Sichere Dokumentenaustauschlösungen werden in Verwaltungen inzwischen benötigt.

Bahn frei für die integrierte digitale Verwaltung

Lösungen für den manipulationssicheren Dokumentenaustausch

Auf dem Weg zur digitalen Verwaltung sind die Kommunen in den letzten zwei Jahren, auch forciert durch die Pandemie, dem Ziel einen deutlichen Schritt nähergekommen. Jetzt gilt es, die bestehenden Systeme in durchdachten, manipulationssicheren Prozessen zu vernetzen.

Im Alltag kommunaler Einrichtungen lässt sich eine IT-Infrastruktur, die ausschließlich aus aufeinander abgestimmten Lösungen besteht, nur schwer umsetzen. Nicht selten muss zeitnah auf IT-Bedarf reagiert werden. Für eine stringente Integration fehlt häufig die Zeit. Dies wiederum erhöht den Anteil heterogener Strukturen, was zu Lasten der Produktivität geht und ein nahtloses und medienbruchfreies Arbeiten erschwert. Abhilfe schaffen durchgängige Unified-Communications-Lösungen, die sämtliche Kommunikationskanäle auf einer Plattform bündeln.

Sicherer Dokumentenaustausch durch NGDX

Ein genau auf dieses Szenario zugeschnittenes Produkt hat der Berliner Hersteller Ferrari electronic im Portfolio. Seine OfficeMaster Suite verbindet vorhandene E-Mail-Systeme mit den Kommunikationswegen Next Generation Document Exchange (NGDX), Fax, Voicemail und SMS zu einer intelligenten Unified-Communications-Lösung. Sie sichert einen manipulations- und rechtssicheren Dokumententransfer in IP-Umgebungen und legt die Basis für deren Weiterbearbeitung in Dokumentenmanagementsystemen.
Ermöglicht wird der sichere Dokumentenaustausch durch das Feature NGDX, mit dem Dokumente im Original, verlustfrei und End-to-end als PDF im E-Mail-Postfach des Empfängers eingehen. Formatierungen, Farben und selbst hohe Auflösungen bleiben erhalten. Ebenso Metadaten und Schlagworte.
Auch hybride Formate wie ZUGFeRD 2.1 oder XRechnung lassen sich mit NGDX übertragen. Quittiert wird der erfolgreiche Transfer mit einem rechtsgültigen, qualifizierten Sendebericht. Wird NGDX an ein BPM-System gekoppelt, können die übermittelten Dokumente automatisch erfasst, Inhalte extrahiert und weitere Prozessschritte, wie das Hinterlegen von Informationen in Datenbanken oder ERP-Systemen, angestoßen werden. An oberster Stelle steht dabei immer der Datenschutz: Um zu verhindern, dass Inhalte mitgelesen oder abgefangen werden, setzt NGDX auf ein Zusammenspiel aus asymmetrischer und symmetrischer Verschlüsselung. Damit sind sowohl das Dokument als auch sein Transportweg kodiert.

Next Generation Document Exchange (NGDX)

Neuerung im Herbst

Eine richtungsweisende Neuerung verspricht das Major Release der OfficeMaster Suite, das ab Herbst verfügbar sein wird und den Austausch angereicherter, maschinenlesbarer Dokumente ermöglicht. Konkret umgesetzt wird dies unter anderem durch eine Integration des Versandwegs über die E-Post der Deutschen Post. Des Weiteren lassen sich XRechnungen erstellen und über die Web-Schnittstelle direkt in das Portal der Bundesdruckerei hochladen. Ebenfalls möglich ist eine Texterkennung von Dokumenten über OCR (Optical Character Recognition).
Die Zukunft gehört der integrierten digitalen Verwaltung. Sie ist die Basis für ein effizientes Arbeiten ohne Medienbrüche. Intelligente Dokumentenaustauschlösungen wie die genannte Suite ebnen hierfür den Weg.