fernwärme und Energiedienstleistungen. Wie können wir im Falle von Verrentungen und nicht sofortiger Neubesetzung das Wissen erhalten und bei internen Umstrukturierungen Mitarbeiter schnell und trotzdem umfassend qualifizieren? Diese Fragen brannten den Wuppertalern unter den Nägeln. Aufgrund von Kosteneinsparungen und Personalmangel sah man sich gezwungen, Rufbereitschaften in den Bereichen Strom und Gas/Wasser zusammenzulegen. Elektriker sollten fortan im Notfall auch Gas- und Wasser-Probleme beheben können und andersherum.
Die Kladde ist immer dabei
„Wir haben als erstes die typischen Probleme erfasst, die während der Rufbereitschaft auftreten können“, erklärt Christian Graubner, Geschäftsführer der Unternehmensberatung 3 Perspektiven GmbH. „Dann haben wir die Probleme priorisiert, so dass für jeden Diensthabenden klar ist, was bis morgen warten kann.“ Im Ergebnis erhielten die Mitarbeiter eine Dokumentation in Form eines Rufbereitschaftshandbuches. Die „Kladde“ wird seitdem zu jedem Einsatz mitgenommen. „Vor allem die fachfremden Mitarbeiter haben so schnell an Sicherheit gewonnen, die Wasser/Gas-Techniker haben sich auch an heikle Sachen im Umspannwerk gewagt“, berichtet Udo Kadach, Teamleiter der Rufbereitschaft. Graubner fügt hinzu: „Wir bringen Transparenz rein und machen dem Mitarbeiter klar, wie er was erledigen muss.“
Reibungsloser Wissenstransfer
Auch als die Leitstände von Strom und Gas/Wasser zusammengelegt wurden, setzte der Versorgungsdienstleister auf die Expertise von 3 Perspektiven als Prozessbegleiter. Wieder galt es, detaillierte Routinen zu erfassen und zu dokumentieren sowie im Anschluss Arbeits- und Notfallpläne aufzustellen. „Aufgrund unterschiedlicher Ausbildungsstände und Qualifikationslevels gestaltete sich der Wissenstransfer hier vornehmlich als Quer-Qualifikation sowie als Qualifizierungsmaßnahme“, erinnert sich Graubner. Er hat mit seinem Team Standardvorlagen für eine strukturierte Dokumentation erarbeitet, die via Mitarbeiter-Interview erfasst wird. Das vollständige Erfahrungswissen und das komplette Mitarbeiter-Netzwerk werden strukturiert festgehalten. Etwa 30 Optimierungshinweise gewinnen die Prozessbegleiter im Schnitt aus einem zwölfstündigen Mitarbeiter-Interview, bei dem pro Mitarbeiter zwischen 80 und 150 Aufgabenfelder identifiziert werden. Ein derart strukturiertes Wissensmanagement erlaubt es dem kommunalen Versorgungsdienstleister, nicht nur effektiv, sondern vor allem nachhaltig mit der Ressource Wissen umzugehen.
