Software als Erfolgsfaktor für Prüfungen
DATEV Prüfung ÖR schafft Mehrwerte für öffentlich-rechtliche Einheiten
Die effektive Prüfung der Haushalte von Städten und Gemeinden unterstützt deren Handlungsfähigkeit nachhaltig. Um den aktuellen Herausforderungen wie schleichendem Substanzverzehr oder ausufernden Liquiditätskrediten effektiv und rechtssicher begegnen zu können, ist die Durchführung von Prüfungen deshalb wichtiger denn je. Dabei stellt moderne Software eine wichtige Prozessunterstützung dar. Doch wie sollte diese ausgestaltet sein?
Das Aufgabengebiet eines Prüfers öffentlich-rechtlicher Einheiten verändert sich stetig. Hervorzuheben ist die angespannte finanzielle Situation der öffentlichen Hand, die Anwendung der Doppik als modernem und aussagekräftigem Rechnungslegungsstil sowie das veränderte Rollenverständnis von checklistenorientierten Jahresabschlussprüfern hin zu „Change Agents“ und -Beratern der Entscheidungsträger, z.B. der Politik und Verwaltung bei Prozessoptimierungen. Um den Prüfungsalltag bestmöglich zu unterstützen, kann die Software den Unterschied zur effektiven und effizienten Aufgabenerfüllung ausmachen. Gleichwohl sind bei der Softwareauswahl verschiedene Markterfordernisse zu beachten, damit sich dieser Erfolgsfaktor realisiert.
Insellösungen und Medienbrüche prägen bislang das Bild
Prüfsoftware aktueller Softwareanbieter begrenzt sich typischerweise auf die Prüfung von kommunalen Jahresabschlüssen (Finanz-, Ergebnisrechnung, Bilanz, Anhang) inklusive Lagebericht. Daraus folgt, dass arbeitsunterstützende Leitlinien oder Arbeitshilfen mit Bezug auf Prüfungen des Gesamtabschlusses, Prüfung von Vergaben und Verträgen, Kassenprüfungen, Wirtschaftlichkeitsprüfungen etc., softwareseitig nicht unterstützt werden. Das führt dazu, dass viele Insellösungen bestehen, womit Medienbrüche verbunden sind. Insofern sind Prüfer oftmals auf den Einsatz von Microsoft Office angewiesen.
Diese Problematik bezieht sich explizit auch auf die teilautomatisierte Erstellung des Tätigkeits- oder Schlussberichts auf Basis der unterjährigen Einzelfallprüfungen. „Das uneingeschränkte Testat des Jahresabschlusses ist für viele Gemeinderäte eine Selbstverständlichkeit“, erläutert ein Prüfer. „Vielmehr interessiert sie, was die Prüfer im Tätigkeitsbericht darlegen. Gibt es Verfehlungen? Welcher Bereich ist bereits gut aufgestellt und wo gibt es noch Optimierungsbedarf? Die softwaregestützte Integration der unterjährigen Prüfungsberichte in die Abschlussprüfung mit zentralen Feststellungen zu den unterschiedlichen Prüfungstätigkeiten macht den Tätigkeits- oder Schlussbericht zum zentralen Informationsmedium für Rat und Verwaltung.“
Software muss skalierbar sein
Weiterhin wäre aus Sicht der Prüfer eine skalierbare Software wünschenswert, bei der sich die Arbeitspapiere gemäß der Größe und Komplexität des Prüfungsgegenstandes und entsprechender Größe der Prüfungseinheit entsprechend erweitern beziehungsweise verkürzen. Folglich sollte auf Ebene des Arbeitspapieres dem Prüfer die Möglichkeit gegeben werden, selbst zu entscheiden, ob ein Sachverhalt kompakt geprüft wird oder zur Prüfungsunterstützung weitere Detailfragen herangezogen werden. Der Marktbedarf an eine flexible Software wird durch folgende Praxiseinschätzung deutlich: „Prüfungen laufen selten nach Schema ab. Selbst versierte Prüfer brauchen deshalb skalierbare Arbeitshilfen und Checklisten, um die Prüfungstiefe während der laufenden Prüfung ad hoc per Mausklick selbst bestimmen zu können. Dazu kommen die unterschiedlichen Prüfertypen und die Größe von Prüfungsorganisationen. Der Einsatz von Standardsoftware erfordert Skalierung.“
Als dritter Problemkreis ist die Aufgabeninventur und Risikobewertung zu nennen, anhand derer im Rahmen einer Mehrjahresplanung eine Einstufung im Sinne des risikoorientierten Prüfungsansatzes vorgenommen wird. Gemäß der üblichen Praxis integriert die bestehende Standardsoftware jenen Planungsansatz nicht. Grundsätzlich ergeben sich jahresspezifische Prüfungsobjekte, welche sich in Pflichtprüfungen und weitere, von Jahr zu Jahr variierende, risikoabhängige Prüfungen unterscheiden. Hierbei nutzen die Prüfungsämter oftmals individuelle Analysemethoden, beispielsweise mittels Excel, um die Prüfungsschwerpunkte anhand einer mehrjährig fortzuschreibenden Risikoanalyse zu bestimmen.
Gemäß einem weiteren Praktiker besteht aus Prüfersicht der Bedarf, eine Aufgabeninventur mit Risiko- und Wesentlichkeitseinschätzung innerhalb einer Prüfsoftware abzubilden, welche der Anwender optional hinzuschalten kann. „Die Einschätzung der Risiken und internen Kontrollen je Produkt oder Produktbereich ist für uns der Ausgangspunkt für die Planung der Verwaltungs- oder Produktprüfung“, so seine Überzeugung. „Auf Basis der Risiko- und IKS-Inventur legen wir unsere jährlichen Prüfungsschwerpunkte fest. Die Erkenntnisse über den Zustand des IKS und der Rechnungslegung sind Basis für die Jahresabschlussprüfung. Um Synergien zu erreichen, ist daher nur ein ganzheitlicher Ansatz zielführend. Optimal natürlich in einem Stück Software.“
Für die Bedürfnisse der Prüfer konzipiert
Um diese Anforderungen zu erfüllen, entwickelt die DATEV eG aktuell eine Prüfsoftware, die sich am modernen Arbeitsalltag für Prüfer öffentlich-rechtlicher Einheiten gerecht orientiert. Dazu führt das Unternehmen die vorhandenen Kompetenzen aus den Bereichen Public Sector und Wirtschaftsprüfung zusammen. Das Resultat, DATEV Prüfung ÖR, wird die Prüfer ab Mitte November 2016 bei der Mehrjahresplanung auf Produktebene, Prüfung des Jahres- und Gesamtabschlusses, Vergabeprüfungen, der Prüfung der Zahlungsabwicklung und der Erstellung des Tätigkeits- oder Schlussberichts unterstützen.
Dr. Marco Boehle und Peter Stadler, DATEV eG
Weitere Informationen erhalten Sie unter dem Stichwort „DATEV Prüfung ÖR“ unter Tel. 0911/319-40077 oder per E-Mail: AP-Backoffice@Service.datev.de
