Das Team der AWA-Ammersee Wasser- und Abwasserbetriebe führt die bereits 2006 begonnene Digitalisierung seiner Abläufe konsequent fort.

22. Mai 2019 – Anzeige

Konsequente digitale Prozesse

AWA-Ammersee setzen auf elektronischen Workflow bis hin zum Bürger

Schnellere Bescheidläufe und eine digitale Anbindung der Kunden – das gemeinsame Kommunalunternehmen AWA-Ammersee Wasser- und Abwasserbetriebe mit Sitz in Herrsching führt die bereits 2006 begonnene Digitalisierung seiner Abläufe konsequent fort. Das aus einem Abwasserzweckverband hervorgegangene gemeinsame Kommunalunternehmen von sieben eigenständigen bayerischen Kommunen mit insgesamt 37.000 Einwohnern setzt mit Unterstützung von Software der DATEV eG im Rechnungswesen und bei der Gebührenerhebung auf modernste digitale Prozesse.

Mit einer Lösung für das Dokumentenmanagement (DMS) rundet das kommunale Unternehmen das System nun ab, um den Datenfluss und den Prüfungsprozess für Eingangsrechnungen vom Posteingang bis hin zur Buchungsfreigabe weiter zu optimieren. Auf Basis der Lösung DATEV-DMS ist ein vollständig digitaler Workflow entstanden, der neben konfigurierbaren Prüfungsschritten und Betragsabhängigkeiten auch das Vier-Augen-Prinzip abbildet. Dadurch reduziert sich die Bearbeitungszeit bei den Rechnungen signifikant. Außerdem werden alle Dokumente, Verträge und der Schriftverkehr mithilfe des DMS revisionssicher archiviert und überwacht.

Betriebshof der AWA-Ammersee Wasser- und Abwasserbetriebe

Durchgängiger Datenfluss rund ums Wasser

Darüber hinaus möchte die AWA den Bürgern ihres Versorgungsgebiets einen höheren Komfort im Kundenkontakt bieten. Dafür hat das Kommunalunternehmen gemeinsam mit den Spezialisten der msu solutions und DATEV ein individuelles Online-Bürgerportal entwickelt. Die Bürger können dort nun online ihre Zählerstände melden und ihre Bescheide einsehen. Außerdem können sie im Portal ihre Stammdaten direkt pflegen sowie ihre Verbrauchsstatistiken, auch mit Hilfe von grafischen Darstellungen, einsehen und überwachen.

Die vom Bürger online gemeldeten Zählerstände lassen sich bei der AWA dann automatisch in der Anwendung DATEV Kommunale Abgabe verarbeiten, sodass eine manuelle Erfassung entfällt.

Darüber hinaus können die Bürger weiterhin klassische Ablesekarten in Papierform einsenden. Diese werden dann zentral im DATEV Druck-, Logistik- und Servicezentrum in Nürnberg eingescannt und zur weiteren Verarbeitung digital zur Verfügung gestellt. Auf diese Weise vermeidet die AWA das manuelle Eintippen von Zählerdaten und kann die Ressourcen für die wesentlichen Aufgaben der Gebührenabrechnung und den persönlichen Kontakt mit den Bürgern nutzen.

Das System berechnet aus den Verbrauchsdaten die Gebührenschuld der Bürger, sodass sich die Erst- und Änderungssollstellungen einfach in das Kassenverfahren übergeben lasen. Die Bescheide werden dann zentral im DATEV Druck-, Logistik- und Servicezentrum rationell und kostengünstig gedruckt und den Bürgern direkt zugestellt.

Das Programm DATEV Kommunale Abgabe ist direkt an die Anwendungen des betrieblichen Rechnungswesens angekoppelt und verbindet so die Veranlagung der Bürger mit dem Rechnungswesen-System zu einem integrierten und durchgängigen Prozess.