Blick auf Renningen im Landkreis Böblingen

Eine Stadt wird digitaler

Zeitmanagement verschlankt Prozesse

Der 18.500-Einwohner-Ort Renningen liegt landschaftlich reizvoll im nördlichen Teil des Landkreises Böblingen. Stuttgart liegt nur eine halbe Autostunde entfernt. Diese verkehrsgünstige Lage macht den Ort seit langem als Wirtschaftsstandort attraktiv. Deshalb haben sich hier zahlreiche mittelständische Betriebe niedergelassen. Sogar einige Weltkonzerne wie Bosch haben eine Zweigstelle im Ort. Zugleich bietet Renningen eine Vielfalt an Bildungseinrichtungen. Es gibt ein attraktives Kulturprogramm und eine breite Palette an Sport- und Freizeitmöglichkeiten.

Die Aufgaben in der Stadtverwaltung sind deshalb ausgesprochen vielfältig. Das vorhandene Zeiterfassungssystem bot allerdings nicht die geforderte Möglichkeit der Anbindung mittels VPN an Außenstellen wie die elf Kindergärten und das Freibad, um dort erfasste, sensible Daten DSGVO-konform im Rathaus speichern zu können. Die von der Stadt Renningen beauftragten Integrationsmanager und der Gemeindevollzugsdienst sollten ebenfalls mittels mobiler Erfassung buchen können. Die Arbeitszeiten der Reinigungskräfte wurden sogar noch handschriftlich erfasst. Hier war überall Optimierung gefragt.

Die EDV-Partner GmbH wurde beauftragt, einen geeigneten Anbieter von Zeitwirtschaftslösungen vorzuschlagen. Die Wahl fiel auf AIDA.

Im Rathaus Renningen und in den Kindergärten buchen die Mitarbeiter nun an stationären Terminals, die an strategisch geeigneten Punkten montiert sind. Die unterschiedlichen Buchungen wie Kommen, Gehen oder Pausen erfolgen berührungslos im Vorbeigehen durch ein Vorhalten des Ausweises vor den Terminalleser.

Renningen hat für sein Rathaus und für seine Kindergärten neue Zeitwirtschaftslösungen eingeführt.

Urlaub oder Dienstreisen papierlos beantragen

Mitarbeiter, die viel unterwegs sind, nutzen auf ihrem Smartphone eine zugehörige App. Die Buchungen werden direkt über Mobilfunk oder erst im WLAN an den Server und die Software gesendet. Im Modul Virtuelles Personalbüro können die Mitarbeiter papierlos ihre Anträge auf Urlaub oder Dienstreise von ihrem PC aus oder per App direkt beantragen. Die Anträge landen sofort beim Vorgesetzten, der sie bearbeiten kann. Alle Daten werden ständig aktualisiert, und die genehmigten Anträge werden automatisch übernommen und verarbeitet. Der Gemeindevollzugsdienst und die Integrationsbeauftragten buchen ihre Arbeitszeiten mobil vor Ort über den handlichen Minidatensammler mT240.

Die Stadt Renningen nutzt aber nicht nur eine umfassende Zeiterfassungslösung, sondern auch die elektronische Zutrittslösung SALTO vom selben Software-Anbieter. Sämtliche Server-Räume im Renninger Rathaus wurden auf dieses elektronische Schließsystem umgerüstet. Außerdem regelt die Freiwillige Feuerwehr bereits seit längerem ihre Zugänge ebenfalls über SALTO. Hierbei kommen Schließzylinder und RFID-Leser zum Einsatz.

Die Vorteile sind so offensichtlich, dass alle zukünftigen städtischen Bauvorhaben mit elektronischen Schließsystemen ausgerüstet werden sollen. Auch eine Anbindung der Spielplatzkontrolle innerhalb der AIDA-Bauhoflösung steht inzwischen auf der Wunschliste der Kommune.

Im Rathaus Renningen und auch den Kindergärten buchen die Bediensteten an stationären Terminals, welche an strategisch geeigneten Punkten montiert sind.