Mit modernen HR-Systemen haben Personalverantwortliche alle relevanten Kennzahlen auf einen Blick zur Hand und können so verlässlich planen.
Mit smarten IT-Konzepten zur smarten Belegschaft
Demographiewandel trifft den öffentlichen Sektor ab 2020 hart / Jetzt schon vorsorgen
Dem Demographie-Portal der Bundesregierung zufolge hat schon heute jeder vierte Beschäftigte im öffentlichen Sektor sein 55. Lebensjahr überschritten. Dies hat zur Folge, dass es in diesem Bereich ab circa 2020 eine stark zunehmende Nachfrage nach Fachkräften geben wird, die vor allem für Kreis- und Gemeindeverwaltungen eine Herausforderung darstellt. Wer sich hier im Wettbewerb um junge Arbeitnehmer als attraktiver Arbeitgeber positionieren kann, hat gute Chancen, dieser Entwicklung entgegenzuwirken.
Der Sache nach stehen die Chancen der öffentlichen Verwaltung in diesem Wettstreit eigentlich sehr gut. Denn in Arbeitgeberrankings erhalten Kommunalverwaltungen deutschlandweit gute Noten. Dreiviertel der dort Beschäftigten sind Umfragen zufolge mit ihrer Arbeit zufrieden. Das allein aber wird in Zukunft nicht ausreichen, um genügend neue Arbeitskräfte zu gewinnen und die demographisch bedingten Lücken aufzufüllen.
Digital Recruiting: Abschied von gedruckten Bewerbungsunterlagen
Der Grund hierfür liegt vielfach in einer zu geringen Sichtbarkeit der Vakanzen im öffentlichen Dienst, da Städte und Gemeinden nach wie vor auf Anzeigen in regionalen Zeitungen setzen, die weder die Möglichkeit bieten, über einen direkten Link alle notwendigen Bewerbungsunterlagen einzureichen, noch die Vorteile eines Arbeitsplatzes im öffentlichen Dienst in der geforderten Reichweite kommunizieren. Darüber hinaus sind auch die internen Entscheidungsprozesse in den Behörden und Verwaltungen nach wie vor mit zu hohem Zeitaufwand verbunden, weil die Bewerbungsunterlagen immer noch in Papierform von Schreibtisch zu Schreibtisch gereicht werden.
Im digitalen Zeitalter empfiehlt es sich daher, auf durchgängig digitalisierte Recruiting-Prozesse zu setzen. Denn dies erhöht die Attraktivität als Arbeitgeber insbesondere bei jüngeren Bewerbern deutlich. Zum einen, weil damit die Unterlagen komplett digital eingereicht werden können. Zum anderen, weil sich so die Wartezeiten für den Kandidaten spürbar verkürzen, indem behördeninterne Entscheidungsprozesse nun um ein Vielfaches schneller ablaufen. Der Grund für diese Effizienzsteigerung liegt in der systemseitig konsolidierten Erfassung der Bewerberdaten. Dadurch können sämtliche Entscheidungsträger jederzeit auf alle relevanten Informationen zu allen Kandidaten zugreifen. Darüber hinaus lassen sich auf diese Weise auch mehrere Bewerber übersichtlich miteinander vergleichen, was den Prozess der Entscheidungsfindung zusätzlich beschleunigt.
Gedruckte Bewerbungsunterlagen haben ausgedient: Im digitalen Zeitalter empfiehlt es sich, auf durchgängig digitalisierte Recruiting-Prozesse zu setzen. Denn dies erhöht die Attraktivität als Arbeitgeber insbesondere bei jüngeren Bewerbern deutlich.
Weniger Aufwand und mehr Transparenz
Als attraktiv wird ein Arbeitgeber nicht zuletzt auch dann wahrgenommen, wenn jeder Mitarbeiter seine eigenen Angelegenheiten so weit wie möglich selbstbestimmt und unabhängig erledigen kann. So werden insbesondere im Bereich der Zeitwirtschaft HR-Abteilungen von zeitraubenden Routinetätigkeiten entlastet, wenn diese voll digitalisiert ablaufen und der Mitarbeiter seine Anwesenheiten wahlweise am PC, an einem Terminal oder mobil via Handy oder Tablet im Mitarbeiterportal selbst erfassen kann. Damit entsteht für HR-Verantwortliche nicht nur neuer Freiraum, der zum Beispiel für die strategische Personalentwicklung genutzt werden kann.
Allen Beteiligten steht zudem per Mausklick jederzeit ein aktueller Überblick über sämtliche An- und Abwesenheiten zur Verfügung – eine wichtige Planungsgrundlage, um agil disponieren zu können.
Mehr Effizienz bei den Verwaltungsabläufen verspricht eine integrierte HR-Software zudem, wenn sie die Lohn- und Gehaltsabrechnung als eine leistungsfähige Komponente enthält. So stieg zum Beispiel die Stadtverwaltung der sächsischen Kreisstadt Oschatz auf ein entsprechendes System um.
Die aufwändige Zusammenfassung und komplizierte Datenübertragung an das frühere Rechenzentrum zur Entgeltabrechnung entfallen seither komplett. Dank einfacher Reporting-Funktionen kann die dortige HR-Abteilung ihre künftigen Personalkosten überdies präziser planen als zuvor. Auch die Stadtverwaltung Flensburg nutzt die Personalabrechnungs- und Controlling-Funktion einer HR-Software, weil sie damit flexibel nach verschiedenen Tarifmodellen abrechnen kann. Neben dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD) betrifft dies unter anderem TVöD-Spezialvarianten etwa für Beschäftigte im Sozial- und Erziehungsdienst.
Attraktiv nach außen wie nach innen
Sobald alle administrativen Prozesse digitalisiert sind, treten weitere Vorteile einer vollständig integrierten Lösung hervor – zum Beispiel die verbesserten Möglichkeiten für eine ganzheitliche Mitarbeiterentwicklung: Weil per Software sämtliche Kompetenzen und Fähigkeiten für jeden einzelnen Mitarbeiter erfasst sind, lassen sich individuelle Entwicklungspläne auf einer fundierten Datenbasis erstellen. Auch dies wirkt sich wiederum positiv auf die Arbeitgeberattraktivität aus, da immer mehr Arbeitnehmer Wert auf nachhaltiges und auf Weiterbildung hin ausgelegtes Personalmanagement legen.
Fazit: Wer manuelle, zeitaufwändige Arbeitsschritte durch digitale ersetzt und Mitarbeiter verstärkt in Personalaufgaben einbezieht, dem bieten sich zahlreiche Möglichkeiten, sich als attraktiver Arbeitgeber zu positionieren. Entsprechende IT-Tools helfen auch, die Vorteile, welche der öffentliche Dienst als Arbeitgeber bietet, mit einer größeren Reichweite zu kommunizieren. So bieten sie beispielsweise systemseitig die Möglichkeit, Vakanzen über alle gängigen Bewerberplattformen auszuspielen und so die Sichtbarkeit der öffentlichen Hand als attraktiver Arbeitgeber spürbar zu steigern.
Christian Zöhrlaut, Director Product Marketing Management Central Europe bei Sage
Mit dem Mitarbeiterportal der Sage HR Suite Cloud Plus können Mitarbeiter viele eigene Angelegenheiten selbstbestimmt und unbürokratisch erledigen – und das auch von unterwegs aus mit dem Smartphone.
