Seit 2020 sind die Institutionen des Bundes dabei, auf elektronische Aktenführung umzusteigen – eine zentrale Vorgabe des E-Government-Gesetzes. Dafür bietet die Bundesdruckerei nun an, Papierdokumente so zu scannen, dass die Scans die gleiche Beweiskraft wie die gedruckten Originale haben, sodass – bis auf einige besonders sensible Ausnahmen – alle Papierakten vernichtet werden können.

21. Juli 2021 – Anzeige

Papierdokumente rechtssicher scannen

Mit TR RESISCAN wachsende Aktenberge schrumpfen lassen und zunehmende Lagerkosten einsparen

Mächtige Aktenberge auf den Schreibtischen, wuchernde Blätterwälder in den Archiven,
und mittendrin pulsiert das Arbeitsleben – Bilder eines Streifzugs durch die hiesige Verwaltungslandschaft. Zwar läuft in Deutschlands Behörden vieles digital. Dennoch ist Papier allgegenwärtig. Noch. Denn schon seit 2020 sind die Institutionen des Bundes dabei, auf elektronische Aktenführung umzusteigen – eine zentrale Vorgabe des E-Government-Gesetzes. Die Justiz muss deutschlandweit bis 2026 nachziehen.

Für Landesbehörden und Bürgerämter fehlt es meist noch an verbindlichen Fristen. Trotzdem sollten auch sie sich damit beschäftigen, auf die E-Akte umzustellen. Weil sie ohnehin kommen wird. Und weil sie sich lohnt. Papierbasiertes Arbeiten kostet Zeit, nagt an der Effizienz und ist schon gar nicht kompatibel mit mobilem Arbeiten. Zudem wachsen mit jedem Dokument die Archive – und mit ihnen die Lagerungskosten. Damit handliche Dateien aber genauso rechtswirksam sind wie Gedrucktes, muss beim Digitalisieren der Beweiswert erhalten bleiben.

Ersetzendes Scannen ohne Eigenaufwand

Den Prozess, den es dafür braucht, beschreibt das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) in seiner „Technischen Richtlinie 03138 Ersetzendes Scannen“ (TR RESISCAN). Beim ersetzenden Scannen entstehen digitale Dokumente, die die gleiche Beweiskraft wie die gedruckten Originale haben, sodass diese – bis auf einige besonders sensible Ausnahmen – vernichtet werden können.

Bei so viel Rechtssicherheit steht inzwischen aber auch fest: Die TR RESISCAN verlangt nach professionellen Dienstleistern. Einer von ihnen ist die Bundesdruckerei, die seit Jahren Scanvorhaben für den Bund abwickelt. Ihr „RESISCAN Service“ erfüllt sämtliche Vorgaben der BSI-Richtlinie und verspricht dem Kunden ein Komplettpaket. Dieses beginnt schon vor der Scan- und Datenerfassung, hört danach jedoch lange nicht auf. So unterstützen die Bundesdruckerei-Experten dabei, die Papierdokumente nach ihrem Schutzbedarf zu klassifizieren. Für jedes Digitalisierungsprojekt gibt es ein individuelles Konzept.

Nach dem sicheren Transport spielt sich der Rest in einer Hochsicherheitsumgebung ab. Das gilt allem voran für den Scanprozess, bei dem überdurchschnittlich hohe Qualitätsstandards greifen – darunter auch eine umfangreiche Stichprobenprüfung.

Elektronische Aktenführung vereinfacht Prozesse in Behörden merklich, besonders wenn es um den Datenzugriff geht.

Volle Rechtssicherheit, leere Lager

Doch eine ausreichende Scanqualität allein genügt noch nicht für Rechtssicherheit. Die ist erst dann erreicht, wenn die digitalen Dokumente unveränderbar sind. Zum Einsatz kommen dafür elektronische Signaturen und Siegel, die seit vielen Jahren ihren Platz im Portfolio der Bundesdruckerei-Gruppe haben. Erst nach diesem Integritätsnachweis heißt es Abschied nehmen vom Papier. Dabei lässt die Bundesdruckerei größte Sorgfalt walten: Die zertifizierte Vernichtung berücksichtigt für jedes Dokument die gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsdauer und schließt Datendiebstahl aus.

Vermissen werden das Papier wahrscheinlich die Wenigsten. Zu schnell dürfte sich die Entlastung der Archive und Lager finanziell bemerkbar machen. Zudem verschlanken die digitalen Dokumente Prozesse, weil sie aufs Wesentliche reduziert, frei von Medienbrüchen und räumlich ungebunden zur Verfügung stehen. Und wer sich beim RESISCAN Service entschieden hat, eine optische Zeichenerkennung (OCR) in die Scans integrieren zu lassen, profitiert zudem von einer Volltextsuche. Diese beschleunigt Rechercheprozesse und Fachverfahren merklich.