Einfache Dokumentenverwaltung durch kontaktloses Scannen

Scannen im Rathaus am Schreibtisch

Digitale Verwaltung wird mit cleveren Lösungen leicht gemacht

Die Gesetze zur Förderung des E-Government wirken sich zunehmend auf das Handeln von Verwaltungen in den Kommunen aus. Viele Standesämter verwenden zur Umsetzung des OZG (Online-Zugangsgesetz) bereits erfolgreich die elektronische Sammelakte in Verbindung mit sceyeX gov Dokumentenscannern.

Dieses Scanner-Modell ist für den Einsatz im Fachverfahren AutiSta optimiert. Der komplette Scanprozess ist ganz auf die Verwendung der elektronischen Sammelakte abgestimmt.

Klein, aber oho

Obwohl der Scanner mit nur 10 x 12 Zentimetern Standfläche auf dem Schreibtisch lediglich so viel Platz benötigt wie ein Kaffeebecher, erfasst er alle Formate bis A3. Der Scanbereich wird durch einen patentierten Laser als roter Rahmen auf den Arbeitsplatz projiziert. In diesen Rahmen eingelegte Dokumente werden berührungslos erfasst. Belege an denen Einzugsscanner scheitern (geklammert, gesiegelt, eingerissen, …) können auf diese Weise schonend und sekundenschnell erfasst werden. Durch eine besonders große Tiefenschärfe der Sensorik kann sogar direkt aus dem Aktenorder gescannt werden. Soll nur ein Teilausschnitt einer Seite gescannt werden, wird dieser einfach im angezeigten Livebild mit einem Auswahlrahmen definiert. Es lassen sich auch leicht mehrseitige Dokumente erzeugen, die rechtssicher signiert und in nur einem Arbeitsschritt an die Sammelakte übertragen werden.

Im Fall einer Beglaubigung werden oft Kopien der Unterlagen in diversen Formaten benötigt. sceyeX gov scannt alle Formate bis A3 und kann diese im gleichen Arbeitsschritt auf A4 Format normiert ausdrucken. Mit seinem integrierten Tool zur QR-Code Lesung ist die Echtheits-Prüfung von Apostillen internationaler Behörden möglich. Direkt nach dem Scan des Codes wird automatisch das elektronische Original im Internet-Browser angezeigt.

Zum Unternehmen

sceye-it ist seit 2018 Technologiepartner der silvercreations AG. In der saarländischen Landeshauptstadt Saarbrücken befindet sich das Scanzentrum der Firma mit seinen Imaging-Dienstleistungen, der Hardwareproduktion und dem Hardwareservice sowie der Logistik.
Am rheinland-pfälzischen Standort Neubrücke, auf dem renommierten Umweltcampus der Hochschule Trier, sind Softwareentwicklung, Hardwareentwicklung, Vertrieb und Forschung ansässig.

Experten für Sonderlösungen

Gemeinsam mit ihnen werden passend zur Infrastruktur der Kunden praxisgerechte Prozesse für ihre Belege entwickelt. So sind beispielsweise bereits Selfservice-Terminals in Ämtern, Industrie, Banken, Handel, Medizin sowie Logistik entstanden, die für schnellere Abläufe sorgen. Durch die einfache optische Bedienerführung am Touchscreen scannen Kunden im Selbstbedienungsbereich eigenständig ihre Belege. Dem Sachbearbeiter werden die digitalisierten Dokumente als PDF übermittelt und Originale können beim Kunden verbleiben. Neben der Scanner-Fertigung entwickelt silvercreations Lösungen für komplexe Digitalisierungsaufgaben und bietet einen Scanservice für Archivalien auch im Groß-und Sonderformat.

Fallbeispiel Saalbuch: Selbst Fragmente solcher historischer Papiere, die häufig recht zerbrechlich sind, werden beim berührungslosen Overheadscan besonders schonend erfasst.