Innovative, softwarebasierte Dokumentenaustauschlösungen stellen einen manipulationssicheren Transfer in IP-Umgebungen sicher.

Neue Arbeitsmodelle als wichtige Errungenschaft

Digitale Transformation zu Ende denken

Mit welchem Arbeitsmodell wollen wir in die Zukunft starten? Präsenz, Homeoffice, hybrid? Auch kommunale Einrichtungen sehen sich aktuell mit derartigen Überlegungen konfrontiert. Mit dem Wegfall der Homeofficepflicht liegt die Gestaltung der Arbeitsmodelle wieder beim Arbeitgeber.

So trivial diese Entscheidung im ersten Moment klingen mag, so vielschichtig und komplex erweist sie sich im weiteren Verlauf. Wer sich für innovative Arbeitsmodelle entscheidet, stellt zugleich das eigene Selbstverständnis auf den Prüfstand und muss den eingeschlagenen Pfad der digitalen Transformation konsequent zu Ende denken.

Mit den Erfahrungen aus zwei Jahren Pandemie ist die öffentliche Verwaltung bestens für diesen Prozess aufgestellt. Homeoffice und hybrides Arbeiten funktionieren auch in Kommunen.

Nun ist es an der Zeit, den nächsten Schritt in Richtung integrierter digitaler Verwaltung zu gehen. Dass Dokumente zunehmend digital vorliegen, ist erfreulich. Auch der Vorstoß hin zu innovativen Arbeitsmodellen ist eine wichtige Errungenschaft. Entscheidend ist jedoch, all diese Aspekte nicht losgelöst voneinander zu betrachten, sondern in durchdachten, digitalen Prozessen miteinander zu verbinden. Nur so lässt sich eine innovative und effiziente Verwaltung realisieren. Hinzu kommt, dass die Themen Datenschutz und Dokumentensicherheit im öffentlichen Sektor eine Sonderrolle einnehmen. Das Handling großer Mengen äußerst sensibler Daten erfordert ein Höchstmaß an Sicherheit und Manipulationsschutz.

Eine entscheidende Rolle in diesem Zusammenhang kommt dem Dokumentenaustausch zu. Dieser beschränkt sich im Idealfall nicht nur darauf, Dokumente von A nach B zu schicken, sondern stellt deren manipulations- und rechtssicheren Transfer in IP-Umgebunden sicher, legt die Basis für eine automatisierte Weiterverarbeitung und vernetzt die Akteure unabhängig ihres Standorts.

Der Standard Next Generation Document Exchange (NGDX) ist interoperabel, als rechtssicher anerkannt und überträgt hybride Dokumente wie PDF/A und ZUGFeRD.

Intelligente, hochsichere Unified-Communications-Lösung

Möglich wird all das durch den Einsatz innovativer, softwarebasierter Dokumentenaustauschlösungen. Sie verbinden bereits vorhandene E-Mail-Systeme mit Kommunikationswegen wie Next Generation Document Exchange (NGDX), Fax, Voicemail und SMS zu einer intelligenten, hochsicheren Unified-Communications-Lösung. Dokumente werden dabei im Original, DSGVO-konform und mehrfach verschlüsselt als PDF an den Empfänger übertragen. Ein Sicherheitsniveau, das eine E-Mail niemals erreichen kann.

Durch die Integration der Lösungen in ein BPM-System können die übermittelten Dokumente automatisch erfasst, Inhalte extrahiert und weitere Prozessschritte, wie das Hinterlegen von Informationen in Datenbanken oder ERP-Systemen, angestoßen werden. Beste Voraussetzungen für E-Rechnung, ZUGFeRD oder OZG, deren Implementierung einen sicheren und zuverlässigen Informations- und Dokumentenaustausch voraussetzt.

Zu hoffen ist, dass die positiven Entwicklungen der letzten Jahre gut genutzt werden. Moderne Dokumentenaustauschlösungen tragen entscheidend zur erfolgreichen Umsetzung bei.